Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика»

•   Имеется ли утвержденный руководителем  организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). (9)

Ответы  на подобные вопросы можно получить путем предварительного обзора и тестирования.

Собственно  проверку состояния расчетов рекомендуется  начинать (по мере необходимости) с  инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений нужно выявить их причины

Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

С 1 января 2008 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены  предельные нормативы суточных, которые  не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).

Проверяя  правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам - с данными соответствующих листов - расшифровок по дебету счетов либо журнала -ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1-, по счетам 51,52 - журнала - ордера № 2 и так далее (9).

Как свидетельствует аудиторская практика, основные нарушения, которые выявляются в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, можно объединить в следующие группы:

1) нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм,

2) нарушения  при оформлении командировочных расходов,

3) нарушения  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов,

4) нарушения  порядка учета представительских расходов,

5) нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными лицами. (24)

Во  избежании этих ошибок аудитору необходимо как можно, более детально изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии.

 

 

Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рисунке 1.

 

┌────────────┐             ┌─────────────┐Рассчитанная  ┌────────────────┐

│Выдача   де-│Информация   │             │сумма остатка│Возврат  остатка│

│нежных      │о выданном   │             ├───────────► │подотчетной сум-│

│средств     │авансе       │ Оформление  │             │мы              │

│подотчетному├──────────►  │ авансового  │Рассчитанная  └────────────────┘

│лицу        │             │   отчета    │сумма  пере- ┌────────────────┐

│            │             │             │расхода      │Выдача перерас-│

│            │             │             ├───────────► │хода            │

│            │             │             │             │                │

└────────────┘             ├─────────────┘             └────────────────┘

                           │

                           ├───Покупка ТМЦ по чеку

                           │

                           ├───Расчеты с поставщиком

                           │

                           └───Отнесение на затраты

 

Рисунок 1. Общая схема  проверки учета расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Особенности состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика» и пути его совершенствования

 

2.1.Краткая финансово-экономическая характеристика

ООО «Кораблинская швейная фабрика»

 

 Общество c ограниченной ответственностью «Кораблинская швейная фабрика» зарегистрировано главой администрации г. Кораблино Рязанской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848. На 1 января 2010 г. фабрика в своем составе насчитывает 103 человека. Пошивочные участки оснащены как отечественным, так и импортным оборудованием. Вся ткань, поступившая на производство, проверяется по качеству и ширине; рассчитывается по установленным техническим нормам. Нормы расхода сырья подтверждены опытными раскладами. В течение прошлого года фабрика работала ритмично. Было приобретено новое швейное оборудование. Объем выпуска товарной продукции в действующих оптовых ценах составляет 32970 тыс. руб. Поставлено продукции собственного производства в действующих оптовых ценах на сумму 32923 тыс. руб.

Главный корпус фабрики  двухэтажный, третий этаж полуподвальный, общая площадь главного корпуса 996 кв. метров. В этом корпусе на первом этаже расположены пошивочные участки -1, 2, а на втором этаже раскройно-подготовительный участок. В полуподвале - склад готовой продукции, склад фурнитуры. В подготовительном цехе установлен один промерочный станок   С-1 с автоматическим счетчиком длины, один трехметровый промерочный стол, стеллажи для хранения разбракованной и не разбракованной ткани. В раскройном цехе установлены: три настилочных стола и один стол для зарисовки раскладки лекал, две ленточные машины, три вертикальных ножа.

Бухгалтерский учет в ООО «Кораблинская швейная фабрика» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Данное предприятие имеет два расчетных счета. Первый расчетный счет в Сбербанке России города Кораблино, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Кораблинская швейная фабрика» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является  ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

В 2009 году среднесписочная численность промышленно-производственного персонала составила 103 человека (на 5 человек меньше по сравнению с 2008 годом). Объем продукции в действующих оптовых ценах предприятия составил 32970 тыс. руб. Фонд заработной платы всего персонала составил 7857,8 тыс. руб. Среднемесячная зарплата всего составила 6365,5 руб. За 2009 год количество рабочих-сдельщиков на пошивочных участках составило 71 человек, было принято 9 человек, уволено 19 человек. Текучесть рабочих кадров составила 2,8%.

На фабрике создана постоянно действующая комиссия по охране собственности предприятия. Комиссия рассматривает вопросы, связанные с охраной и хранением собственности среди материально-ответственных лиц. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о материальной ответственности.

Проанализировав бухгалтерский  баланс за 2007-2009 годы и отчет о прибылях и убытках за аналогичный период,  представим данные по основным показателям в виде таблицы.

 

Таблица 1 - Анализ основных экономических показателей

ООО «Кораблинская швейная фабрика»

 

Показатели	2007 год	2008 год	2009 год	Откл.  2009г. от 2007г.
1.Коэффициент текущей  ликвидности	0,9	1	1	0,1
2.Рентабельность собственного  капитала	0	0,003	-0,05	-0,05
3. Рентабельность продаж	0,004	0,009	-0,01	-0,014
4.Фондоотдача	65,78	30,64	31,06	-34,72

 

- Коэффициент текущей ликвидности = Оборотные активы/ Краткосрочные обязательства, (рекомендуемое значение: от 1 до 2);

-  Рентабельность собственного капитала = Чистая прибыль от всех видов деятельности / Среднюю стоимость собственного капитала, (рекомендуемое значение: должна обеспечиваться окупаемость вложенного капитала).

- Рентабельность продаж = Прибыль от продаж/ Выручка (нетто) от продаж, (рекомендуемое значение: положительная величина, тенденция к росту).

- Фондоотдача = Выручка (нетто) от продаж / Стоимость основных средств, (рекомендуемое значение: тенденция к увеличению показателя).

Так из данных таблицы 1 видно, что не в полной степени краткосрочные обязательства ООО «Кораблинская швейная фабрика» обеспечены оборотными активами. Коэффициент текущей ликвидности в 2009 г. Составил 1, что на 0,1 больше по сравнению с 2007 г. Рентабельность собственного капитала уменьшилась на 0,05 в 2009 г. по сравнению с 2007 г. Так в 2009 г. по сравнению с 2007 г. увеличилась на 0,213. Это говорит о том, что собственный капитал используется не эффективно.

Рентабельность продаж тоже проявляет тенденцию к снижению. В 2009 г. она составила -0,01, что на 0,014 меньше по сравнению с 2007 г. Фондоотдача в 2009 г. по сравнению с 2007 г. уменьшилась на 34,72. Это свидетельствует о том, что снизилась выручка на один рубль основных средств.

 

Рисунок 2. Динамика показателей, характеризующих эффективность финансово-хозяйственной деятельности  ООО «Кораблинская швейная фабрика» за период 2007-2009 гг.

В целом по данным 3-ех балансов и отчетов о прибылях и убытках ООО «Кораблинская швейная фабрика» работает не очень стабильно.

 

2.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, проводимые фабрикой, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Кораблинская швейная фабрика» подразделяются на три вида. К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии швейной фабрики, на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок и цель командировки. Служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании приказа, выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10). Сотрудникам швейной фабрики, командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО—2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы фабрики, Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем фабрики и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если на документах, прилагаемых  к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя фабрики, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

Ко второму виду относятся  документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при приобретении ТМЦ, услуг. К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет,  квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчёт у организации розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек- это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование и дату составления документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура содержит следующие реквизиты: порядковый номер  счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.