Бухгалтерский учет и анализ транспортных расходов в организации

Сумма выплачиваемых работникам компенсаций не облагается ЕСН на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Поскольку объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование является тот же объект, что и для ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы также не начисляются. Кроме того, ЕСН (а также страховые взносы) не начисляется и на суммы компенсации, выплаченные сверх норм. Это следует из п. 3 ст. 236 НК РФ, согласно которому не признаются объектом налогообложения выплаты и вознаграждения, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

 

 

1.3. Документальное  оформление транспортных расходов

Письмо Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/1/333 посвящено документальному  оформлению транспортных расходов организации.

Постановлением Госкомстата  РФ от 28.11.1997 № 78 утверждена форма товарно-транспортной накладной (ф. 1-Т), предназначенная для  учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки  автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

–товарного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей  и грузополучателей и служащего  для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей  и оприходования их у грузополучателей;

–транспортного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей  заказчиков автотранспорта с организациями  – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего  для учета транспортной работы и  расчетов грузоотправителей или  грузополучателей с организациями  – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке  грузов.

Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Кроме того, 30.11.1983 была утверждена Инструкция Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее – Инструкция), которая не утратила силу и по сей день. Данной Инструкцией установлен порядок расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом. Так, согласно Инструкции перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы 1-Т. Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные формы 1-Т.

Товарно-транспортная накладная  предназначена для учета движения ТМЦ, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, расчетов за их перевозки и  учета выполненной транспортной работы (п. 6 Инструкции). Она является единственным документом, служащим для  списания ТМЦ у грузоотправителей  и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

В тех случаях, когда в  товарно-транспортной накладной в  разделе «Сведения о грузе» нет  возможности перечислить все  наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной как неотъемлемая ее часть должны прилагаться специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание ТМЦ у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой накладная считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю (п. 7 Инструкции).

Таким образом, можно сделать  вывод, что товарно-транспортная накладная  является не только первичным документом, подтверждающим расходы организации  на транспортные расходы, но и документом, на основании которого организация-продавец списывает товар со своего складского и бухгалтерского учета, организация-покупатель принимает товар к учету. Кроме  того, ф. 1-Т является документом для  проведения расчетов за перевозку грузов.

Позиция Минфина по вопросу  документального подтверждения  транспортных расходов организации  такова: при определении налоговой  базы по налогу на прибыль не учитываются  транспортные затраты, не подтвержденные первичными документами (товарно-транспортными  накладными) и, следовательно, не соответствующие  положениям статьи 252 НК РФ (Письмо Минфина  РФ от 03.06.2005 № 07-05-06/160 ). Свою позицию  чиновники Минфина подтвердили  и в комментируемом письме: затраты  на транспортные услуги сторонних организаций  по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую  базу по налогу на прибыль, только при  наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме 1-Т.

Позиция ФНС аналогична: так как товарно-транспортная накладная  служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке  грузов, то ее наличие у организации  является необходимым условием для  принятия в целях налогообложения  прибыли расходов, связанных с  перевозкой грузов (Письмо УФНС по г. Москве от 23.10.2006 № 20-12/92786 ).

Такие разъяснения налоговых  органов представлены также в  письмах МНС РФ от 22.04.2004 № 22-2-16/757 , УФНС по г. Москве от 18.10.2006 № 20-12/92228 .

Арбитражная практика по вопросу  документального оформления транспортных расходов неоднозначна.

Некоторые судьи поддерживают позицию Минфина и налоговых органов. Однако существуют и решения, в которых высказывается противоположное мнение. Так, в Постановлении ФАС МО от 20.04.2006 № КА-А40/2942-06-П в качестве документов, подтверждающих транспортные расходы, суд принял приказ об утверждении правил документооборота в организации, договор, счет, счет-фактуру, акт выполненных работ, платежное поручение. По мнению суда, данные документы в совокупности обосновывают произведенные расходы. ФАС СЗО в Постановлении от 06.02.2007 № А05-16664/05-33 своерешение мотивировал тем, что организация подтвердила факт оказания ей услуг по перевозке товара от поставщиков иными, помимо товарно-транспортных накладных, документами ввиду специфики сложившихся с перевозчиками и продавцами отношений. В материалы дела организация представила договоры поставки (купли-продажи) товара, товарные накладные, ее заявки на перевозку груза, доверенности, выданные на имя водителей, работающих в организациях, оказывающих услуги по перевозке товаров.

Таким образом, документы (Инструкция, ПостановлениеГоскомстата РФ № 78 ), регулирующие порядок расчетов за перевозки грузов, требуют наличия товарно-транспортной накладной как и в организации, осуществляющей перевозку, так и в организации, которой доставляют перевозимый груз и которая учитывает транспортные расходы в своем учете.

Из содержания товарно-транспортной накладной, а также инструкции по ее заполнению следует, что данный документ имеет большую смысловую нагрузку и является документальным подтверждением хозяйственных операций у отправителя  груза, перевозчика и получателя груза.

Однако анализ арбитражной  практики показывает, что суды при  рассмотрении дел о документальном подтверждении транспортных расходов обращают внимание не только на наличие  или отсутствие товарно-транспортной накладной, но и на комплект документов в целом.

Если организация при  определении порядка документооборота сочтет составление (наличие) товарно-транспортной накладной излишним, то такую точку  зрения придется отстаивать в суде.

В настоящее время применяется  в редакции Постановления Госкомстата  РФ от 28.11.97 № 78.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский  учет транспортных расходов в  организации и его совершенствование

 

2.1. Учет затрат  на ГСМ

Расходы на горюче-смазочные  материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а  также расходы на другие технические  и специальные жидкости, применяемые  при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами  предприятий, которые используют автотранспорт  в хозяйственной деятельности.

В ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с ПБУ 5/011. Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" открывает к субсчету «Топливо» отдельные субсчета для учета топлива на складе, топлива в баках автотранспорта, топлива по талонам, топливным картам и т.д.

Например, на счете 10-3, субсчет 1 «Топливо на складах» учитываются  наличие и движение всех видов  ГСМ, полученных для эксплуатации транспортных средств: по дебету отражается поступление  ГСМ на основании первичных учетных  документов, по кредиту производится списание ГСМ на основании ведомостей учета выдачи ГСМ, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

Отпуск ГСМ материально  ответственным лицам и водителям  отражается проводкой Дт 10-3, субсчет 2 «Топливо в баках транспортных средств» Кт 10-3-1. Иными словами, на счете 10-3-2 учитываются ГСМ, полученные водителями.

Счет 10-3, субсчет 3 «Нефтепродукты по талонам и топливным картам»  предназначен для учета талонов  на ГСМ, если договором заправки, заключенным с поставщиком ГСМ, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов и топливных карт. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Для получения более точного  аналитического учета ГСМ по отдельным  материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" открывают субсчета третьего порядка. Например:

10-3-1-1 «Бензин на складе»  — по маркам;

10-3-1-2 «Дизельное топливо  на складе» — по видам;

10-3-1-3 «Специальные масла  на складе» — по видам.

Учет поступления ГСМ в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис". Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях (АЗС). Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

В бухгалтерском учете  операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки  ГСМ в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" отражаются проводкой:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кт 50 «Касса» — выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-13 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету прилагаются  чеки ККТ, выдаваемые АЗС.

Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами является основанием для  отнесения в состав расходов, принимаемых  для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Например, водителю ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" выдали денежные средства под отчет на приобретение ГСМ в сумме 6000 руб. на период с 3 мая по 9 сентября 2013 года. Водитель 10 сентября представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков ККТ на сумму 4720 руб., в том числе:

от 3 мая на сумму 1475 руб. (29,5 руб./ л Ч 50 л);

от 5 мая на сумму 1475 руб. (29,5 руб./ л Ч50 л);

от 7 мая на сумму 1770 руб. (29,5 руб./ л Ч60 л).

Остаток неиспользованных денежных средств (1280 руб.) водитель сдал в кассу.

В учете будут сделаны  следующие записи:

Дт 71 Кт 50 — 6000 руб. — выданы денежные средства под отчет;  
Дт 10-3-2 Кт 71 — 4720 руб. — отражено приобретение ГСМ;  
Дт 50 Кт 71 — 1280 руб. — возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств.

Приобретение ГСМ по топливным  картам

Топливная карта является техническим средством, подтверждающим право получения покупателем ГСМ на АЗС. У ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" есть договор с ООО "Автодорстрой" на заправку ГСМ по топливным картам. При поставке ГСМ по топливным картам поставщик продает ГСМ по номенклатуре, которая определяется в соответствии с договором, заключенным между поставщиком и покупателем. ГСМ передаются только после их предварительной оплаты покупателем и предъявления топливной карты.

Топливная карта предоставляет  право покупателю получать ГСМ при  условии, что их стоимость не превышает  суммы денежных средств, полученной поставщиком от покупателя. На топливную  карту нанесен соответствующий  оплате код, который дает возможность  получить на АЗС соответствующие  коду ГСМ.

Поставка ГСМ производится посредством их выборки на АЗС  поставщика держателем карты через  топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для  идентификации владельца карты. Датой поставки считается дата выборки, указанная в чеке учетного терминала  АЗС.