Аудит денежных средств

 

Неправильное отражение  причитающихся процентов может  привести не только к искажению финансового  результата за отчетный период, но и  к налоговым санкциям.

Наиболее типичными ошибками действующих правил ведения операций с денежными средствами являются:

1) неполное отражение  в учете операций по расчетному  счету;

2) присвоение наличных  денег полученных в банке;

3) неправильный подсчет  итогов в учетных регистрах;

4) перевод кредиторской  задолженности подотчетным лицам  с расчетного счета через отделения  связи;

5) отсутствует справка  или не установлен лимит остатка  денежных средств;

6) отсутствует акт ревизии  в случае смены кассира.

При ведении кассовых и  банковских операций в ходе проверок выявляется значительное количество различных  нарушений.

К типовым нарушениям в  ведении кассовых операций можно  отнести:

• неоприходование или не полное оприходование наличных денег (валюты), полученных в банке по чекам или принятых по приходным ордерам от юридических и физических лиц, а также полученных от юридических лиц по доверенностям;
• излишнее списание денег по кассе (кассовой книге) путем занижения итоговых оборотов по приходу кассовой книги или, наоборот, завышения оборотов по расходу, а также в результате обнаруженных ошибок в счетах (других аналогичных документах), повторное списание сумм по одним и тем же документам;
• нарушения действующего порядка расчета наличными денежными средствами, в том числе: превышение установленного лимита расчета наличными с юридическими лицами и предпринимателями;
• отсутствие в документах необходимых подписей должностных лиц;
• несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;
• отсутствие документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах записей хозяйственных операций;
• списание денег по кассе без оснований или по подложным (фиктивным) документам;
• ошибки в написании сумм получателями денег в расходных ордерах;
• несовпадение дат или сумм приходных или расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;
• прямое хищение денежных средств (встречается крайне редко).

К типовым нарушениям в  ведении банковских операций можно  отнести:

• отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операции;
• наличие документов, оформленных не надлежащим образом (ксерокопии документов, отсутствие на документе банковских отметок);
• отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения хозяйственных операций;
• полнота зачисления наличных денег, сданных в банк на расчетный (валютный) счет;
• несоответствие данных в платежных поручениях, хранящихся в делах проверяемой организации, с фактическим перечислением денежных средств.

Это можно установить только путем проведения встречной проверки в организациях, куда перечислялись  денежные средства и за которыми длительное время числится невостребованная дебиторская  задолженность и отсутствуют акты взаимной сверки.

Приведенные ошибки и нарушения  в ведении операций с денежными  средствами приводят в конечном итоге  к искажениям финансовых показателей  в деятельности организации, что  нередко вызывает финансовые злоупотребления  должностных лиц и прямое хищение  материальных ценностей и денежных средств.

В организации должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с  банком, в котором организация  обслуживается. Для определения  лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит  от многих факторов: от вида хозяйственной  деятельности субъекта, от размера  ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней.

Данный документ устанавливает  максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе  организации на конец рабочего дня.

Данный документ, не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые  организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило  это следующие виды затрат: командировочные  расходы, закупка ГСМ, хозяйственные  нужды.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки  вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а  средства для выдачи под отчет  организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется  в банк.

Однако, на практике, нередко  у организации случается ситуация, когда на конец дня в кассе  образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Что  делать в такой ситуации, ведь Порядок  ведения кассовых операций запрещает  организациям использовать наличную выручку  без согласования с банком? Здесь  следует заметить, что на сегодняшний  день ни Налоговый Кодекс, ни Кодекс об административных нарушениях не предусматривает  для организаций за нарушение  этого требования Порядка никакой  ответственности. А вот штраф  за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций»  КоАП:

Поэтому, чтобы не попасть  под штрафные санкции по этому  основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка  о целевом использовании денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам  на определенные цели.

Поступив таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

 

 

2. Аудит денежных  средств на примере предприятия  ЗАО«Загорское»

 

2.1 Краткая экономическая  характеристика предприятия

 

Место нахождения предприятия.

Хозяйство расположено в  северо-западной части Оренбургской области, во второй природно-сельскохозяйственной зоне в 116 км от областного центра г.Оренбурга и в 40 км от районного центра с.Александровка.

Центральная усадьба хозяйства  п.Загорский связана с областным центром автодорогой с твердым покрытием, районным центром  -  грунтовая дорога.

Общая площадь землепользования хозяйства составляет 5889 га, из них 5776 га сельхозугодий, в том числе 4449 га пашни.

На основание показателей можно сделать вывод, что при стечении благоприятных условий по агроклиматическим факторам в хозяйстве могут быть получены урожаи зерновых 22-34 ц/га, кукурузы в зеленой массе 227-240 ц/га (урожай приводятся по осадкам и БГТП).

Территория хозяйства  расположена на пологом северо-восточном  склоне водораздела реки Ток и  Салмыш, расчлененного оврагами на ряд водоразделов второго порядка

Склоны северных экспозиций пологие, протяженностью от 1 до 3 км.

Склоны южных экспозиций имеют мелкоувалистый микрорельеф за счет рассеченности промоинами и оврагами. Овраги многочисленные, глубокие (5-10м), ширина по верху до 100м, берега обрывистые, частично задернованы.

Основными водными источниками  являются родники и ручьи, питающиеся за счет грунтовых вод, имеющих выход  на дне глубоких оврагов. Вода из них  используется для хозяйственных  нужд.

Население пользуется водой  шахтных колодцев. В целом территория совхоза водными источниками  обеспечена удовлетворительно.

Наиболее распространенными  почвами являются черноземы обыкновенные карбонатные, различной степени  смытости и с выходами коренных пород. Мощность гумусового горизонта составляет 30-40 см, содержание гумуса от 4% до 6%, на смытых участках до 20 см с содержанием гумуса 2-4%.

В хозяйстве имеется 1984 га пашни, подверженной водной эрозии, из них 79 га сильно, 299 га средне, 1606 га слабой степени и 469 га потенциально опасных к ветровой эрозии.

Оценка сельскохозяйственных угодий хозяйства равна 54 баллам, в  районе 49 баллам, пашни соответственно 67 и 64 баллам.

Экономическая деятельность предприятия.

Согласно Уставу предприятия, ЗАО «Загорское» имеет право осуществлять в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

-перевозка населения  по заказам согласно заключённых договоров с организациями и учреждениями, перевозка по разовым заказам;

-перевозка грузов для  предприятий, организаций и граждан  по заказам;

-организация производства  продукции производственно-технического  назначения;

-осуществление и организация  технического обслуживания и  ремонта подвижного состава предприятия,  других организаций, а также  частных владельцев;

-заправка ГСМ, как собственных  автомобилей, так и подвижного  состава других владельцев;

-оказание услуг сторонним  организациям и физическим лицам,  в том числе сопровождение  негабаритных грузов;

-организация общественного  питания для работников предприятия  и прочих лиц;

-услуги складского хозяйства.

Отдельные виды деятельности, перечень которых определяется федеральным  законом, предприятие может осуществлять только на основании лицензии.

Ежедневная бесперебойная  работа ЗАО «Загорское» обеспечивается функционированием ряда служб и отделов, входящих в его состав. Все они представлены в организационной структуре управления предприятием:

Организационная структура управления ЗАО «Загорское»

 

 

 

 

 

Во главе ЗАО «Загорское» стоит директор Ф.С. Майланов, осуществляющий текущее руководство его деятельностью. Он отвечает за выполнение всех плановых показателей и совместно с главным бухгалтером несет ответственность за соблюдение финансовой дисциплины. Директор координирует совместную работу всех подразделений.

Главный бухгалтер Ш.Ш. Даутов осуществляет свою работу согласно должностной инструкции (приложение Г), и осуществляет контроль над деятельностью бухгалтеров.

В подчинении зав.складом М.Ж. Аюповой находятся весовщик и рабочие, которые должны выполнять все порученные задания точно и в срок.

Отдел МТМ главного инженера С.А. Кузнецова обеспечивает содержание, профилактику и ремонт всех видов  оборудования, находящегося на предприятии, в том числе теплового и  энергетического. В его подчинении находится механик, который совместно с ним выполняет всю порученную работу; слесарь, который следит за исправностью всего обуродования предприятия; водители, которые согласно своей должностной инструкции перед выездом из гаража обязаны проверить техническое состояние автомобиля и только после того, как будет получен путевой лист совершать работу, указанную в путевом листке.

Кадровая служба в лице Г.П. Бескровайновой отвечает за укомплектование квалифицированными кадрами всех подразделений предприятия, их учебу и переподготовку.

Отдел по охране труда (С.А. Кузнецов) должен обеспечить:

• разработку и выполнение мероприятий по охране труда;
• проведение предварительных, при поступлении на работу и периодических, медицинских осмотров в соответствии с действующим нормативным правовым актом (п. 23 Приложения 1 к настоящим Правилам );
• проведение сертификации рабочих мест и производственных объектов по охране труда;
• разработку, утверждение и переутверждение  инструкций по охране труда, а также обеспечение ими всех работников;
• обучение, проведение своевременных инструктажей и проверку знаний работниками норм и инструкций по охране труда;

Так структура управления ЗАО «Загорское» относится к линейно– функциональному типу. Как видно, она представляет из себя вариант, при котором управление предприятием осуществляется параллельно линейным аппаратом и функциональными службами. Линейно – функциональные структуры наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. При такой организации управления производством предприятие может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходят равномерно. Но так как в реальных условиях этого нет, возникает неадекватность реакции системы управления на требования внешней среды. Положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур.

Финансовые результаты деятельности ЗАО «Загорское» (тыс. руб.)