Бухгалтерский учет поступления материалов

Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать МПЗ одного наименования, поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входить МПЗ, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременно несколькими видами транспорта.

Заполняя партионную карту, указываются ее номер и дата составления, наименование материалов, номер и дата акта о приеме материала, номер и дата накладной, по которой получены материалы, реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) материала.

По мере отпуска материала  в партионнной карте отражают дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного материала. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

Если при проверке выявится недостача материалов, не дожидаясь  очередной инвентаризации, материально  ответственное лицо должно списать недостачу в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх норм подлежит взысканию с материально ответственных лиц. Излишки материалов, выявленные в ходе проверки, приходуются.

На полностью израсходованную  партию МПЗ составляется акт о  расходе товаров по партии формы № МХ-11 или акт о расходе товаров по партиям формы № МХ-12. Акт по форме № МХ-11оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется акт по форме № МХ-12.

В актах отражаются приход и расход по каждой партии МПЗ. Акты составляются в двух экземплярах  членами комиссии. Один экземпляр  передается в бухгалтерию не позднее  следующего дня, а второй остается у  материально ответственного лица.

Если МПЗ морально устарели, качество их снизилось во время хранения или понизился покупательский спрос, то производится их уценка, которая  оформляется актом об уценке товарно-материальных ценностей по форме № МХ-15. Акт  составляется и подписывается в  двух экземплярах ответственными лицами специальной комиссии. Один экземпляр  направляется в бухгалтерию, второй передается материально ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной, чтобы передать его в организации торговли для  продажи уцененных товаров по более низким ценам или вернуть их поставщику.

Каждое материально ответственное  лицо за каждый отчетный период обязано предоставлять в бухгалтерию отчеты, например, отчет о движении МПЗ в местах хранения по формам № МХ-20, № МХ-20а.

Форма № МХ-20 составляется при сортовом учете (по наименованиям, ассортименту и количеству). а форма № МХ-20а – при ведении партионного учета (по отдельным партиям внутри ассортимента).

В материальном отчете (формы  № МХ-20) записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам МПЗ по всему ассортименту, отчет составляется в виде оборотно-сальдовой ведомости (остаток на начало периода, приход, расход, остаток на конец периода).

Отчет формы № МХ-20а  составляется по наименованию (ассортименту) МПЗ с указанием общего количества по приходу и расходу в соответствии с итогами прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или  иной установленный период (остаток на начало, приход, расход и конец отчетного периода). Количество экземпляров и комплектность составленных документов определяются главным бухгалтером в каждом конкретном случае.

При малых номенклатуре и  оборотах МПЗ вместо карточек (журналов) складского учета целесообразно  вести месячные материальные отчеты в виде отчета о движении МПЗ в  местах хранения по форме № МХ-20 или № МХ-20а.

То есть если система учета  движения материалов и остатков обеспечивает получение необходимой информации (аналитический учет) и позволяет  организовать необходимый контроль за движением МПЗ в местах хранения, то карточки складского учета можно не вести, а оформлять только материальные отчеты.

Все первичные учетные  документы по движению материальных ценностей на складах сдаются  в бухгалтерию в установленные  в организации сроки, где их принимают  и проверяют.

Аналитический учет производственных запасов в бухгалтерии организации  можно вести одним из следующих  способов, закрепленным в учетной  политике:

• бухгалтерским (количественно-суммовым), основанным на дублировании в бухгалтерии складского сортового учета с использованием карточек аналитического учета, в которых операции по поступлению и расходу отражаются в натуральном и в денежном выражении;
• оперативно-бухгалтерским (сальдовым), используя в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах, из которых сальдо по каждому номенклатурному номеру материальных ценностей служит основанием для составления ведомости учета остатков материалов на складе.

При сальдовом методе на складах организуется только количественный учет по видам ценностей – номенклатурным номерам, а в бухгалтерии не ведется  количественный и суммовой учет движения МПЗ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Бухгалтерия ведет только суммовой учет по группам, субсчетам и балансовым счетам – в денежном выражении, исходя, как правило, из учетных цен.

Сальдовый метод применятся, как правило, по следующим причинам:

• необходимость существенного снижения трудоемкости учетных процедур и увеличения оперативности их выполнения (чаще всего при отсутствии эффективной автоматизации учета);
• наличие очень большой номенклатуры используемых ценностей при отсутствии автоматизации складского учета.

При количественно-суммовом методе на складах и в бухгалтерии  организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. В бухгалтерии ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование МПЗ. В карточках отражается движение материалов (приход и расход) на основании первичных учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Количественно-суммовой метод  является более предпочтительным в  следующих случаях:

• необходимость существенного усиления контроля за сохранностью и движением МПЗ;
• территориальная удаленность;
• иные условия, определяющие сложность оперативного получения бухгалтерией информации со складов.

Кроме того, требует раскрытия  избранная периодичность учета  МПЗ, находящихся на складах. Здесь также имеется два варианта:

1. Система непрерывного  учета (отражение в учете всех  операций по поступлению и  движению товарно-материальных ценностей  на момент их совершения). Эта  система, называемая еще режимом  постоянного списания затрат, предполагает отнесение на затраты стоимости списанных ценностей в тот момент, когда они фактически израсходованы (переданы в производство или покупателю).

2. Система периодического  учета (выявление по окончании  каждого отчетного периода количества  использованных и выбывших по  различным причинам МПЗ и ежемесячное  определение остатков МПЗ по  результатам инвентаризации). При таком режиме определение стоимости израсходованных (переданных в производство или проданных) запасов осуществляется расчетным путем по итогам инвентаризации их остатков.

На практике выбор в  пользу системы периодического учета делается для отдельных видов ценностей, учет которых в натуральном выражении затруднен или нецелесообразен (например, для строительных складов – песок, гравий и т.д.).

В качестве отчетного периода  для системы периодического учета  может быть избран месячный срок. Однако это вариант, когда организация  выбирает максимально длительный период. В зависимости от масштабов хозяйственной  деятельности, объемов запасов и  широты их номенклатуры могут быть выбраны более короткие периоды, например, неделя или декада. Выбор  срока является одним из элементов  учетной политики организации [18, с.230-235].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Обеспечение  сохранности материально-производственных  запасов

3.1 Подготовительные  процедуры при инвентаризации  материально-производственных запасов

 

Общие требования к порядку  и срокам проведения инвентаризаций определены ст. 12 Закона о бухгалтерском  учете и п. 26–28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований дана в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

При инвентаризации МПЗ следует  учитывать следующие особенности:

• все МПЗ должны находиться в подотчете материально ответственных  лиц. Исключение составляют товары в  пути и товары отгруженные;

• на материалы и другие МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи;

• при проверке актов  на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки), следует проводить оценку полноты оприходования МПЗ. Особенно важно это при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов;

• обязательное проведение отдельных проверок состояния и  наличия запасов в организации  текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации;

• порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается  руководителем организации, а также  руководителями подразделений организации  по поручению руководителя организации;

• в том случае, когда  склады (кладовые) не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов  на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией  незавершенного производства (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении [15, с.74].

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее [8, п.2.2].

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества [8, п.2.4].

 

 

 

3.2 Порядок проведения  инвентаризации материально-производственных  запасов и отражения результатов  инвентаризации в бухгалтерском  учете

 

Как правило, инвентаризация МПЗ проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении МПЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  МПЗ путем их пересчета, перевешивания  или перемеривания. Товарно-материальные ценности заносятся в описи, составленные по форме № ИНВ-3, по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).