Бухгалтерский учет кассовых операций

 

Выдача денежных средств  и денежных документов из кассы организации  отражается по кредиту счета 50 «Касса»  в корреспонденции с дебетом счетов: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 80 «Уставный капитал», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 99 «Прибыли и убытки» и др. Корреспонденция счетов  отражена в таблице Б.1 Приложения Б.

Вышеприведенная корреспонденция  счета 50 «Касса» свидетельствует  о том, что в  процессе  хозяйственной  деятельности  у  каждой организации

					КР.БУ. 060500. ПЗ	Лист
						9
Изм.	Лист.	№ докум.	Подп.	Дата

 

 

 

 

возникает множество  оснований, по которым фиксируется  поступление и расходование наличных денежных средств.

Оформление выдачи денег  из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2 - Приложение В). ³ Деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр. При этом организация может использовать:

- расчетно-платежную ведомость  по форме № Т-49;

- расчетную ведомость  по форме № Т-51;

- платежную ведомость  по форме № Т-53.

Деньги, которые старший  кассир выдает из кассы организации  другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

Сведения о приходных  и расходных кассовых ордерах  или заменяющих их документах (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег и т.д.) заносят в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Также операции по кассе  фиксируют в кассовой книге (форма № КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). В ней отражается приход и расход денег по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу    заводят  на определенный   период: год,  квартал,   месяц. По    окончании  этого   периода кассовая книга  должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации .

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.⁴

Синтетический учет кассовых операций может осуществляться с  применением следующих форм бухгалтерского учета: журнально-ордерная, Журнал-Главная, упрощенная, мемориально-ордерная и  автоматизированная.

Журнально-ордерная форма  учета основана на принципе накапливания учетных данных первичных документов и их систематизации путем составления накопительных и группировочных ведомостей. По кассовым операциям накопительными документами являются отчеты кассира, которые систематизируют записи по движению денежных средств в кассе организации за каждый день. Основными учетными регистрами являются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и специальные разработочные таблицы. Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1, контролируются ведомостью № 1.

1.2 РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

 

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам   используется активный счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", который дебетуется на выданные под отчет суммы и кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой авансовой выдаче.

Порядок бухгалтерского расчетов организации с подотчетными лицами зависит от способа оплаты подотчетным лицом административно-хозяйственных  и операционных расходов. Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью: Д 71 - К 50 "Касса".

Кроме этого, счет 71 может  дебетоваться в корреспонденции  со счетами 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" в случае необходимости совершения подотчетным  лицом операций с товарно-материальными ценностями, например, при подготовке и проведении выставок, организации конкурсов и лотерей среди потенциальных покупателей.⁵

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и  предъявленным документам следующим образом:

Д 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 4 "Приобретение объектов основных средств" - К 71 - отражены фактические затраты, связанные  с приобретением ОС;

Д 10, 41, 58 "Финансовые вложения" - К 71 - оприходованы соответствующие  материальные ценности или ценные бумаги;

Д 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26

"Общехозяйственные  расходы", 44 "Расходы на продажу", 97 "Расходы будущих периодов", 91 "Прочие доходы и расходы", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - К 71 - отражены соответствующие расходы.

Форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.

Бухгалтер проверяет  целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).⁶

При представлении подотчетным  лицом авансового отчета счет 71 кредитуется  в корреспонденции с дебетом  счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Пример. В апреле 2009 г. ООО "Космос" через подотчетное лицо по доверенности приобрело у оператора сотовой связи мобильный телефон, в стоимость которого входит подключение к телефонной сети. На эту покупку из кассы общества на основании приказа и служебной записки подотчетного лица с грифом руководителя и отметкой бухгалтерии было выдано под отчет 7500 руб. Телефонный аппарат подотчетное лицо приобрело в день выдачи из кассы целевого аванса за 7500 руб. (в том числе НДС - 1144 руб.). При покупке подотчетному лицу выдали следующие документы: счет-фактуру и накладную на отпуск телефона и оказанные услуги, чек ККТ. Утвержденный приказом руководителя срок отчета по полученным целевым авансам - 15 дней. На следующий день после приобретения телефона подотчетное лицо предоставило в бухгалтерию авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими факт приобретения актива. После проверки

бухгалтерией и утверждения  руководителем отчет принят к  учету.

В бухгалтерском учете  ООО "Космос" будут сделаны  следующие записи:

Д 71 - К 50 - 7500 руб. - выдан  из кассы целевой аванс на приобретение мобильного телефона;

Д 08-4 - К 60 - 6356 руб. (7500 руб. - 1144 руб.) - отражены фактические затраты, связанные с приобретением и  подключением мобильного телефона;

Д 19 - К 60 - 1144 руб. - отражена предъявленная к уплате сумма НДС;

Д 60 - К 71 - 7500 руб. - произведена  оплата подотчетным лицом мобильного телефона;

Д 01 - К 08-4 - 6356 руб. - введен в эксплуатацию мобильный телефон;

Д 68 - К 19 - 1144 руб. - принята  к вычету сумма НДС по приобретенному

мобильному телефону;

Д 26 - К 01 - 6358 руб. - списана  стоимость мобильного телефона на расходы  в момент ввода в эксплуатацию.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют проводкой: Д 50 - К 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - если могут быть удержаны из заработной платы работника, или счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - если удержаны быть не могут.

					КР.БУ. 060500. ПЗ	Лист
						14
Изм.	Лист.	№ докум.	Подп.	Дата

 

На основании ст. 137 ТК РФ невозвращенный вовремя остаток  целевого аванса можно удержать из заработной платы подотчетного лица, нарушившего кассовую дисциплину, в течение месяца со дня окончания установленного срока. Размер удержания не должен превышать 20% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ). Величина не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам   относится в состав прочих расходов организации.

Пример.   В марте  2009 г. работник  организации  по   возвращении    из

командировки представил авансовый отчет с приложенными оправдательными 

документами, согласно которым остаток неиспользованных денежных средств составил 2400 руб.

 Этот остаток в  установленный срок (10 дней) работник  не вернул, в связи с чем  администрация издала приказ  об удержании невозвращенной  суммы из заработной платы  работника. Ежемесячная заработная плата работника - 6000 руб. Единовременно из заработной платы работника организация может удержать не более 1200 руб. (6000 руб. х 20%).

По истечении срока, установленного для сдачи неизрасходованных  денежных средств, в бухгалтерском  учете организации будут сделаны следующие записи:

Д 94 - К 71 - 2400 руб. - списан остаток неизрасходованной суммы, выданной под отчет и своевременно не возвращенной работником;

Д 70 - К 94 - 1200 руб. - удержана из заработной платы за апрель часть  своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет;

Д 70 - К 94 - 1200 руб. - удержана из заработной платы за май часть  своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

					КР.БУ. 060500. ПЗ	Лист
						15
Изм.	Лист.	№ докум.	Подп.	Дата

 

3 РАСЧЕТ С ПОСТАВЩИКАМИ  И ПОДРЯДЧИКАМИ 

 

Учет расчетных операций - один из важнейших участков бухгалтерского учета. Ведь предприятие осуществляет расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с учредителями, с работниками. В Плане счетов предусмотрен целый раздел для учета расчетных операций, который так и называется «Расчеты».

Любое предприятие в  процессе работы пользуется услугами сторонних организаций. От поставщиков  на предприятие поступают товарно-материальные ценности. Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, к которым также относится и договор поставки. По содержанию указанные договоры должны соответствовать требованиям, сформулированным статьями 455, 506 и другими ГК РФ.   Для формирования учетной информации особое значение имеют сведения о поставках: наименование товара, его количество, цена, формы расчетов, сроки поставки и ее оплаты, условия транспортировки, момент перехода права собственности на приобретенные товары, материалы и другое имущество от продавца к покупателю.

Для учета расчетов по таким операциям предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На нем учитываются все операции, связанные с расчетами за приобретенные  товарно-материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги независимо от времени оплаты.⁷