Бухгалтерский учет и аудит расчетов по оплате труда

Проверка правильности начисления заработной платы по расчетным ведомостям, расчетным листкам, лицевым счетам включает в себя контроль за наличием: оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам; справок-расчетов бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда; приказов руководителя о премировании; заявлений и приказов руководителя о выдаче материальной помощи. Правильность начисления заработной платы за отработанное время устанавливается при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени. Все документы по начислению заработной платы проверяются на наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения, обоснованность начисления заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и по общему фонду оплаты труда за месяц. В результате таких проверок может возникнуть необходимость уточнения сумм заработной платы. Суммы недоплаты заработной платы могут быть выявлены как самостоятельно бухгалтерами, главным бухгалтером, его заместителем, а также по требованию работников, которые сомневаются в правильности произведенных расчетов. Уточнение сумм заработной платы, связанное с ее недоплатой, может возникнуть в результате: неправильного оформления первичных учетных документов, непредставления в установленный срок документов, от которых зависит исчисление сумм заработной платы (например, после увольнения работника в бухгалтерию поступил приказ об удержании с него суммы в счет возмещения причиненного ущерба); ошибки в начислении сумм заработной платы; невыполнения сотрудником бухгалтерии своих обязанностей, выразившегося в повторяющихся ошибках. В данном случае возможно проведение внеочередной аттестации работника, по итогам которой он может быть уволен в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Ответственные лица во всех вышеуказанных случаях обязаны выяснить причины недоплаты, а также установить виновных лиц, допустивших эти нарушения. Выявленная сумма недоплаты выплачивается работнику в согласованные с ним сроки, но не позднее очередной даты выдачи заработной платы. Недоплаченная сумма может быть выплачена по отдельному расходному кассовому ордеру или же включена в расчетную ведомость.

Если недоплаченная сумма заработной платы выдается по расходному кассовому ордеру, то причитающаяся к выплате сумма определяется за минусом суммы НДФЛ. Если сумма недоплаты включается в расчетную ведомость, то выдаваться она будет вместе с суммами заработной платы в следующем календарном месяце. Если бухгалтером учреждения допущена переплата заработной платы, то учреждению может быть причинен ущерб из-за невозможности удержания суммы переплаты с работника, которому она была выплачена. Как при недоплате работнику сумм заработной платы, так и при переплате выясняются причины возникновения последней, устанавливаются виновные лица и принимается решение о возмещении суммы ущерба.

Распространенным случаем в ГБУ РО Клепиковская ЦРБ являются переплаты суммы заработной платы при увольнении работника сразу после возвращения из отпуска, предоставленного ему заранее, то есть на день увольнения ежегодный оплачиваемый отпуск им полностью не отработан. При этом учреждению необходимо удержать с работника суммы за неотработанные дни отпуска.

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам осуществляется, как правило, выборочным способом. Главный бухгалтер проводит следующие процедуры: проверка наличия документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листки); проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска); документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (оформление листков временной нетрудоспособности, расчетов отпуска); арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

Также аудиту подвергаются удержания из заработной платы. Такая проверка осуществляется по двум направлениям: проверка обязательных удержаний из заработной платы (начисление налога на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам); проверка удержаний по инициативе работника (профсоюзные взносы; удержания сумм по займам; удержание материального ущерба и т.д.). В этой части необходимо осуществлять контроль правомерности предоставления налоговых льгот.

Проверку правильности расчета суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику, после удержаний осуществляет главный бухгалтер. Для этого в расчетной ведомости он выборочным путем производит расчет суммы к выдаче путем вычитания из начисленного заработка общей суммы удержаний. Сумма в расчетной ведомости (расчетных листках) сопоставляется с суммами к выдаче в платежной ведомости. Для выплаты заработной платы могут оформляться расходные кассовые ордера. Необходимо обращать внимание на порядок документального оформления платежной ведомости и на наличие депонированной заработной платы. Помимо этого главным бухгалтером ведется постоянный контроль правильности отнесения сумм, касающихся оплаты труда, по счетам бухгалтерского учета.

3.2 Аудит  бухгалтерского учета оплаты  труда

К числу основных задач, которые осуществляет аудит бухгалтерского учета расчетов учета труда и заработной платы ГБУ РО Клепиковская ЦРБ, относятся следующие: соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям; учет и начисление повременных и прочих видов оплат; расчеты удержаний из заработной платы физических лиц; аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний); сводные расчеты по заработной плате; расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда; расчеты по депонированной заработной плате.

Источниками информации являются документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации. Так, по учету личного состава используются приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. №Т-1), личная карточка (ф. №Т-2), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. №Т-5), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. №Т-6), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. №Т-8). По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-13), расчетная ведомость (ф. №Т-51), лицевой счет (ф. № Т-54).

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по счету 030201000 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, мемориальные ордера № 8 и № 10, Главная книга, баланс (ф. № 1).

В процессе решения первой задачи контроля определяются основные категории работающих, виды начисления и порядок их оформления. Подтверждение достоверности произведенных начислений осуществляется выборочно. В объем выборки включаются различные категории работающих или уволенных, разные временные периоды (обычно один месяц квартала) и основные виды начислений. Изучаются первичные документы, которые являются основанием для начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения, соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы.

При проверке первичных документов бухгалтером расчетного стола устанавливается наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправлений. Методом арифметического контроля определяются неточности в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях.

Доплата за работу в ночное время осуществляется на основании табеля учета рабочего времени с итоговым количеством за месяц и регулируется статьями ТК РФ. Доплата за работу в сверхурочное время также подтверждается данными табеля. Оплата работы в праздничные дни должна подтверждаться приказом на работу в праздничные дни и табелем учета рабочего времени. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Согласно ТК РФ штатным работникам ежегодно предоставляются очередные отпуска по графику, утвержденному администрацией предприятия. Основанием для расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого числа, продолжительность отпуска. Расчет оплаты за отпуск производится исходя из средней заработной платы и количества дней предоставляемого отпуска. Для исчисления средней заработной платы в ГБУ РО Клепиковская ЦРБ согласно коллективному договору расчетным периодом является три календарных месяца, предшествующих месяцу начала отпуска. Необходимо помнить, что если в расчетном периоде или в том месяце, когда работник уходит в отпуск, произошло повышение тарифных ставок или окладов по отрасли или на предприятии, то заработок работника должен корректироваться на коэффициент повышения. Необходимо отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается для работников ЛПУ.

Кроме того, главным бухгалтером осуществляется проверка правильности начислений пособий по временной нетрудоспособности. Эти пособия выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листки, выдаваемые лечебными учреждениями. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника: при непрерывном стаже работы до 5 лет – 60% заработка; от 5 до 8 лет – 80% заработка; более 8 лет – 100% заработка, что контролируется работниками отдела кадров. Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100% вследствие трудового увечья или профессионального заболевания; лицам, имеющим на своем иждивении трех и более детей, не достигших 16 лет; по беременности и родам и в некоторых других случаях.

Главный бухгалтер проверяет правильность составления бухгалтерских записей. При начислении заработной платы и других выплат сначала необходимо определить их источники, а затем проверить бухгалтерские записи.

Проверка правильности удержаний из заработной платы осуществляется работниками бухгалтерии больницы выборочно. Основным видом удержания, которому при проверке уделяется главное внимание, является налог на доходы физических лиц, который регулируется главой 23 "Налог на доходы физических лиц" части II Налогового кодекса РФ.

Приступая к проверке правильности удержания налога на доходы, главному бухгалтеру сначала необходимо выявить суммы, которые подлежат обложению данным налогом. Согласно ст.210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика. Кроме того, при определении размера налогооблагаемой базы следует учитывать, что работники имеют право на стандартные налоговые вычеты (ст.218 НК РФ). Таким образом, после проверки исчисления налоговой базы проверяется правильность применения тех или иных налоговых ставок. Они устанавливаются ст.224 НК РФ. В ГБУ РО Клепиковская ЦРБ налоговые ставки составляют 13 и 35%. Сумма налога определяется в полных рублях. В заключении главному бухгалтеру необходимо удостовериться в правильности составления бухгалтерских записей.

Другим видом удержаний является удержание по исполнительным листам. В ГБУ РО Клепиковская ЦРБ по исполнительным листам судов производятся удержания алиментов, платежей по кредитам. Требуется контролировать правильное исчисление сумм удержаний и отражение их на счетах бухгалтерского учета.

Удержанные из заработной платы алименты должны быть в трехдневный срок со дня выдачи зарплаты выданы взыскателю из кассы, переведены по почте или на расчетный счет.

При проверке правильности составления учетных регистров охватываются следующие вопросы:

- обеспечивает ли совокупность  учетных регистров полноту операций  по оплате труда работников;

- удобны ли для использования  эти регистры и достаточно  ли они наглядны, обладают ли  большой информационной емкостью,

- пригодны ли они для  составления необходимой отчетности  и для пользования в экономическом  анализе;

- увязаны ли они друг  с другом и с Главной книгой, обеспечивая этим контроль полноты  и правильности учетных записей.

При проверке платежной ведомости главный бухгалтер построчно проверяет расписки в получении денег и суммирует выданную заработную плату. Против фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе "Расписка в получении" должен быть проставлен штамп или надпись от руки "депонировано".