Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками ОАО «Агроспецмонтаж»

Проверка состояния законности и целесообразности  включает расчеты с поставщиками и подрядчиками (счет 60). Кроме того, проверке подвергаются субсчета и аналитические счета по указанным синтетическим счетам.

При проверки расчетных операций аудитор должен учитывать  особенность организации, использующие рабочий план счетов.

Целесообразно сначала выявить наличие, соответствие данных бухгалтерского учета и отчетности остаткам той или иной задолженности, затем установить дату и характер ее возникновения. Законность и реальность, а также пути своевременного погашения задолженностей и укрепления расчетно-платежной дисциплины определяются посредством проведения фактического и документальных форм контроля.

Источником контрольных данных для проведения аудиторских проверок являются записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета в учетных регистрах и первичных документах, а также в Главной книге и отчете.

Поэтому аудитор должен установить:

• имеется ли в организации нормативная база данных, которой должен  пользоваться бухгалтер данного участка учета;
• перечень применяемых первичных документов, порядок их возникновения, система нумерации, заполнения всех реквизитов в первичных документах, наличие регистрационных журналов;
• наличие оборотных ведомостей, состояние аналитического учета и технологии обработки первичных документов по учету расчетных операций от приема до сдачи в архив;
• как организован и насколько эффективен внутрихозяйственный контроль расчетных операций;
• состояние системы бухгалтерского учета расчетных операций.

Проверку состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации, если они имеются к моменту проведения проверки. В процессе такой проверки необходимо установить, нет ли пропуска сроков исковой давности по расчетам с поставщиками и подрядчиками, реальность, причины и виновность лиц в пропуске сроков исковой давности; тождество расчетов с банками, вышестоящими органами, с бюджетом, внебюджетными фондами; правильность и обоснованность списания сомнительных долгов, если таковые имеются, а также числящихся на балансе сумм других задолженностей; достоверность предъявленных к дебиторам претензий, подтверждаются ли претензии договорными обязательствами, предъявлены ли иски на взыскание этих задолженностей в судебном порядке.

Аналитическое исследование материалов инвентаризации расчетов даст аудитору возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетных операций, где выявлены: отсутствие внутреннего контроля; расхождения; неувязки; сомнительность в законности или реальности операций.

1.3.2. Источники информации для аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

Главной целью проверки является установление соответствия совершенных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности

Согласно основной цели аудитору в первую очередь необходимо проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных сделок. Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров.

Первая группа - расчеты с поставщиками и подрядчиками по договорам приобретения любых товаров и имущественных прав. Основные формы договоров заключаемых в этой группе это договора: поставки; договор купли-продажи; энергосбережения; мены.

Вторая группа - расчеты с подрядчиками. Предметом договора этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров данной группы это договора: возмездного оказания услуг, договор подряда.

Такое деление на группы существует за счет специфики разных подходов при проведении аудита договоров внутри каждой группы. Основная разница состоит в используемых приемах сбора аудиторских доказательств и порядке построения аудиторской выборки.

В ходе аудита участка расчетов с поставщиками и подрядчиками обязательной проверке подлежат: поступление товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг); в том числе и неотфактурованные поставки и поставки, обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги; выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. Особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности с истекшим сроком исковой давности. Аудитор обязан выяснить причины возникновения такой задолженности и уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения.

Если среди контрагентов предприятия есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, необходимо выяснить, как велся учет курсовых разниц, и уточнить, производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались курсовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету до и после этой даты.

При применении в организации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере №6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета.

Данные аналитического и синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:

• с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• с поставщиками и подрядчиками по не оплаченным в срок расчетным документам;
• с поставщиками по неотфактурованным поставкам;
• по выданным авансам;
• с поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• с поставщиками и подрядчиками по просроченным оплатой векселям;
• с поставщиками по полученному коммерческому кредиту и др.

Основными источниками для проверки данного раздела учета являются:

• договоры на поставку товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);
• счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях - таможенные декларации);
• накладные на поступившие товарно-материальные ценности, акты выполненных работ;
• документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и др.);
• журналы регистрации счетов-фактур;
• книга покупок;
• регистры аналитического и синтетического учета.

Источниками информации для проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками являются: Положение об учетной политике, договоры на поставку товарно-материальных ценностей, договоры на оказание услуг, договоры на выполнение работ, накладные, журнал регистрации счетов-фактур поставщиков, журнал регистрации доверенностей на получение ТМЦ, счета-фактуры поставщиков, акты сверки расчетов, протоколы о зачете взаимных требований, акты инвентаризации расчетов, векселя, копии платежных документов, книга покупок, учетные регистры по счету 60, Главная книга, бухгалтерская отчетность.

Источником контрольных данных для проведения аудиторских проверок являются записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета в учетных регистрах и первичных документах, а также в Главной книге и отчете.

1.3.3. Этапы исполнения аудиторской проверки

Первый этап объясняется различными вариантами отражения в учете операций в зависимости от условий договора, разницей в принятии на учет затрат и налога на добавленную стоимость в зависимости от юридического статуса контрагента и его права заниматься определенными видами деятельности.

Схема 1. Основные этапы проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

Существует ряд правовых форм поступления на предприятие товарно-материальных ценностей, работ, услуг, среди которых можно выделить основные: договор комиссии. Этот договор обладает своими особенностями, преимуществами и недостатками, и поэтому роль правовой оценки заключаемого хозяйственного договора и особенно  анализ договора с точки зрения налогообложения в ходе аудита очень велика.

Второй этап целесообразно проводить посредством запроса к контрагенту о состоянии расчетов на определенную дату, прилагая к запросу выписку — расшифровку задолженности, числящейся на аудируемом предприятии.

При пренебрежении проведением инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, как правило происходит нарушение Методических указаний по инвентаризации расчетов и финансовых обязательств, в соответствии с которыми на предприятии ежегодно в сроки, установленные руководством организации, должна осуществляться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами. в принудительном порядке дебиторской задолженности.

Третий этап проверки - получение подтверждения от третьих лиц. Аудитор может запросить данные об остатках на счетах или данные о конкретных счетах-фактурах, если суммы в них значительны. Запросы-подтверждения или акты сверок (обычно используют именно их) могут быть оформлены на бланке предприятия. Предприятие, получившее запрос, проставляет сумму, которую оно подтверждает. Такой запрос отсылают поставщику в двух экземплярах, один из которых возвращается аудитору.

Результаты инвентаризации расчетов должны быть оформлены актом. В акте следует перечислить наименование проинвентаризованных счетов и указать суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что числится  задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справках указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. Анализ имеющихся на аудируемом предприятии материалов инвентаризаций расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на проверке тех расчетов, по которым установлены расхождения.

1.3.4. Классификация  нарушений, выявленных в ходе  аудиторской проверки расчетов  с поставщиками и подрядчиками

Нарушения, выявленные в ходе аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, т.е. неверное отражение и представление данных бухгалтерского учета из-за нарушения установленных правил его организации и ведения может быть двух видов: преднамеренное и непреднамеренное.

Преднамеренное нарушение является результатом преднамеренных действий (или бездействия) персонала проверяемого экономического субъекта. Они совершаются в корыстных целях для введения в заблуждение пользователей бухгалтерской отчетности. Вместе с тем аудитору следует учитывать, что вывод о преднамеренных действиях (или бездействии) персонала экономического субъекта, ведущих к появлению искажений в бухгалтерской отчетности, может быть сделан только уполномоченным на то органом.

Непреднамеренное нарушение является результатом непреднамеренных действий (или бездействия) персонала проверяемого экономического субъекта. Оно может быть следствием арифметических или логических ошибок в учетных записях, ошибок в расчетах, недосмотра в полноте учета, неправильного отражения в учете фактов хозяйственной деятельности, наличия и состояния имущества.

Как преднамеренное, так и непреднамеренное нарушение может быть у проверяемого экономического субъекта существенным (т.е. влияющим на достоверность его бухгалтерской отчетности в настолько сильной степени, что квалифицированный пользователь его бухгалтерской отчетности может сделать на основе такой отчетности ошибочные выводы или принять ошибочные решения) или несущественным.

Типичные ошибки, выявленные в ходе аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками:

• отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление;
• уничтожение подлинных документов;
• ненадлежащее ведение учета (недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т.д.);
• неправильное оформление и предъявление претензий по договорам;
• отражение на счетах бухгалтерского учета нереальной дебиторской и кредиторской задолженности;
• несоответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;
• неправильное или неправомерное отражение на счетах учета сумм НДС, выделенных в счетах поставщиков;
• некорректная  корреспонденция счетов бухгалтерского учета;
• неоприходование ТМЦ, полученных от поставщиков;
• подделка документов и составление фиктивных обязательств для обеспечения неверных кассовых выплат;
• несоответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;
• счетные ошибки при отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками (при измерении количества, веса, размеров и т.п);
• регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы;
• отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;
• отсутствие графика документооборота;
• ошибки при регистрации документа, несвоевременная регистрация документа в учетном регистре;
• нарушение срока хранения документации в архиве;
• уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;
• перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту;
• несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• необоснованное отражение налогового вычета по НДС (по неотфактурованным поставкам, по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями и т.д.);
• отсутствие корректировки по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете;
• счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;
• отражение суммовых  разниц на счетах учета прочих доходов  и расходов, а не на счетах учета запасов и затрат;
• списание безнадежного долга на счет прочих доходов и  расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность;
• неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет прочих  расходов;
• отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам, по неотфактурованным поставкам, по авансам выданным и т.п.;
• несвоевременное предъявление претензий поставщикам и др.