Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Расходы за пользование  постельными принадлежностями в  поездах возмещаются командированным  работником при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагоне без предъявления квитанций. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а так же для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

В соответствии с действующим  законодательством работник должен отчитаться в течении трех дней по возвращении из командировки. Для  указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утвержденный руководителем предприятия (Приложение 12). К отчету прилагается командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы , документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т. д.). Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Все случаи переплат или  недоплат фиксируются в отчете аудитора. Если установлено множество фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости.

2. Аудит синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицамив ЗАО «Алексеевский молочноконсервный комбинат»

В ходе проведения аудиторской  проверки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами было установлено, что в ЗАО «АМКК» расчеты с подотчетными лицами учитывают на балансовом счете 71 «Расчете с подотчетными лицами». Счет является активным и имеет дебетовое сальдо. Счет 71 «Расчете с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчете с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобетенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

По дебету счета записывают выданные под отчет суммы:

1. Выдано под отчет водителю Дурносвистову В.Л. На командировочные расходы:

Дебет счета 71.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - Кредит счета 50.1 «Касса» - сумма 1600 руб..

2. Выдано под отчет Мощенскому А.П. На приобретение материальных ценностей:

Дебет счета 71.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - Кредит счета 50.1 «Касса» - сумма 538,40 руб..

      По кредету  счета 71 «Расчеты с подотчетными  лицами» отражаются списанные  долги с подотчетных лиц согласно  представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов:

1. Отражены командировочные  расходы водителя Дурносвистова  В.Л.:

Дебет счета 44.3 «Расходы на продажу» - Кредит счета 71.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - сумма 1600руб.;

2. Приобретены материальные ценности заместителем начальника по снабжению Мощенским А.П.:

Дебет счета 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» - Кредит счета 71.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - сумма 538,40 руб.;

Подотчетные суммы не возвращенные работниками в установленные сроки отражаются:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     В дальнейшем  эти суммы списываются:

Дебет счета 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» (если они  могут быть удержаны из оплаты труда работника) или

Дебет счета 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» (когда  они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В конце месяца данные о расчетах с подотчетными лицами группируются в Журнале — ордире и Ведомости по счету 71.

В процессе изучения расчетов с подотчетными лицами аудитору можно  убедиться, что операции правильно  отражены на счетах бухгалтерского учета. Корреспонденция счетов должна соответствовать корреспонденции, представленной в плане счетов. Результат проверки отражается в рабочем документе аудитора (таблица 6).

Таблица 6

Форма РД -8

Аудит синтетического учета  расчетов с подотчетным лицами

 в ЗАО «АМКК»

Проверяемая организация                         ЗАО «АМКК»

Предмет проверки                                       Расчеты с подотчетными лицами

Период аудита                                               с 01.01.2010г. По 31.12.2010 г.

Сроки проведения проверки                     с 01.09.2012г. По 30.09.2012г.

Уровень существенности                            19000 руб.

Аудитор                                                          Белоусова О.Н.

 

Хозяйственные операции	Даные учета		Сумма, руб.	Данные аудита		Замечания
	Дт	Кт		Дт	Кт
1	2	3	4	5	6	7
Выданно из кассы на командировочные  расходы	71.1	50.1	600,00	71.1	50,1	соответ-ствует
Поступил в кассу  возврат подотчета	50.1	71.1	6180,00	50,1	71.1	соответ-ствует
Отражены командировочные  расходы, совершонные водителем, занятым  продажей продуции	44.3	71.1	1600,00	44,3	71.1	соответ-ствует
Отражены командировочные  расходы водителя, занятого перевозкой грузов	23,1	71.1	1600,00	23,1	71.1	соответ-ствует
Оприходованные материалы  подотчетным лицом	10,11	71.1	3389,83	10,11	71.1	соответ-ствует
Отражен НДС по приобретенным  материалам	19,3	71.1	610,17	19,3	71.1	соответ-ствует
Отражен НДС по приобретенным  услугам	19,6	71.1	57,97	19,6	71.1	соответ-ствует
Отражены прочие расходы  по жестянобаночному цеху	26	71.1	1200,00	26	71.1	соответ-ствует
1	2	3	4	5	6	7
Оприходована тара т  тарные материалы, приобретенные подотчетным  лицом	10,4	71.1	750,00	10,4	71.1	соответ-ствует
Оприходовано сырье, оплаченное через подотчетное лицо	10,1	71.1	4178,40	10,1	71.1	соответ-ствует
Оплачен штраф подотчетным  лицом	91,2	71.1	2149,00	91,2	71.1	соответ-ствует
Оприходовано топливо, оплаченное подотчетным лицом	10,3	71.1	4000,00	10,3	71.1	соответ-ствует
Отражены расходы по выбытию основных средств, оплаченные подотчетным лицом	91,2	71.1	200,00	91,2	71.1	соответ-ствует
Оприходованы запасные части, оплаченные подотчетным лицом	10,5	71.1	30,00	10,5	71.1	соответ-ствует
Оприходованы строительные материалы, оплаченные подотчетным  лицом	10,8	71.1	330,00	10,8	71.1	соответ-ствует
Подотчетным лицом оплачены расчеты с поставщиком	60,1,3	71.1	35767,87	60,1,3	71.1	соответ-ствует
Оприходованы сухофрукты, приобретенные подотчетным лицом	41,4	71.1	1120,00	41,4	71.1	соответ-ствует
Оприходованы спецодежда и спецснастка, приобретееные подотчентым  лицом	10,21	71.1	5000,00	10,21	71.1	соответ-ствует

Аудитор ___________________________________Белоусова  О.Н.

Как видно из рабочего документа аудитора, данные, отраженные в учете аудируемой организации, соответствуют данным аудиторской  проверки.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещении командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки. Результаты отражаются в рабочем документе аудитора (таблица 7).

Таблица 7

Форма РД — 9

Аудит регистрации работников, направленных в командировку

 в ЗАО «АМКК»

Проверяемая организация                         ЗАО «АМКК»

Предмет проверки                                       Расчеты с подотчетными лицами

Период аудита                                               с 01.01.2010г. По 31.12.2010 г.

Сроки проведения проверки                     с 01.09.2012г. По 30.09.2012г.

Уровень существенности                            19000 руб.

Аудитор                                                          Белоусова О.Н.

 

№ п/п	Ф.И.О. командированного	Долность	Место коман-дировки	Цель коман-дировки	Дни прибы-вания в коман-дировке	Длите-льность коман-дировки	Отметка о выпол-нении  служеб-ного задания
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Дурносвистов В.Л.	Водитель	г. Москва	Доставка молока	28.09.10-01.10.10	4 дня	Задание выполнено

Аудитор ___________________________________Белоусова  О.Н.

Особое внимание уделяется  проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания и командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами проездных билетов. В необходимых случаях производиться проверка данных командировочного удостоверения путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем  сопоставлении времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Все случаи недоплат или  переплат фиксируется в отчете аудитора. Если установлено множество факторов нарушений расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости.

Как уже отмечалось, для  отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнало-ордерной формы учета предназначен Журнал-ордер  и Ведомость по счету 71, в котором  совмещается аналитический и  синтетический учет.

Записи в данном Журнале-ордире в ЗАО «АМКК» ведут позиционным способом. По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода.

Таким образом, все операции по данному подотчетному лицу (до тех  пор, пока не представлен и не утвержден  авансовый отчет) отражать лишь в  одной строке.

С целью получения  необходимых данных для синтетического учета по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованных авансов отражают в Журнале-ордире 71 в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

В конце месяца итоги  кредитовых оборотов в целом и  по корреспондирующим счетам переносят  в Главную книгу.

 

3.Обобщение  и реализация материалов аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами

 

3.1. Аудиторское заключение по результатам  аудита расчетов с подотчетными  лицами в ЗАО «Алексеевский  молочноконсервный комбинат»

Согласно ст. 6 «Закона об аудиторской деятельности»[4], аудиторское заключение — официальный документ, предназначенный для пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемых лиц, содержащий выраженное в установленной форме мнения аудиторской организации, индивидуального аудитора о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица.

Структура аудиторского заключения регламентируется нормами  Федерального правила (стандарта) аудиторской  деятельности № 6 «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской отчетности)»[5].

Аудиторское заключение должно состоять из трех частей: вводной, аналитической и итоговой (таблица8).