Автоматизация основных средств

Название документов, их статус, принципы построения и взаимодействия между собой, а также порядок подготовки и утверждения определяет руководитель организации.

1.3. Задачи бухгалтерского  учета основных средств. Документальное  оформление движения основных  средств

          

 Основными задачами  бухгалтерского учета основных  средств являются:

1. контроль за сохранностью и наличием основных средств по местам их использования;
2. правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытия и перемещения;

     3) контроль  за правильным расходованием  средств на реконструкцию и  модернизацию основных средств;

     4) исчисление  доли стоимости основных средств  в связи с использованием и  износом для включения в затраты  предприятия;

    5) своевременное  отражение в учете амортизации основных средств;

    6) точное определение  результатов от ликвидации объектов  основных средств;

    7) обеспечение  данными для исчисления стоимости  за основные производственные  средства.

        Эти  задачи решают с помощью надлежащего оформления и обеспечения правильной организации учета наличия и движения основных средств, ежемесячных расчетов амортизации основных средств и учета затрат по их ремонту.

       В ООО  «Гарант-Строй» каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факт совершения той либо другoй финансовой либо хозяйственной операции.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (учитывая случаи создания документов с использованием средств вычислительной техники).

Согласно п. 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и п. 5 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать обязательные реквизиты согласно с вышеизложенными требованиями.

Несоблюдение всех этих требований (в частности, отсутствие в первичных учетных документах хотя бы одного из обязательных реквизитов) означает ведение бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка и может стать причиной использования к организации финансовых санкций.

Движение основных средств документально оформляется согласно с типовыми формами первичного учета в промышленности и строительстве и краткими указаниями по их использованию и заполнению, которые утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003г.

Для учета основных средств в ООО «Гарант-Строй» действуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

- ОС-1 - «Акт о приеме-передаче  объекта основных средств (кроме  здании, сооружений)

- ОС-1а - «Акт о приеме-передаче  здания (сооружения)»

- ОС-1б - «Акт о приеме-передаче  групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений»

- ОС-2 - Накладная на внутреннее  перемещение основных средств

- ОС-3 - «Акт приемки-сдачи  отремонтированных, реконструированных  и модернизированных объектов»

- ОС-4 - «Акт о списании  объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»

-  ОС-4а - «Акт о списании  автотранспортных средств»

- ОС-4б «Акт о списании  групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»

-  ОС-6 - Инвентарная карточка  учета основных средств (для зданий и сооружений) ОС-6а - «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

-  ОС-6б - «Инвентарная  книга учета объектов основных  средств»

-  ОС-14 - «Акт о приемке  оборудования» 

-  ОС-15 - «Акт приемки-передачи  оборудования в монтаж»

-   ОС-16 - «Акт о выявленных дефектах оборудования»

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1) используется в ООО «Гарант-Строй» для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:

- приобретения за плату  у иных предприятий;

- получения от иных  предприятий и лиц в безвозмездное  пользование;

- внесения учредителями  в счет их вкладов в уставный  капитал;

- получения в хозяйственное  ведение либо оперативное управление;

- взятия в аренду с последующим выкупом;

- передачи в совместную  деятельность и доверительное  управление;

- передачи в обмен на  другое имущество и иными способами, не противоречащими действующему  законодательству.

Документ используется для учета ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие обязан согласно с действующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, отправляется в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации либо лицом, на это уполномоченным.

ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» используется при приеме-передаче зданий и сооружений.

ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» - используется при одновременной приеме-передаче группы основных средств.

Форма ОС-2 - Накладная на внутреннее перемещение основных средств в ООО «Гарант-Строй» используется для оформления внутреннего перемещения основных средств в двух экземплярах сотрудником структурного подразделения организации. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика отправляется в бухгалтерию, второй - структурному подразделению организации служит основанием для соответствующих записей в инвентарной карточке .

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3) используется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный сотрудником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации.

Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации либо лицом, на это уполномоченным. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены нужные изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передают организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Акт на списание основных средств (форма № ОС-4) используется для оформления полного либо частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации либо лицом, на это уполномоченным.

Первый экземпляр акта отправляется в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в итоге списания запчастей, материалов, металлолома и тому подобное .

Затраты по списанию и, кроме того, стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и тому подобное отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4а) используется для оформления списания автотранспортных средств. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации либо лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГИБДД, отправляется в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в итоге списания. Затраты по списанию и, кроме того, стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) используется для учета всех видов основных средств и, кроме того, для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект либо группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

В разделе «Краткая персональная характеристика объекта» записываются исключительно основные качественные и количественные показатели основного объекта и, кроме того, относящиеся к нему значительнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее значительными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

Краткую персональную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по любому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в итоге реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14) используется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.

При выполнении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит к тому же представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на серьезное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему отправляется копия акта.

В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад «Акт о приемке оборудования» (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15) используется для оформления операций по сдаче оборудования, требующего монтажа, строительным и другим организациям выполняющим строительные либо монтажные работы организациям.

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) составляется на дефекты, выявленные во время ревизии, монтажа либо испытания оборудования.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Причем все реквизиты утвержденных Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (учитывая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.