Бухгалтерский учет и анализ транспортных расходов в организации

Выдача наличных денег  под отчет для приобретения горюче-смазочных  материалов и принятие их к учету (на основании утвержденного руководителем  организации авансового отчета) оформляются  проводками:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выданы денежные средства под отчет водителю

Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 71 - отражена стоимость ГСМ, указанная в чеке АЗС

Д-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" К-т сч. 71 - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выдана подотчетному лицу сумма перерасхода по авансовому отчету.

При приобретении ГСМ за наличный расчет возникает вопрос о  возможности вычета НДС, выделенного  в кассовом чеке, выданном автозаправочной  станцией. Непременным условием осуществления налогового вычета является наличие счета-фактуры с выделенным в нем НДС, полученного от поставщика.

Приобретенные на автозаправочных  станциях талоны на бензин принимаются  к учету по дебету счета 50, субсчет 3 "Денежные документы".

При выдаче талонов водителю (подотчетному лицу) в учете оформляется  проводка:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 3 "Денежные документы" - отражена стоимость талонов, выданных водителю.

Списание ГСМ. Пунктом 1 ст. 9 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Согласно п. 2 ст. 9 вышеуказанного Закона первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации.

Документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Так, согласно Письмам Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и ФНС России от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 расходы на бензин списываются  по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых  листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевых листах фиксируются  пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного  по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Для автотранспортных организаций  формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Что касается остальных  организаций, то они могут либо применять  формы путевых листов, утвержденные вышеуказанным Постановлением, либо разработать свою форму путевого листа или иного документа, который  бы подтверждал произведенные расходы  в виде ГСМ (Письма Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). Согласно этим письмам в самостоятельно разработанной форме путевого листа  должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о  бухгалтерском учете:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц.

Из Письма Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 следует, что самостоятельно разработанная форма путевого листа  в обязательном порядке должна содержать  также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют  судить о факте использования  автомобиля сотрудниками организации  в служебных целях. Согласно Письму путевой лист, не содержащий в составе  своих реквизитов информацию о месте  следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы  на приобретение горюче-смазочных материалов.

Путевые листы, обязательные для применения автотранспортными  организациями, действительны только на один день или на одну смену.

Документальное подтверждение  затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расходов для целей налогообложения.

Как сообщается в Письме Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1, в  целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и  эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для  учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных  работ и т.п.).

Из п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском  учете следует, что ответственность  за достоверность содержащихся в  документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и  надлежащее составление первичных  учетных документов несут лица, составившие  и подписавшие эти документы.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ отсутствие первичных учетных документов, каковыми и являются путевые листы, признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения и наказывается в соответствии со ст. 120 НК РФ. следующим образом.

Утвержденные Постановлением № 78 формы путевых листов содержат реквизит "Расход горючего по норме". Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки  и модификации.

Кто и для каких целей  должен использовать нормы расхода  топлива? Согласно Руководящему документу  он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др. независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную  технику и специальный подвижной  состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим  образом: "Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном  транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и  оперативной отчетности, определения  себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности  предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению  предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными  средствами, водителями и т.д.".

Как уже было отмечено ранее, необходимым условием отнесения  стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные  первичные учетные документы - путевые  листы. На основании указанного в  путевых листах фактического расхода  горючего в бухгалтерском учете  оформляется запись:

Д-т сч. 20 (23, 26, 44) К-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" - списано фактически израсходованное горючее.

В случае если учетной политикой  организации предусмотрено использование  норм расхода топлива, сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (предыдущая проводка), а сверхнормативный расход топлива включается в состав внереализационных расходов:

Д-т сч. 91 субсчет 2 "Прочие расходы" К-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо".

В налоговом учете стоимость  израсходованных горюче-смазочных  материалов учитывается в составе  материальных расходов на основании  пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1).

Ремонт автотранспорта. Расходы организации на ремонт основных средств вообще и автотранспорта, в частности, отражаются в бухгалтерском учете в зависимости от принятой организацией учетной политики. Возможны следующие варианты.

1. Затраты на ремонт  непосредственно включаются в  себестоимость продукции (работ,  услуг):

Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 10, 60, 76, 70, 69 - списана сумма фактических расходов на ремонт.

2. Затраты на ремонт  предварительно учитываются в  составе расходов будущих периодов:

Д-т сч. 97 К-т сч. 10, 60, 76, 70, 69 - списана сумма фактических затрат на ремонт

Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 97 - списана часть расходов на ремонт, включаемая в себестоимость продукции (работ, услуг) в отчетном периоде.

3. Расходы на ремонт  резервируются. При образовании  резерва в затраты на производство (расходы на продажу) включается  сумма отчислений, исчисленная исходя  из годовой сметной стоимости  ремонта:

Д-т сч. 20 (23, 44) К-т сч. 96 - начислены отчисления в резерв.

По мере выполнения ремонтных  работ фактические затраты, связанные  с их проведением, списываются следующим  образом:

Д-т сч. 96 К-т сч. 10, 23, 60, 76, 70, 69 - отражена сумма фактических затрат на ремонт, списываемых за счет ранее созданного резерва.

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются на основании соответствующих  первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности  поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов.

Амортизация автотранспорта. ПБУ 6/01 "Учет основных средств" предоставляет организациям право выбора одного из четырех способов начисления амортизации в отношении каждой группы однородных объектов основных средств.

Пунктом 18 ПБУ 6/01 установлено, что начисление амортизации производится одним из следующих способов:

- линейный способ;

- способ уменьшаемого  остатка;

- способ списания стоимости  по сумме чисел лет срока  полезного использования;

- способ списания стоимости  пропорционально объему продукции  (работ).

В отношении транспортных средств, как правило, применяется  последний способ начисления амортизации.

Согласно п. 19 ПБУ 6/01 при  способе списания стоимости пропорционально  объему продукции (работ) начисление амортизационных  отчислений производится исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в  отчетном периоде и соотношения  первоначальной стоимости объекта  основных средств и предполагаемого  объема продукции (работ) за весь срок полезного использования объекта  основных средств.

Выбирая метод определения  амортизации в отношении отдельной  группы автотранспортных средств и  устанавливая срок полезного использования  конкретного объекта, необходимо помнить  о существенных различиях в бухгалтерском  и налоговом учете амортизации  основных средств.

Так, в отличие от ПБУ 6/01, устанавливающего четыре возможных  способа начисления амортизации, НК РФ (п. 1 ст. 259) допускает применение линейного или нелинейного метода.

Выбранный налогоплательщиком метод начисления амортизации применяется  в отношении объекта имущества, входящего в состав соответствующей  амортизационной группы, и не может  быть изменен в течение всего  периода начисления амортизации  по этому объекту.

Согласно п. 9 ст. 259 НК РФ по легковым автомобилям и пассажирским микроавтобусам, имеющим первоначальную стоимость соответственно более 300 тыс. руб. и 400 тыс. руб., основная норма  амортизации применяется со специальным  коэффициентом 0,5.

В случае несовпадения сумм амортизации, начисленной в бухгалтерском  и налоговом учете, возникающие  разницы следует учитывать в  бухгалтерском учете в порядке, установленном ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль".

В случае, когда амортизационные  отчисления, начисленные для целей  бухгалтерского учета, превышают амортизационные  отчисления, рассчитанные для целей  налогообложения, возникают вычитаемые временные разницы, в обратной ситуации - налогооблагаемые временные разницы.

Вычитаемые временные  разницы приводят к образованию  отложенного налога на прибыль, который  должен уменьшить сумму налога на прибыль, подлежащего уплате в следующем  отчетном периоде (периодах). Эта часть  отложенного налога на прибыль именуется  отложенным налоговым активом и  отражается в бухгалтерском учете  следующим образом:

Д-т сч. 09 К-т сч. 68.

На сумму отложенного  налога на прибыль, рассчитанного исходя из налогооблагаемых временных разниц (отложенного налогового обязательства), в учете оформляется запись:

Д-т сч. 68 К-т сч. 77.

Организация арендует гараж. Организация может арендовать либо отдельно стоящее здание гаража, либо боксы в гаражах, которые принадлежат другим организациям.

Арендные отношения регулируются ГК РФ. Аренда зданий и сооружений рассматривается  как отдельный вид договора аренды и регулируется параграфом 4 гл. 34 ГК РФ.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 расходы организации, связанные  с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также с выполнением работ, оказанием услуг, признаются расходами  по обычным видам деятельности. Следовательно, в случае использования здания (помещения) гаража для целей осуществления  обычных видов деятельности организации  расходы, связанные с оплатой  аренды, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Расходы  признаются в том отчетном периоде, в котором они были произведены, независимо от времени фактической  выплаты денежных средств.