Аудит торговых организаций

 

Даже при использовании автоматизированной системы невозможно исключить проверку правильности оформления, полноты первичных  документов и отражения их содержания в записях журнала хозяйственных операций. Такая проверка - сплошная или выборочная - обязательно должна проводиться⁹.

В ходе оценки системы КОД ОАО «Промтовары» аудиторами было выявлено, что бухгалтерский учет на предприятии ведется с использованием программы автоматизации бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 7.7». «1С: Бухгалтерия» является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности. В системе «1С: Бухгалтерия» главные особенности ведения бухгалтерского учета задаются в конфигурации системы.

На предприятии установлена  лицензионная версия данной программы. Обслуживанием и настройкой данного  программного обеспечения на предприятии занимаются специалисты технического обеспечения. С помощью используемого программного обеспечения автоматизированы все участки учета предприятия, подготовка бухгалтерской отчетности,  налоговых деклараций. Для защиты информации от основных рисков программа обеспечена необходимыми паролями, антивирусными программами.

Основные первичные бухгалтерские  документы, учетные регистры предприятия  и бухгалтерская отчетность находятся и на бумажных носителях.

Нормативно – справочные данные системы программного обеспечения соответствуют нормативным актам проверяемого периода.

В целях оценки системы внутреннего  контроля ОАО «Промтовары» были проведены  следующие аудиторские процедуры:

- тестирование торговых операций и остатков по счетам в компьютерной базе данных;

- аналитические процедуры с целью выявления отклонений от обычно принятых параметров в компьютерной базе данных;

- тестирование базы данных проверяемого экономического субъекта;

- тестирование информационного, программного и технического обеспечения.

Для анализа состава учитываемых хозяйственных операций и их отражения в журнале бухгалтерских записей   аудиторами был использован файл – список журнала бухгалтерских записей, каждая запись которого отражает: счет (субсчет) дебетуемый, счет (субсчет) кредитуемый, сумму, дату, комментарий, документ - основание, хозяйственную операцию. На этапе знакомства с особенностями системы бухгалтерского учета экономического субъекта, имея журнал бухгалтерских записей (его электронную копию), аудиторы получили состав применяемых бухгалтерских записей с количественной и суммовой оценкой каждой используемой корреспонденции.

Проверка правильности расчетов итоговых оборотов, остатков и всевозможных бухгалтерских регистров не представила технических трудностей, поскольку вся необходимая информация содержалась в используемой базе данных бухгалтерии. После выполнения контрольных расчетов и сравнения полученных результатов с данными бухгалтерии была сформирована для анализа таблица рассогласований. Даже если полученные результаты не отличаются от данных бухгалтерии, аудитор не может быть уверен в правильности ведения бухгалтерского учета и в отсутствии нарушений.

Отметим, что весь журнал хозяйственных операций был проверен на корректность содержащихся в нем бухгалтерских записей (проводок). Для этих целей был использован специальный справочник допустимых бухгалтерских проводок. Этот справочник  включает в себя корреспонденции счетов, рекомендованные Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий. Список выявленных корреспонденций, не соответствующих имеющимся в справочнике, необходим для анализа и уточнения использования в бухгалтерии рабочего плана счетов. Эта проверка носит общий характер и не может гарантировать правильность бухгалтерских записей, даже если они соответствуют рекомендуемым. Поэтому особенно важен анализ учета конкретных хозяйственных операций, по всем участкам бухгалтерского учета.

В ходе проведения аудиторской проверки и анализа конкретных хозяйственных операций в ОАО «Промтовары»  были выявлены следующие нарушения:

1) Одной из типичных ошибок  является  неправильное отнесение процентов по кредиту и способ ее устранения.

 ОАО "Промтовары" в сентябре 2003 г. купило партию товара на сумму 2 400 000 руб. (в том числе НДС - 400 000 руб.). Для этого организация взяла кредит в банке под 15 процентов годовых в рублях (ставка Банка России - 16% годовых). Товары были проданы в октябре 2003 г. В сентябре 2003 г. ОАО "Промтовары" выплатило проценты по кредиту в размере:

2 400 000 руб. х 15% : 12 мес. = 30 000 руб.

Бухгалтер отнес эти проценты на стоимость товаров и не списал их в сентябре как расходы, уменьшающие  налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При этом он сделал следующие проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- 2 000 000 руб. (2 400 000 - 400 000) - получен товар от поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

- 400 000 руб. - учтен НДС по полученному  товару;

Дебет 51 Кредит 66 субсчет "Кредит банка"

- 2 400 000 руб. - получен кредит от  банка;

Дебет 60 Кредит 51

- 2 400 000 руб. - оплачен товар поставщику;

Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19

- 400 000 руб. - принят к вычету НДС  по оплаченному товару;

Дебет 41 Кредит 66 субсчет "Проценты по кредиту банка"

- 30 000 руб. - начислены проценты по  кредиту банка;

Дебет 66 субсчет "Проценты по кредиту банка" Кредит 51

- 30 000 руб. - перечислены проценты  банку.

В рассматриваемой ситуации бухгалтер  необоснованно увеличил стоимость  покупных товаров. Так, в соответствии с п.6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н, к фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся только начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит). А проценты по кредиту банка на основании п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (утв. Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н) относятся к операционным расходам, и их начисление должно быть отражено проводкой:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 66 субсчет "Проценты по кредиту  банка".

При этом проценты в сентябре 2003 г. в соответствии со ст.269 Налогового кодекса РФ должны быть отнесены к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В результате бухгалтер завысил  налогооблагаемую базу за 9 месяцев 2003 г. по налогу на прибыль и налогу на имущество на 30 000 руб.

2) Следующая ошибка в ведении  бухгалтерского учета заключается  в том, что в состав выручки включена реализация товара, не принадлежащего торговой организации. По условиям договора, в котором проверяемая торговая организация выступает покупателем, переход права собственности на товар происходит после окончательной оплаты товара. Организация оприходовала товар на балансовом счете 41 "Товары" до его оплаты и реализовала его.

   Согласно Закону Российской Федерации от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина РФ от 29.,7.98 г. N 34-н, организация должна приходовать на баланс имущество, принадлежащее ей на праве собственности. Поскольку товары реализованы, можно сделать вывод, что это какие-то другие товары, а не по имеющемуся договору, не предусматривающему возможность использования их до оплаты. В целях налогообложения прибыль по таким товарам должна быть показана по иному источнику появления (либо как полученные безвозмездно, либо как излишек, либо как заемные товары). А поскольку необходимые документы, подтверждающие появление этого товара (акт безвозмездного получения, акт инвентаризации, договор займа), у организации отсутствуют, к ней могут быть применены финансовые санкции, которые в этой ситуации оспорить достаточно трудно. К тому же необходимо отметить, что возможные издержки, связанные с товаром, не принадлежащим организации, неправомерно относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Рекомендуем учитывать товары, не принадлежащие организации, на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" и не реализовывать их до момента перехода права собственности на них.

3) Следующее нарушение ведения бухгалтерского учета заключается в  том, что имеются случаи оприходования поступившего по договорам поставки товара при отсутствии на него накладных (только на основании полученных счетов – фактур).

Обоснование. Согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п.7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.,7.98 г. N 34-н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Счета - фактуры не являются первичным учетным документом. Они являются элементом дополнительного контроля правильности и полноты расчетов с бюджетом по НДС и ни в коем случае не подменяют собой все существовавшие ранее  первичные учетные документы, оформляемые при совершении операций по договору купли - продажи (поставки). Наличие счета - фактуры не освобождает организацию от необходимости иметь накладные и другие первичные учетные документы, подтверждающие получение покупателем от поставщика товара. Рекомендуем восстановить отсутствующие первичные документы на товар, оприходованный без накладных.

4) Следующее нарушение ведения бухгалтерского учета заключается в  том, что транспортные расходы, оплаченные сторонним организациям, организация в полном размере относит за счет издержек обращения отчетного месяца.

 В конце месяца сумма издержек  обращения организации торговли, приходящаяся на реализованные  за текущий месяц товары, списывается в дебет счета 90 "Продажи". Сальдо счета 44 "Расходы на продажу" равно сумме издержек обращения, приходящейся на остаток не реализованных на конец отчетного периода товаров. При этом сумма издержек обращения (транспортные расходы и расходы по оплате процентов за банковский кредит), относящаяся к остатку товаров на конец месяца, исчисляется по среднему проценту издержек обращения за отчетный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца в порядке, изложенном в п.2.18 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных Комитетом Российской Федерации по торговле по согласованию с Минфином России 20.04.1995 N 1-550/32-2.

5) Следующее нарушение: при списании затрат на издержки обращения не всегда имеются первичные учетные документы, служащие основанием для списания. Так, в издержки обращения торговой организации списываются затраты на оплату информационных услуг, оказанных различными предприятиями, без обоснования использования этих услуг для производственных целей.

    Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 27.07.1998 N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Рекомендуем обосновать использование полученных в результате информационных услуг сведений в производственных целях, чтобы иметь основание включить затраты по их получению в состав себестоимости товаров. В справках организации по использованию информационных услуг каждого контрагента указать, какие специалисты, какого подразделения использовали полученную информацию при выполнении работ по какому договору, для какого заказчика и т.д.

Таким образом были перечислены  все ошибки и нарушения ведения  бухгалтерского учета в ОАО «Промтовары», выявленные в ходе аудиторской проверки.

 

 

3.2.Рекомендации по совершенствованию учета и контроля в ОАО «Промтовары»

     

       Одним из наиболее  важных методов совершенствования  учета и контроля хозяйственной  и финансовой деятельности ОАО  «Промтовары» является внедрение управленческого учета.

  К сожалению, зарегулированность бухгалтерского учета в России на современном этапе и ориентация его на налоговый учет, не позволяет проводить объективный и углубленный анализ текущей деятельности, эффективности используемых методик учета и контроля хозяйственной деятельности. Поэтому для крупных и растущих предприятий нужен дополнительный «механизм», который бы мог одновременно анализировать, помогал управлять, планировать и контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятий.