Бухгалтерский учет и анализ транспортных расходов в организации

Согласно Плану счетов арендатор учитывает полученное в аренду здание или помещение  за балансом на счете 001 "Арендованные основные средства". На этом счете  арендованное имущество учитывается  в сумме, указанной в договоре аренды.

Принятие арендованного  здания (помещения) к учету арендатора отражается записью:

Д-т сч. 001 - на сумму стоимости арендованного имущества, указанной в договоре аренды.

Расчеты с арендодателем  по арендной плате отражаются в учете  арендатора следующим образом:

Д-т сч. 44 "Расходы на продажу", Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на сумму начисленной арендной платы согласно счету арендодателя

Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" К-т сч. 76 - на сумму НДС с арендной платы

Д-т сч. 76 К-т сч. 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, перечисленных арендодателю

Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" К-т сч. 19 - на сумму НДС, подлежащего вычету.

Налоговый учет. В налоговом учете арендные платежи у арендатора учитываются в составе прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией. При этом расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены. Расходами могут быть только экономически оправданные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, арендные платежи  могут быть приняты для целей  налогообложения при условии, что  предоставляемое в аренду имущество  используется в деятельности организации.

Аренда гаража у физического  лица. При аренде гаража у гражданина арендная плата, которую выплачивает организация-арендатор, признается его налогооблагаемым доходом. И в отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Исчисление и уплату налога, удержанного у физического лица, должен производить налоговый агент. В нашем случае это будет организация - арендатор гаража (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговый агент обязан удержать начисленную сумму налога непосредственно  из доходов налогоплательщика при  их фактической выплате. Об этом сказано  в п. 4 ст. 226 НК РФ. Налоговый агент  обязан перечислить НДФЛ в бюджет не позднее дня перечисления дохода со своего банковского счета на счет плательщика либо по его поручению  на банковские счета третьих лиц.

Поскольку арендная плата  признается доходом гражданина, встает также вопрос и о начислении страховых взносов с выплачиваемой суммы.

Объектом налогообложения  по ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями  в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом  которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Выплаты, производимые в  рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход  права собственности или иных вещественных прав на имущество (имущественные  права), а также договоров, связанных  с передачей в пользование  имущества (имущественных прав), к  объекту налогообложения по ЕСН  не относятся.

Следовательно, в случае заключения организацией с физическим лицом договора аренды гаража на суммы  арендной платы ЕСН не начисляется (Письмо Минфина России от 10.02.2004 № 04-04-06/21).

Учет расходов на платные  автостоянки. В случае отсутствия у организации гаража или места для стоянки автомобиля она может парковать автотранспортные средства на платной охраняемой стоянке.

Как правило, плата за парковку вносится наличными через подотчетное  лицо. Выдача наличных денег подотчетному лицу из кассы организации осуществляется в соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Выдача "налички" производится по расходному кассовому ордеру (форма  № КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) или  другому документу (например, по заявлению  на выдачу денег), на который накладывается  штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия  или другими уполномоченными  на это лицами.

Не позднее трех дней после  истечения срока, на который выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах по форме № АО-1 "Авансовый  отчет", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход денежных средств  и позволяющие принять к учету  расходы по оплате стоянки.

В случае если подотчетное  лицо при оплате услуг автостоянки  действует как физическое лицо, документом, подтверждающим оплату произведенных  расходов, будет квитанция за парковку автомобиля. В настоящее время  применяется форма квитанции  за парковку автомобиля, утвержденная Письмом Минфина России от 24.02.1994 № 16-38.

Когда, оплачивая услуги парковки, подотчетное лицо предъявляет  доверенность, оно выступает от имени  организации. И сторона, оказывающая  услуги по парковке, обязана выдать ему контрольно-кассовый чек и  счет-фактуру на сумму оплаченных услуг.

В целях бухгалтерского учета  расходы на оплату стоянки служебного автомобиля относятся к расходам по обычным видам деятельности как  расходы по содержанию и эксплуатации основных средств (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Принятие к учету расходов на оплату автостоянки осуществляется на основании авансового отчета подотчетного лица. При этом делается следующая  проводка:

Д-т сч. 26 (20, 44) К-т сч. 71.

В налоговом учете расходы  на стоянку служебного автотранспорта включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и  реализацией, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1.

Использование личного транспорта. Сейчас нередко бывает, что работники используют личный автомобиль в служебных целях. Если работник пользуется своим транспортом, то на работодателя возлагается обязанность выплачивать компенсацию за его использование (ст. 188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон. Следовательно, компенсация за использование личного транспорта работника выплачивается только работодателем, с которым работник заключил трудовой или коллективный договор.

Условия выплаты компенсации  изложены в Письме Минфина России от 21.07.1992 № 57. Выплата производится в тех случаях, когда работа сотрудников  в соответствии с их должностными обязанностями связана с постоянными  служебными разъездами. Основанием для  выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия. В  приказе обязательно должен быть указан размер этой компенсации.

Размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности  использования личного легкового  автомобиля для служебных поездок.

Компенсация за использование  для служебных поездок личной иномарки выплачивается в размерах, зависящих от класса автомобиля, к  которому он может быть отнесен по своим техническим параметрам.

В компенсацию работнику  входит возмещение всех затрат по эксплуатации используемого для служебных  поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные  материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации  работник представляет в бухгалтерию  организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Сотруднику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация  выплачивается в порядке, установленном  Письмом Минфина России № 57.

Компенсация выплачивается  один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За то время, пока работник находится в  отпуске, в командировке, на больничном, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Работникам бюджетных  учреждений и организаций, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, компенсация выплачивается  по нормам, предусмотренным Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414.

Расходы на выплату этих компенсаций производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти  цели по смете соответствующих учреждений, организаций.

Выплата компенсации руководителям  бюджетных учреждений и организаций  производится с разрешения вышестоящих  органов управления или организаций.

Налоговый учет

Расходы на компенсацию за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  и мотоциклов в пределах норм, установленных  Правительством Российской Федерации, относятся к прочим расходам, связанным  с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Постановлением Правительства  РФ от 08.02.2002 № 92 (далее - Постановление  № 92) утверждены Нормы расходов организаций  на выплату компенсации за использование  для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении  налоговой базы по налогу на прибыль  организаций такие расходы относятся  к прочим расходам, связанным с  производством и реализацией:

- легковые автомобили  с рабочим объемом двигателя  до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.  в месяц;

- легковые автомобили  с рабочим объемом двигателя  свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц;

- мотоциклы - 600 руб. в  месяц.

Расходы в виде компенсации  за использование личных легковых автомобилей  и мотоциклов при методе начисления признаются на дату ее выплаты работнику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). В таком же порядке учитывается компенсация при применении кассового метода (ст. 273 НК РФ).

Для включения сумм компенсаций  в состав расходов, принимаемых для  целей исчисления налога на прибыль, необходимо, чтобы они соответствовали  общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

При выплате компенсаций  и принятии их к учету работодатель должен исходить из следующих условий:

- основанием для произведения  компенсационных выплат является  приказ руководителя предприятия,  в котором указаны размеры  компенсации (в зависимости от  интенсивности использования), а  также документы, подтверждающие  наличие у работника личного  автомобиля, в частности копия  технического паспорта личного  автомобиля (если работник ездит  по доверенности - соответствующие  документы);

- выплата компенсаций  производится работнику в случаях,  когда его личный автомобиль  используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной  с постоянными служебными разъездами  в соответствии с должностными  обязанностями;

- в размерах компенсации,  установленных законодательством,  уже учтено возмещение полного  объема возникающих в процессе  эксплуатации затрат (износ, ГСМ,  техническое обслуживание, ремонт). Еще раз в составе расходов  их учитывать нельзя;

- компенсации выплачиваются  один раз в месяц и не  зависят от количества календарных  дней в месяце;

- за время отсутствия  работника на рабочем месте  (отпуск, командировка, больничный и  так далее), когда личный автомобиль  не эксплуатируется, компенсация  не выплачивается.

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

НДФЛ, ЕСН, страховые взносы

В связи с тем что  компенсация выплачивается в  пользу физического лица, возникает  вопрос об исчислении НДФЛ, ЕСН и  страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

НДФЛ не облагаются все  виды установленных действующим  законодательством компенсационных  выплат в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). На основании ст. 188 ТК РФ компенсация за использование  личного автомобиля установлена  трудовым законодательством. Следовательно, она подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом для целей  исчисления НДФЛ нормы компенсации  не предусмотрены. Ведь Постановление  № 92 применяется исключительно для  целей налогообложения прибыли. По нашему мнению, отсутствие установленных  норм означает возможность учета  компенсации в размерах, установленных  соглашением сторон трудового договора. К такому же выводу пришли судьи  в Постановлении ФАС Уральского округа от 26.01.2004 № Ф09-5007/03АК.

Однако налоговые органы придерживаются на этот счет иной позиции. Так, в Письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ говорится, что трудовой и  коллективный договоры не устанавливают  нормы компенсационных выплат. Они  лишь предоставляют организации  право самостоятельно определять порядок  и размер возмещения затрат, которые  связаны с возмещением расходов при использовании личного имущества  работника. В связи с этим суммы  выплат в возмещение расходов при  использовании работниками личного  транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством  РФ. В итоге налоговые органы пришли к выводу, что при определении  не облагаемых НДФЛ компенсационных  выплат за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  и мотоциклов следует руководствоваться  Постановлением № 92. Аналогичный вывод  сделан в Письме ФНС России от 18.05.2005 № 04-2-03/67 и Письме Минфина России от 28.04.2003 № 04-04-06/71.