Бухгалтерский учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «ИТЕКО-Авто»

Для получения  выполненных работ предприятие заказчик выписывает своему представителю доверенности на получение выполненных работ. В ней находит отражение  номер, дата выдачи и срок действия доверенности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дата документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности, номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения. Доверенность на получение ценностей заверяется печатью организации, а также подписью работника.

Для подтверждения факта выполнения работ, их стоимости и сроков в ООО «ИТЕКО — Авто» составляется акт выполненных работ для того, чтобы указать заказчику на выполнение работ  согласно существовавшей договоренности.

Подписание акта выполненных  работ-услуг со стороны заказчика указывает на согласие заказчика с тем, что работы выполнены и приняты. Так, например из акта на выполнение работ-услуг №1 от 31.01.2011г. (Приложение 18) следует, что в ходе оказания ООО «ИТЕКО — Авто» услуг по предоставлению в аренду ГАЗ 33073 ЗАО «ИТЕКО — Ресурс» на сумму 5000,00 руб., услуги были оказаны в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащего качества, в связи с чем стороны претензий друг к другу не имеют.

Для более детального отражения  затрат на выполнение ремонтных работ  в ООО «ИТЕКО — Авто» составляется дефектная ведомость, в которой находит отражение наименование работ, наименование организации-заказчика, сумма произведенных затрат и цена работ.

 Расчеты с покупателями и заказчиками на предприятии производятся как в наличной форме (через кассу предприятия), так и в безналичной форме: как оплата по выставленному счету через банк (авансовые платежи), или оплата за ранее оказанные услуги (в случае отсрочки платежа). Из приходного кассового ордера №703 от 18.10.2011г., следует, что в кассу предприятия поступили денежные средства в размере 1300,00 руб., за проданные запасные части покупателю Ожерельеву И.С.

Безналичные расчеты  в организации осуществляются с  использованием платежного поручения. Так, например, из платежного поручения №83 от 04.02.2011г. (Приложение 22), следует, что за оказанные услуги ЗАО «ИТЕКО — Ресурс» по предоставлению автомобиля в аренду был произведен ежемесячный платеж в размере 5000,00 руб. с НДС, эта сумма поступила на счет ООО «ИТЕКО — Авто» на основании платежного поручения №83 от 04.02.2011г. (Приложение 22) в сумме 5000,00 руб., в том числе НДС (18%) - 762,71 руб..

В процессе осуществления  деятельности предприятия, банк в котором  открыт расчетный счет ООО «ИТЕКО — Авто», ведет учет по каждой проведенной  операции в выписках банка. Выписка из расчетного счета предприятия является банковским документом, дающим бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на расчетном счете предприятия.

Выписка банка  составляется ежедневно и содержит дату, шифр счета по которому составляется выписка, показывается остаток денег  на счете на начало дня (в выписке  отражается входящий остаток).

Проверку и  обработку выписок бухгалтер  проводит в день их получения. В течении  дня в выписке банка регистрируется каждый платежный документ, указывается  шифр счета предприятия от которого поступают денежные средства и шифр счета предприятия на который  поступили денежные средства. Суммы в выписке банка отражаются по каждому документу. В конце дня по выписке подсчитываются обороты по дебету и по кредиту и выводится остаток по счету (исходящий остаток).

Выписка банка  в конце рабочего дня или на следующий день поступает на предприятие вместе с зарегистрированными в ней документами. Проверку и обработку выписок бухгалтер осуществляет в день их получения. Обработка выписок заключается в следующем:

1. бухгалтер подбирает все оправдательные документы, приложенные к выписке банка: сначала по зачислению, потом по списанию;
2. тщательно сверяет все имеющиеся записи в выписке с приложенными первичными документами, что позволяет установить наличие излишне начисленных сумм или не зачисление сумм и обнаружив расхождения, незамедлительно сообщает об этом банку;
3. на полях проверенной выписки справа от соответствующих сумм проставляет коды бухгалтерских счетов.

При обработке  выписок банка необходимо иметь  ввиду, что дебет выписки банка  соответствует кредиту счета  предприятия, а кредит выписки банка – дебету счета предприятия. Обработать выписку банка можно только с помощью платежного документа, при этом тщательно определяется организация -  плательщик и организация – получатель.

Согласно выписки  с лицевого счета за 4.02.2011г. (Приложение 23) следует, что на начало дня на счете предприятия имеется входящий остаток в размере 23335,01 руб., в течении дня со счета ООО «ИТЕКО — Авто» была перечислена сумма в размере 5000 руб.. Таким образом исходящий остаток по счету на конец дня увеличился и составил 28 335,01 руб.

В настоящее  время на предприятии не распространены взаиморасчеты за предоставленную продукцию и оказанные услуги в которых участвуют два, три и более партнеров.

Для взаимного  погашения задолженностей составляются акты с подтверждением задолженностей и описанием порядка их погашения. Так 13.10.2009г. было заключено соглашение о взаимозачете между ООО «ИТЕКО — Авто» и ЗАО «ИТЕКО - Ресурс» (Приложение 24)  в соответствии с которым ООО «ИТЕКО — Авто» увеличивает задолженность ЗАО «ИТЕКО — Ресурс» за услуги на 5071,34 руб., в счет осуществления расчетов во исполнение решения по договору.

Для отражения  состояния взаимных расчетов между  сторонами за определенный период используется акт сверки взаиморасчетов, составляемый бухгалтерией предприятия в двух экземплярах, визируется печатями и подписями гл. бухгалтера и руководителя и направляется второй стороне. Бухгалтерия контрагента, получившая акт сверки, должна проверить содержащийся в акте реестр всех операций и внести в акт собственные данные. При наличии расхождений, информация об этом фиксируется, как правило, в конце документа.

2.2. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с покупателями и заказчиками  в ООО «ИТЕКО — Авто»

В ходе осуществления  деятельности предприятия большое значение имеет не только  правильное оформления первичных документов по учету расчетов с покупателями и заказчиками, но также  установление   соответствия данных отраженных в регистрах аналитического и синтетического учета данным отраженным в главной  книге и  бухгалтерском балансе. Учет расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «ИТЕКО — Авто»  за выполненные ремонтные работы и проданную продукцию отражается на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Данный счет по отношению к балансу является активно – пассивным, остаток имеет развернутый, то есть одновременно и по дебету и по кредиту.

Дебетовый начальный  остаток представляет собой задолженность покупателей и заказчиков за проданную им продукцию и выполненные работы на начало отчетного периода. Кредитовый начальный остаток представляет собой задолженность предприятия перед покупателями и заказчиками по предоплате и полученным авансам на начало отчетного периода.

По дебету данного  счета отражаются суммы причитающейся  выручки от покупателей и заказчиков за проданную им продукцию и за выполненные работы, а так же возврат покупателям и заказчикам ранее перечисленных авансов. По кредиту счета находит отражение оплата задолженности покупателями и заказчиками, и поступление авансов от покупателей и заказчиков, а так же погашение задолженности перед покупателями и заказчиками путем взаимозачета.

Дебетовый конечный остаток представляет собой задолженность покупателей и заказчиков за проданные им товары и выполненные работы на конец отчетного периода. Кредитовый конечный остаток представляет собой задолженность предприятия перед покупателями и заказчиками по предоплате

 и полученным  авансам на конец отчетного  периода. 

Схема строения  счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ООО «ИТЕКО — Авто» представленна на рисунке 1.

Схема счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Рис. 1. Схема  строения счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ООО «ИТЕКО — Авто».

Аналитический  учет  по  счету  62  "Расчеты  с  покупателями   и заказчиками"  ведется в ООО «ИТЕКО — Авто»  по   каждому   предъявленному   заказчикам счету, при этом построение аналитического  учета обеспечивает возможность получения необходимых данных  по:

• по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• авансам полученным.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами  90 «Продажи», 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы. Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств и расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов). При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

На основе данных аналитического учета по  соответствующим счетам   расчетов    определяется правильность    группировки    дебиторской и кредиторской  задолженности на краткосрочную и долгосрочную с  выделением  «просроченной», а из нее - длительностью свыше 3 месяцев  и  более  12  месяцев. Реальность задолженности  определяют  также  проверкой  документальной обоснованности остатков дебиторской и кредиторской задолженности по  каждому виду  расчетов. 

В процессе осуществления  деятельности в ООО «ИТЕКО — Авто»  аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в ведомости выполненных работ, оказанных услуг, где находит отражение наименование покупателей и заказчиков, вид выполненных работ  и проданной продукции и их стоимость. Ведомость выполненных работ и оказанных услуг ведется в разрезе каждого дебитора, которые дают возможность контролировать наличие задолженности покупателей и заказчиков, сроки оплаты за оказанные услуги, а также отражает вид проданной продукции и выполненных работ.

Так, из ведомости  выполненных работ, оказанных услуг, карточки и анализа счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» за 9 месяцев 2011г. следует, что предприятие получило выручку от оказания услуг и продажи продукции в сумме 3 053 816,82 руб., из них за оказанные услуги в сумме 41525,00 руб. (Приложение 27). В ходе осуществления деятельности ООО «ИТЕКО — Авто» данные отраженные в ведомости выполненных работ, оказанных услуг (оборот по дебету счета) должны соответствовать данным отраженным в оборотно-сальдовой ведомости, журнале-ордере по счету 62 и главной книге.

В ООО  «ИТЕКО — Авто» по каждому покупателю и заказчику открывается карточка, где находят отражение операции по оказанным услугам и проданной  продукции.

Стоимость оказанных  услуг на предприятии находит  отражение в оборотной ведомости, которая представляет собой сводку оборотов и остатков по счету 62 «Расчеты  с  покупателями  и  заказчиками». Она является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счету. Так, например из оборотно-сальдовой ведомости за 9 месяцев 2011г. (Приложение 28) в ООО «ИТЕКО — Авто» имелись следующие данные:

остаток на начало месяца по дебету — 17940,55руб.;

остаток на начало месяца по кредиту — 5000,00 руб.;

оборот по дебету составил  -3 423 400,81 руб.;

оборот по кредиту  составил — 3 431 270,02 руб.;

остаток на конец  месяца  по дебету — 5071,34 руб.;

остаток на конец  месяца  по кредиту  -отсутствует.

Таким образом  у предприятия на конец месяца сумма задолженности по дебету превышает сумму задолженности по кредиту  на 5071,34 руб.: