Бухгалтерский учет поступления материалов

Организация текущего учета  материалов по фактической себестоимости  требует значительных затрат труда  и времени. При большой номенклатуре используемых материалов их фактическую  себестоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь все необходимые сведения (счета, платежные документы) о поступивших и оприходованных материалах. Движение же материалов в организациях происходит ежедневно, и оно должно отражаться в учете своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете материалов условные, так называемые учетные цены, в качестве которых могут быть использованы плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены, нормативная себестоимость и др.

В соответствие с принятыми  Методическими указаниями в аналитическом  бухгалтерском учете и местах хранения материалов разрешается применение учетных цен, в качестве которых  могут быть использованы:

• договорные цены (с исчислением разницы между фактической себестоимостью и стоимостью материалов по договорным ценам, представляющей собой транспортно-заготовительные расходы);
• фактическая себестоимость материалов (по данным предыдущего месяца или отчетного периода). В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов в текущем месяце и их учетной стоимостью представляют собой транспортно-заготовительные расходы;
• планово-расчетные цены, разрабатываемые организацией для внутреннего использования, применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов;
• средняя цена группы, представляющая собой разновидность планово-расчетной цены, когда осуществляется укрупнение номенклатурных позиций (размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах, как правило, не более 10%). В этом случае организации разрабатывают номенклатуру-ценник [19, с.225].

Применение учетных цен  в практической деятельности значительно  упрощает и облегчает учетную  работу. Кроме того, полное соответствие между количеством и суммой усиливает контрольные функции учета, так как делением суммы на цену можно проверить количество материалов, а умножением количества на цену – сумму. Такие приемы используются в процессе проверки итоговых сумм движения материалов за отчетный период.

При использовании в текущем  учете установленных учетных  цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по таким ценам. Присоединение отклонений (плюс или минус) к стоимости материалов по учетным ценам дает их фактическую себестоимость.

Использование учетных цен  в практике работы предприятий предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению [12, с.172]. Сущность этого метода заключается в том, что покупная стоимость материалов,  а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». С кредита этого счета стоимость материалов по учетным ценам списывается в дебет счета 10 «Материалы». Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью в учетных ценах отражается в корреспонденции счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Данные операции оформляются в бухгалтерском учете проводками, приведенными в таблице 3.

 

Таблица 3 – Записи на счетах бухгалтерского учета при использовании  счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Хозяйственная операция	Дебет счета	Кредит счета
Отражена покупная стоимость  материалов и другие расходы, связанные  с их приобретением	15	60 (71,76)
Приняты материалы к учету  по учетным ценам	10	15
Списано превышение фактической  себестоимости материалов над учетной  ценой	16	15
Списано превышение учетной  цены над фактической себестоимостью материалов	15	16

 

При использовании счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» возможны два варианта: когда учетные (плановые) цены, используемые организацией, выше или ниже фактически осуществленных расходов на приобретение материалов.

Сумма разницы между стоимостью фактических в организацию материалов по учетным ценам и фактической  себестоимостью приобретения этих материалов списывается со счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей». Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца показывает наличие материальных ценностей в пути.

Накопленные на счете 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» разницы в стоимости приобретенных  материальных ценностей, исчисленной  в фактической себестоимости  приобретения и учетных ценах, списываются (сторнируются – при отрицательной  разнице) в дебет счетов учета  затрат на производство или других соответствующих счетов пропорционально  стоимости по учетным ценам израсходованных  в производстве материалов.

Если учет материалов в  организации ведется по планово-учетным  ценам с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», то при отражении остатков материалов в бухгалтерском балансе дебетовое сальдо по счету 16 прибавляется к стоимости остатков МПЗ, отраженных по соответствующим статьям «Запасы». Если сальдо по счету 16 кредитовое, то соответствующая сумма вычитается из стоимости остатков МПЗ.

Таким образом, в бухгалтерском  балансе отражается фактическая  себестоимость остатков МПЗ независимо от того, ведется их учет по фактической  себестоимости или по учетным (плановым) ценам [18, с.241-242].

 

 

 

 

2 Порядок отражения операций по поступлению материалов

2.1 Первичные учетные  документы по поступлению материалов

 

Порядок документального  оформления поступления сырья и  материалов зависит от источников их поступления, способов доставки и места  приема продукции.

Основными источниками поступления  сырья и материалов являются промышленные и сельскохозяйственные предприятия (непосредственные производители продукции), торговые и посреднические организации, граждане, подотчетные лица (заготовители), закупающие материалы в порядке  наличного расчета, и др.

Прием материалов осуществляется в соответствии с производственной программой предприятия на основе заключенных  хозяйственных договоров с поставщиками продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут журнал оперативного учета выполнения договоров поставки. В нем отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их качеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия контролирует организацию данного оперативного учета.

Доставка материалов на предприятие  может осуществляться как по инициативе поставщика – централизованная доставка, так и по инициативе самого предприятия – самовывоз. Во всех случаях на отгруженные материалы поставщики высылают расчетные и платежные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и др. К ним обязательно прилагаются документы, характеризующие как количество материалов (упаковочные ярлыки, спецификации, накладные, отвесы), так и их качество (сертификаты, качественные удостоверения и др.). Поступившие от поставщиков документы послепроверки и регистрации в отделе снабжения, в журнале учета поступающих грузов передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты.

При отгрузке материалов по инициативе поставщика железнодорожным, авиационным и водным транспортом транспортная организация извещает предприятие о прибытии в его адрес груза.

Для получения грузов экспедитору  или другому лицу, с кем организация  заключила договор о материальной ответственности, выдается распоряжение на получение груза и доверенность, которая как документ строгой отчетности регистрируется в особом журнале.

Грузы выдаются представителю  организации после предъявления им доверенности и счетов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему выдается накладная на получение груза со склада транспортной организации. В получении груза получатель расписывается в дорожной ведомости и транспортной накладной. Предварительно получатель проверяет целостность пломб и оттисков на них, состояние вагона (контейнера), количество мест и состояние упаковки материалов.

В случае установления повреждений  вагона (контейнера) или упаковки, а  также недостачи числа мест проводится проверка груза. Выявленные недостача и порча материальных ценностей оформляются коммерческим актом в трех экземплярах, на основании которого в последующем предъявляется претензия к транспортной организации. Если недостача в пределах норм естественной убыли в пути, то это фиксируется в транспортной накладной.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами или накладными. Приходный ордер (накладную) подписывают заведующий складом и экспедитор.

При отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными оприходование материалов разрешается оформлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера (накладной). Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, прием материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

При централизованной доставке материалов автотранспортом их прием осуществляется на складе организации-получателя. В этом случае поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания ценностей у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый – для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения прием материалов оформляют актом.

Прием материалов может осуществляться представителями организации-получателя непосредственно на складе поставщика (самовывоз). В этом случае представитель организации-получателя обязан предъявить доверенность и документ, подтверждающий его личность. При отпуске материалов доверенность отбирается, а представителю предприятия выдаются необходимые сопроводительные документы (счета, накладные, сертификаты и др.).

Прием на склад организации  сельскохозяйственных продуктов и сырья от непосредственных производителей – колхозов, совхозов, крестьянских и фермерских хозяйств, а также от граждан оформляют приемными квитанциями. В необходимых случаях проводятся лабораторные анализы.

Материалы в организацию  могут поступать от предприятий  других отраслей хозяйства (торговой, заготовительной и др.). Если деятельность этих предприятий учитывается на одном балансе с производственным предприятием, то получение материалов от них не требует расчетных операций, оно оформляется либо расходными, либо приходными накладными (ордерами).

Поступление на склад организации  материалов собственного изготовления, отходов производства и других оформляют накладными. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, принимают к учету на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений [12, с.176-178].

 

2.2 Учет материалов  на складе и в бухгалтерии

 

От правильной организации работы складского хозяйства зависит очень многое. Склады должны своевременно обеспечивать производство материалами, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее отгрузку и т.д. Но что не менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличии и движении ценностей.

Существует два основных метода складского учета при хранении материальных ценностей на складах  организации: сортовой и партионный. При любом из этих способов учета материально ответственные лица обязательно ведут учет материалов в натуральном выражении. Делают они это на основании приходных и расходных документов.

При сортовом способе материалы  хранятся на складе по сортам (наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся материалам того же наименования и сорта. Материально ответственные лица ведут учет материалов в журналах (книгах) учета материальных ценностей или в карточках.

При партионном способе учета каждая поступившая партия хранится отдельно. На каждую партию материально ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах.