Аудит потоков денежных средств

Таблица 2.3 - Проверка тождественности записей

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке бухгалтера-кассира в банк. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков. При наличии, каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении. В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., используют при этом отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН-2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально-ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

 Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования оплаты коммунальных услуг, оплаты услуг связи, арендные платежи и т.д. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

 При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба. Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять соответствующую ведомость (табл.2.4). В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

Таблица 2.4. – Ведомость проверки полноты оприходования денежных средств в кассу с расчетного счета в МУП «Темниковэлектротеплосеть»

Путем выборочной проверки полноты оприходования денежных средств в кассу МУП «Темниковэлектротеплосеть» за июль месяц 2013 года, мы убедились в том, что денежные средства оприходованы в полном объеме.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Выдача наличных денег из кассы субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам.

Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером субъекта хозяйствования или лицами, уполномоченными руководителем. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная запись руководителя субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, их подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» в ходе выборочной проверки расходных кассовых ордеров, мы убедились, что не все они завизированы подписью руководителя организации.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Выдача денег может производиться по удостоверению, выданному субъектом хозяйствования, при наличии на нем фотографии, личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица субъекта хозяйствования, выдавшего удостоверение.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием получаемой суммы прописью. При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после Ф.И.О получателя денег бухгалтерией указывается Ф.И.О лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» мы установили правильность выплаты денег по платежным ведомостям. При проверке  установили, что все лица, указанные в ведомости являются работниками данного предприятия. Такой факт,  установили путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей рабочего времени, с приказом о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы. Затем были проверены итоги в платежных ведомостях, т.к нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму присвоения. При этой проверке обращено внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам, а в последующем проверили их реальность. В результате этой проверки никаких нарушений выявлено не было.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Так, например, 24.09.2013 по расходному кассовому ордеру № 223, была произведена выплата заработной платы, основанием при этом была платежная ведомость № 10 от 24.09.2013. В ходе проверки, мы убедились в том, что суммы в расходном кассовом ордере и в платежной ведомости являются тождественными (1250000-00 руб.).

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям необходимо установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

Затем целесообразно проверить своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств. Это можно проверить путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» мы проверили полноту и наличие выписок банка, сверили конечные остатки с начальными остатками, и убедились в тождественности сумм в них.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН-2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

Нами было установлено соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах (карточка счета, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и т.д.). Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списания похищенных сумм. В итоге проведенной проверки было выявлено, что МУП «Темниковэлектротеплосеть» осуществляет ведение операций по кассе, соблюдая действующие положения и правила ведения бухгалтерского учета.

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании денег из кассы связано с выдачей денежных сумм работникам в подотчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных расходов и расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок ведения кассовых операций регламентирует, что лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если при проверке будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

В ходе проведенной проверки в МУП «Темниковэлектротеплосеть» было установлено, что не все суммы, выданные подотчет числятся за подотчетными лицами в течение трех дней после истечения срока, на который они были выданы. В этом случае бухгалтеру рекомендуется включить непогашенную сумму в налогооблагаемый доход подотчетного лица.