Аудит торговых организаций

 

Оценка деятельности персонала  по обработке первичной документации и формированию журнала бухгалтерских  записей является наиболее ответственной  и трудоемкой частью планирования и  проведения аудиторской проверки. Если аудитор дает высокую оценку организации, дисциплине, четкости работы персонала бухгалтерии по работе с документами и отражению их содержания при вводе учетной информации в АСБУ, т.е. определяет внутрисистемный риск как минимальный, он делает вывод, что все дальнейшие контрольные расчеты он может делать на основании данных ЖБЗ, так как он содержит информацию о всех хозяйственных операциях, включая формирование финансовых результатов, начисление и перечисление сумм налогов. После того как аудитор получает достаточные основания считать достоверной информацию ЖБЗ в части отражения всех хозяйственных операций, он приступает к проверке расчета финансовых результатов, начисляемых сумм налогов и правильности заполнения отчетных форм.

Если аудитор дает низкую оценку работе автоматизированной системе бухгалтерского учет (АСБУ) и системе внутреннего контроля (СВК), то процесс анализа содержания журнала бухгалтерских записей существенно усложняется, поскольку потребуется анализ первичных документов тем больших объемов, чем выше оценка рисков, обусловленных функционированием АСБУ и СВК.

 

 

2.3.Аудиторские доказательства и аудиторские процедуры

в условиях компьютерной обработки данных

 

 Собирая аудиторские доказательства об организации обработки учетных данных в среде компьютерной обработки данных (КОД), аудиторские организации  следуют требованиям, установленным Правилом (Стандартом) "Аудиторские доказательства".

 Источниками получения аудиторских  доказательств при проведении  аудиторских процедур являются  данные, подготовленные в системе КОД экономического субъекта в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета экономического субъекта⁶. Аудитор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации аудита, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы аудитора непосредственно в системе КОД экономического субъекта (без вывода данных на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора аудиторских доказательств, составляются аудитором самостоятельно.

Основными источниками аудиторских  доказательств являются следующие:

1.При проверке правильности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей:

• приказы (распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации;
• приказ о составе комиссии;
• ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
• акт инвентаризации ТМЦ (инвентаризационная опись);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ;
• Главная книга;
• баланс.

2.При проверке правильности оформления и отражения в учете

потерь от недостачи и порчи  товаров:

• товарные отчеты;
• журнал поступления товара;
• акт о порче, ломе, бое товаров;
• журналы - ордера N N 4, 5, 6, 8 и ведомости к данным журналам - ордерам или компьютерные распечатки по счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 10 "Сырье и материалы", 41-1 "Товары на складе", 41-2 "Товары в розничной торговле".

3.При проверке правильности исчисления и отражения в учете НДС

по операциям приобретения товаров  и продуктов, выбытия

покупных товаров и продукции  собственного производства:

накладные;

• товарно - транспортные накладные (при доставке товаров автомобильным транспортом);
• закупочные документы (при закупке продуктов у населения);
• счета на оплату ТМЦ;
• счета - фактуры;
• журналы - ордера N N 4, 5, 6, 7, 8, 9 и ведомости к указанным журналам - ордерам или распечатки по счетам: 10 "Сырье и материалы", 41-1 "Товары на складе", 41 "Товары", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 41-2 "Товары в розничной торговле", 44 "Издержки обращения", 42 "Торговая наценка";
• разработочные таблицы по расчетам с бюджетом по НДС.

Рабочие документы, формирующиеся  в процессе аудита в условиях КОД  и существенно отличающиеся от обычных  рабочих документов (например, документы, подготовленные на машинных носителях), хранятся в аудиторской организации обособленно в архиве аудиторских файлов на машинных носителях.

Аудиторская организация в соответствии с Правилом (Стандартом) аудиторской  деятельности "Документирование аудита" должна обеспечить сохранность аудиторских  файлов на машинных носителях, их оформление и сдачу в архив. Система идентификации рабочих документов в аудиторском файле на машинном носителе устанавливается аудиторской организацией. Целесообразно хранить аудиторские файлы по каждому экономическому субъекту аудиторской организации на отдельном машинном носителе.

 В условиях использования  экономическим субъектом системы  КОД повышается эффективность  и надежность такой аудиторской  процедуры, как проверка его  арифметических расчетов⁷.

Аудитору необходимо убедиться  в том, что:

а) регистры учета, формируемые системой КОД, соответствуют данным первичного учета; наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни;

б) отсутствуют несанкционированные  изменения программного обеспечения; изменения, вносимые в программное обеспечение экономическим субъектом в связи с изменением хозяйственного или налогового законодательства, должны быть документированы и, как правило, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

В условиях КОД аудит может проводиться  с использованием машинно - ориентированных  и (или) ручных процедур.

Машинно - ориентированные процедуры  должны включать:

а) программные средства, используемые аудитором для проверки содержания компьютерных файлов экономического субъекта;

б) контрольные примеры, используемые аудитором для тестирования алгоритмов КОД.

 При применении машинно - ориентированных процедур руководитель  аудиторской проверки или лицо, которому он это поручил, должен обеспечить контроль за работой, выполняемой персоналом, имеющим специальные знания и навыки в условиях работы КОД, и другим персоналом, занятым в аудите.

 Проведение аудитором машинно  - ориентированных процедур в  отношении копий компьютерных  файлов допускается при условии, что аудитор имеет достаточную уверенность в том, что они действительно полностью соответствуют оригиналам файлов экономического субъекта.

Большинство негативных явлений в  торговле связано с завышением цен  при продаже товаров и готовых  изделий непосредственно покупателям, созданием пересортиц на распределительных складах торговли, выпиской бестоварных документов, неполным оприходованием товаров, повторным использованием денежных чеков, подделкой документов и т. п. Часто совершенные недостачи и растраты скрывают путем приписок товаров и денежной наличности в инвентаризационные описи, заимствованием денежных средств, а иногда и товаров в других торгово-производственных единицах, необоснованным списанием товаров по расходным бестоварным документам, регулированием в учете остатков товаров на момент проведения инвентаризации и т. п. Поэтому методика проверки товарных операций имеет свои особенности. Она главным образом направлена на оценку состояния сохранности товарно-материальных ценностей, а параллельно с этим изучаются другие стороны деятельности предприятия (обоснованность и полнота оприходования торговых надбавок и наценок, объем продажи товаров населению и др.)⁸.

Проводя только проверку товарных операций в торговле, невозможно осуществить при большой сети магазинов, огромной массе товаров и значительном числе материально ответственных работников сплошную инвентаризацию материальных ценностей. В подобных условиях проведения аудиторских проверок и ревизий должен производиться отбор объектов, где в обязательном порядке организуются и проводятся инвентаризации товаров и других ценностей (тары, инвентаря, основных средств), а также проверяются сплошным способом все без исключения документы по движению товарно-материальных ценностей.

По данным учета движения товаров на счета 41 „Товары", а  также товарным отчетам следует проанализировать поступление товаров, товарные запасы и реализацию товаров. Там, где возникают растраты, обычно растут товарные запасы при снижении выручки. При этом бывает и так, что товарные запасы превышают установленные лимиты в несколько раз.

На счете 41 „Товары" могут оказаться остатки товаров и тары за лицами, которые давно уволены с работы.

Целесообразно изучить  материалы инвентаризации, особенно последние, и приложенные к товарным отчетам документы, предоставленные до инвентаризации и после ее проведения. Здесь могут быть обнаружены приходные и расходные документы, приложенные к товарным отчетам после инвентаризации, но относящиеся к доинвентаршационному периоду, либо выявлены бестоварные документы с целью сокрытия недостач или излишков товаров.

В обязательном порядке  изучаются данные количественно-суммового учета на складах, в кладовых и других местах хранения товаров, где такой учет ведется.

По данным аналитического учета могут быть выявлены злоупотребления, связанные с пересортицей товаров и образованием излишков на отдельные даты, что позволяет определить объекты и материально ответственных лиц, у которых в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация товаров и других ценностей, а затем изучены документы и бухгалтерские записи по поступлению и выбытию этих ценностей.

Затем приступают к проверке первичных документов, приложенных к товарным отчетам, используя методические приемы документального контроля. Обращается внимание на правильность составления товарных отчетов, соответствие сопроводительных документов поставщиков внутренним документам, на основании которых оприходованы товары, обоснованность документами списания товаров в расход, правильность указания корреспондирующих счетов, а также записей в журнале-ордере и ведомости по счету 41 „Товары". Таким образом, последовательно проверяют все товарные отчеты и произведенные записи в бухгалтерском учете за месяц и весь проверяемый период.

Обороты по поступлению  и выбытию товаров и остатки  их на конец месяца, приведенные в журнале-ордере по счету 41 „Товары" и в дебетовой ведомости к нему, сверяют с оборотами и остатками в Главной книге. Дополнительно к этому проверяют взаимосогласованность сумм в журналах-ордерах корреспондирующих по дебету и кредиту счета 41 „Товары".

А также аудиторы проверяют правильность составленных бухгалтерских проводок по учету поступления и выбытия товаров. При поступлении товаров на предприятие составляются следующие бухгалтерские проводки:

Д 41      К 60/1   –   приняты к учету полученные товары

Д  19/3  К 60/1 –  отражен  входной НДС

Д  41    К 19/3  –   входной НДС отнесен на увеличение первоначальной стоимости товара

Д  44     К 60/1 – учтена стоимость доставки товаров в составе расходов

Д  19/3  К 60/1 – отражен  входной НДС

Д  60     К  51  –  оплачена задолженность поставщикам

Д  68/2  К  19/3 –  входной НДС отнесен на расчеты  с бюджетом.

Сумма НДС не принимается  к вычету, а относится на увеличение первоначальной стоимости товаров в соответствии с п.2 ст.170 НК РФ, если товары передаются при операциях:

- не подлежащих налогообложению;

- местом реализации, которых  не признается территория РФ;

- которые не признаются  реализацией согласно п.2 ст. 146 НК  РФ.

При продаже товаров  за наличный расчет составляются следующие  бухгалтерские проводки:

Д  50     К 90/1 – выручка от продажи товара поступила в кассу

Д  90/3  К 68/2 – начислен НДС от продажи

Д  90/2  К 41/2 – списаны  по учетной цене проданные товары

Д  90/2  К  42 – сторнирована торговая наценка

При продаже  товаров  по безналичному расчету производятся следующие записи:

Д 62/1 К 90/1 – товары переданы покупателям по продажной стоимости

Д 90/2  К  41 – списана  себестоимость реализованных товаров

Д  90/3  К 68/2 – начислен НДС

Д  51   К  62,1 –  получена оплата от покупателей.

На складах предприятий торговли чаще всего создаются неучтенные излишки, предназначенные для хищения. Неучтенными излишками являются те, которые не находят официального отражения в бухгалтерском учете. Они могут быть выявлены при изучении данных аналитического учета и первичных документов, которыми оформлено движение товарно-материальных ценностей.

 

 

2.4. Автоматизация аудита  в условиях компьютерной обработки  данных

 

Компьютерный  аудит предполагает использование  компьютеров и современных информационных технологий для организации аудиторской деятельности. Основными работами в этой связи можно считать аудиторские проверки финансовой отчетности с подготовкой аудиторского заключения, а также оказание сопутствующих аудиту услуг.

Общие сведения о компонентах компьютерного  аудита, основных понятиях и подходах к его организации можно получить на основании двух правил (стандартов) аудиторской деятельности: «Проведение аудита с помощью компьютеров» и «Аудит в условиях компьютерной обработки данных». Эти два стандарта непосредственно связаны между собой, хотя первый имеет большее отношение к экономическому субъекту, а второй - непосредственно к аудиторам и аудиторским организациям.