Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся из командировки, должен сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный отчет руководству фабрики о результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные авансовые  отчеты утверждаются руководителем  фабрики, после чего принимаются к учету. Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, к итоговым документам ООО «Кораблинская швейная фабрика» относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и письменный отчет о результатах командировки.

Если утеряны некоторые  документы, которые подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции из гостиницы и др.), то используют следующие варианты отражения в учете:

1. сотрудник отражает неиспользованные денежные средства по авансовому отчету и возвращает их в кассу фабрики;
2. целесообразность произведенных расходов утверждается в авансовом отчете, и бухгалтер списывает их (для целей бухгалтерского учета) в расходы фабрики. Но расходы, без первичных документов, не принимаются для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. (п.З ст.217 главы 23 НК РФ).

 

2.3. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»; 

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте».

Данный счет активно-пассивный, его сальдо отражает задолженность  подотчетных лиц фабрике или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [28, стр.61].

 

Таблица 2 - «Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода.	Сальдо начальное - это  остаток долга подотчетному лицу на начало периода.
Оборот по дебету - выдача денежных средств подотчетному лицу.	Оборот по кредиту-списание денежных средств с подотчетного лица.
Сальдо дебетовое на конец периода -это остаток долга  подотчетного лица на конец периода.	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга  подотчетному лицу на конец периода.

 

Для получения информации о наличии и движении средств  предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу фабрики, предназначается ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, которая выдается в подотчет.

Таблица 3 - Приобретение товарно-материальных ценностей

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Зав.пошивочного цеха Бориски-ной Н.Е. выданы из кассы в подотчет денежные средства на покупку фурнитуры	71	50	3000

 

Продолжение таблицы 3

2	Списаны подотчетные  суммы на приобретение фурнитуры в т. ч. НДС.	10	71	2500
3	Зав.пошивочного цеха вернула неиспользованные подотчетные денежные средства (с предоставлением авансового отчета).	50	71	500

 

 

Таблица 4 - Корреспонденция по финансовым претензиям

 

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Зав. подготовительного цеха Кутузовой М.А. выданы в по-дотчет денежные средства на покупку швейной машинки	71	50	19000
2	Списаны подотчетные денежные средства на приобретение швейной машинки	10	71	17000
3	Кутузовой М.А. предъявлены финансовые претензии по поводу не возвращенного остатка в кассу	94	70	2000
4	Удержан из заработной платы Кутузовой М.А. не возвращенный остаток подотчетной суммы.	70	73	2000

 

Таблица 5 - Закупка ТМЦ за свой счет, при возмещении затраченных средств фабрикой

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Оприходованы приобретенные запасные части, приобретенные заведующей подготовительного цеха Кутузовой М.А.в т. ч. НДС	10	60	2700
2	Отражена сумма НДС  по приобретенным зап.частям	19	60	486
3	Отражена задолженность  предприятия перед Кутузовой М.А. на основании авансо-вого отчета.	60	71	2700
4	Погашена задолженность  перед зав. подготовительного цеха Кутузовой М.А. по приобретению запасных частей.	71	50	2700

Таблица 6 - Заключение работником договора о предоставлении фабрике возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Отражена оплата бензина  водителем Кузиным И.А. ТМЦ за фабрику (момент предоставления ссуды)	76	73	1963,50
2	Оприходован бензин	10	71	1650,00

 

Продолжение таблицы 6

3	Отражена сумма НДС  по приобретенному бензину	19	71	313,50
4	Кузину И.А. из кассы возмещены расходы по приобретению бензина	73	50	1963,50

 

Таблица 7 - Бухгалтерские записи по осуществлению представительских расходов

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выданы денежные средства в подотчет на представитель-ские расходы заместителю генерального директора Машкову Д.А.	71	50	9300
2	Списаны представительские  расходы по предъявленным документам.	26	71	9300
3	Отражены представительские расходы.	26	71	9300

 

Таблица 8 – Корреспонденция счетов по командировочным расходам

 

 

№ п/п	Хозяйственная операция	дебет	кредит	Сумма, руб.
1	Выдан денежный аванс  из кассы водителю Васильеву А.И. на командировку в Белоруссию	71	50	11300
2	Списаны командировочные  расходы Васильеву И.А. расходов	26	71	9800

 

Продолжение таблицы 8

 

3	Отражена стоимость  проживания в гостинице (без НДС)	26	71	1230
4	Отражен НДС по оплате за проживание в гостинице	19	71	270
5	Возвращены Васильевым А. И. в кассу неизрасходованные денежные средства	50	71	2850

 

Заграничные командировки.

Когда швейная фабрика в лице кассира выдает сотруднику наличную валюту из кассы в подотчет, то в соответствующем счете открываются отдельные субсчета, для каждой из используемых валют. В кассовой книге отводится место для учета движения валюты. Ее ведут непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то и остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке, при изменении валютного курса. Такую операцию производят на день совершения операции, и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов записью, например, при возрастании курса иностранной валюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,

или дается следующая  бухгалтерская проводка:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

По результатам расчётов может возникнуть ситуация, при которой  сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток аванса. При получении остатка от подотчётного лица, фабрика обязана зачислить его на текущий счёт в трёхдневный срок, что в учёте отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71 - внесен в кассу неиспользованный остаток зам. генерального директора швейной фабрики. Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте».

При этом валюта пересчитывается  по курсу Центрального банка РФ в  рубли на дату совершения операции, а свое отражение курсовая разница находит на счёте 91 «Прочие доходы и расходы».

Если по разрешению руководителя швейной фабрики подотчетному лицу возмещаются расходы сверх установленных  норм по командировочным расходам, то разница относится на убытки фабрики.

Дается запись:

Дебет 91 Кредит 71- отнесены на убытки расходы сверх норм по служебным командировкам.

Одновременно полученную разницу относят на доходы данного  подотчетного лица. С этой суммы удерживается налог на доходы физических лиц. Если подотчетное лицо не погашает своевременно задолженность по подотчетным суммам, то данные суммы удерживаются из заработной платы.

Дебет 70 Кредит 71 -удержаны из заработной платы Петровой А.И., своевременно не вернувшей денежные средства.

Дебет 70 Кредит 94 - из заработной платы водителя фабрики Ильина А.А. удержана сумма неизрасходованного аванса.

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты зав.пошивочного цеха, непроизводственного характера, учитываются в составе прочих расходов;

Дебет 94 Кредит 71 - отражен факт отсутствия авансового отчета.

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический  и синтетический учет. Каждой выданной под отчет сумме отводится  одна строка.

Итоги из журнала-ордера №7 каждый месяц переносят в Главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - всей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Дебиторская задолженность в балансе (по расчетам с подотчетными лицами) учитывается по строке 246, а кредиторскую - по строке 628. Чаще всего через подотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования. Движение документов представлено на рисунке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.Схема движения документов.

 

 

2.4. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

В ООО «Кораблинская швейная фабрика» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать этого, на фабрике необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет. Также в приказе должны быть установлены: