Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

• сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;
• порядок представления авансовых отчетов;

-запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение в ООО «Кораблинская швейная фабрика» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «ткань» или «фурнитура». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО «Кораблинская швейная фабрика» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Фабрике необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять  с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя фабрики или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Фабрика ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым, следовательно карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам и они не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении фабрики после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды. В любом случае расходы сотрудника швейной фабрики на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника фабрики на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку  в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа фабрика не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным расходам), является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат швейной фабрики необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение автоматизированного  учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Кораблинская швейная фабрика». Это позволит:

• снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;
• сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика».

Таким образом, правильно  организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на швейной фабрике, а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

 

Глава 3. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

3.1. Организация и планирование  аудиторской проверки по расчетам  с подотчетными лицами

 

Сбор аудиторских доказательств, подтверждающих правильность расчетных  операций, производится в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 4.

После подписания договора на проведение аудита необходимо надлежащим образом спланировать предстоящую  работу по аудиту: оценить материальность (существенность); изучить систему  бухгалтерского учета и внутреннего контроля посредством тестирования; рассчитать аудиторский риск и риск необнаружения; разработать план и программу аудиторской проверки.

В настоящее время  по проблеме оценки материальности (существенности) неточностей в отчетности в профессиональных организациях и среди отдельных аудиторов нет единого мнения. Одни считают, что необходимы точные количественные оценки материальности, а другим внушает опасения жесткость таких оценок. Но чаще всего считается, что отклонение показателя до 5 % будет незначительным, а более 10 % - существенным.

Таблица 9 - Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

 

Аудируемое лицо	ООО «Кораблинская швейная фабрика»
Аудируемый период	С 01.01.2009 по 30.11.2009
Количество человеко-дней	20(140)
Руководитель аудиторской  группы	Филинков Александр Сергеевич
Состав аудиторской  группы	4
Планируемый аудиторский  риск	1,6%
Планируемый уровень существенности (тыс.руб.)	929

 

Таблица 10 - Планируемые виды работ

в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

 

Планируемые виды работ	Период проведения	Исполнители
Аудит оформления первичных документов	С 01.11.2009 до 05.11.2009	Кожикова Е.С.
Аудит порядка оплаты расходов по командировкам.	С 01.11.2009 по 04.11.2009	Иванов Е.А.
Аудит отчетности подотчетных лиц	С 01.11.2009 по 10.11.2009	Филинков А.С.

 

 

Руководитель аудиторской  фирмы Филинков А.С.

 

Программа аудита составляется на основе общего плана аудита, является его детальным развитием и  представляет собой процедуры, которые  необходимы для реализации общего плана аудита. Она включает в себя цели и задачи по каждому участку проверки, характер и методику проверок, распределение и закрепление обязанностей между проверяющими аудиторами, сроки выполнения работ, уровень ответственности и оплаты труда аудиторов, форму и порядок оформления результатов аудита. Фактически программа аудита служит инструкцией для аудиторов и средством контроля для руководителей аудиторской организации.

Программа аудита составляется в виде тестов средств контроля (перечня процедур для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета) и аудиторских процедур по существу (перечень процедур, применяемых при сборе информации непосредственно об оборотах и остатках на счетах)

 

Таблица 11 - Программа аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Проверяемая организация               ООО «Кораблинская швейная фабрика» 

                                                                        Кораблинского района

Период аудита                                               с 01.01.09 по 30.11.09

Количество человеко-часов                          140

Руководитель аудиторской  группы             Филинков А.С.

       Состав аудиторской группы Филинков А.С., Кожикова Е.С., Иванов Е.А.   

Планируемый аудиторский  риск                   4 %

 

 

№ п/п	Перечень аудиторских  процедур	Период проведе-ния	Исполни-тель	Рабочие документы аудитора	Примечание
1	Аудит порядка выдачи подотчетных сумм	В течение месяца	Кожикова Е.С.		Согласно сводной  программе аудита экономи ческого субъекта
1.1	Проверка операций по выдаче денежных средств под отчет	В течение месяца	Иванов Е.А	Приказы, распоряжения
1.2	Проверка целевого использования получен-ных средств под отчет	В течение месяца	Кожикова Е.С.	Приказы, распоряжения, авансовые отчеты
1.3	Проверка правильности списания подотчетных сумм	В течение месяца	Филинков А.С.	Авансовые отчеты, коман-дировочные удостоверения, оправдательные к ним документы
2.	Аудит операций по оформлению командировочных расходов	В течение месяца	Филинков А.С.

 

 

 

 

Продолжение таблицы 11

2.1	Проверка наличия приказов, распоряжений о направлении работников в командировку	В течение месяца	Кожикова Е.С.	Приказы, распоряжения
2.2	Поверка наличия всех оправдательных документов	В течение месяца	Иванов Е.А.	Командировоч-ные удостове-рения, оправда-тельные доку-менты к нему
2.3	Проверка соблюдения установленных норм командировочных  расходов	В течение месяца	Иванов Е.А.	Плановая смета командировоч-ных расходов
3.	Проверка правильности налогообложения при оформлении командировочных расходов	В течение месяца	Филинков А.С.
3.1	Проверка правильности расчета по налогу на доходы физических лиц	По срокам налоговых  платежей	Филинков А.С.	НК РФ, справки, расчеты
3.2	Проверка правильности расчета по единому социальному налогу	По срокам налоговых  платежей	Кожикова Е.С.	НК РФ, справки, расчеты
3.3	Проверка правильности расчетов по НДС	По срокам налоговых  платежей	Иванов Е.А.	НК РФ, баланс, справки, расчеты
4.	Аудит порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами	В течение месяца	Филинков А.С.
4.1	Поверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по данному разделу учета	В течение месяца	Иванов Е.А.	Первичные документы, учетные регистры
4.2.	Проверка соответствия записей в учетных регистрах	В течение месяца	Кожикова Е.С.	Первичные документы, учетные регистры