Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Мегаарм»

Другая ситуация, когда документов поставщика будет  недостаточно и организации может понадобиться акт о приемке (ф. №ТОРГ-1), - приемка товара, имеющего отклонения по количеству, качеству и массе, заявленных в документах поставщика. В акте о приемке указываются в соответствии с документами поставщика фактическое наличие товара и его количество, а также отклонения по количеству, массе и стоимости. Отразив в этом акте все сведения о выявленных недостатках, покупатель может документально обосновать свои претензии поставщику. Сделать это можно на основании как акта о приемке по форме №ТОРГ-1, так и специально предусмотренных для данного случая унифицированных форм. К ним относятся акты по формам №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3. Они применяются для отражения расхождений по количеству и качеству принимаемых отечественных и импортных товаров.

Как видим, во многих ситуациях акт о приемке товаров (ф. №ТОРГ-1), который в списке первичной документации торговли стоит первым, можно заменить. Поэтому на практике он не так широко применяется. Но исключать этот акт из документооборота торговой организации все же не стоит - данная форма универсальна и может использоваться для приемки товаров как в штатных, так и во внештатных ситуациях.

Продажа товара. Для оформления этой операции чаще всего используется товарная накладная (ф. №ТОРГ-12). Она подтверждает реализацию товаров и является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).

Товарная накладная  заполняется продавцом в соответствии с условиями поставки. Для него данный документ служит подтверждением выполнения условий договора, а именно отгрузки товара.

Наряду с  товарной накладной предприятие  торговли, выступающее в роли продавца и грузоотправителя, выписывает товарно-транспортные накладные (ф. №1-Т⁵). Этот документ заполняется тремя лицами: грузоотправителем, грузоперевозчиком и грузополучателем. Товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждает не только отгрузку, но и перевозку товара, иными словами, она является еще и сопроводительным перевозочным документом.

Какому документу  отдать предпочтение при оформлении продажи товаров: товарной накладной  или товарно-транспортной накладной? Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Так, при реализации товара покупателю со склада поставщика оформляется товарная накладная, а если в процессе отгрузки «замешан» перевозчик - ТТН.

Казалось бы, такое достаточно четкое разделение сферы применения накладных позволяет  избежать необходимости одновременного их составления, но не все так просто. Иногда проверяющим мало одного документа, подтверждающего продажу товара, и они требуют другой.

В принципе, товарная накладная и ТТН - документы не взаимоисключающие, а дополняющие  друг друга. Так, в товарной накладной  есть место для отражения номера транспортной накладной. При этом ТТН содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной, например, в ТТН не выделен отдельной строкой НДС. Таким образом, требования налоговиков небеспочвенны, но это не говорит о том, что они правомерны. Судебные инстанции не идут на поводу у ревизоров, требующих с покупателя товаров помимо товарной накладной ТТН и, наоборот, отказывающих в вычете НДС с полученного по ТТН товара из-за отсутствия товарной накладной.

В Постановлении  ФАС СЗО от 12.10.2007 N А56-6689/2007 сказано, что отсутствие товарных накладных не является основанием для отказа в вычете НДС. ТТН, предназначенные для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозку, признаются документами, подтверждающими факт отгрузки и получения товаров, а также служат основанием для их оприходования.

В Постановлении  ФАС СЗО от 15.03.2007 N А56-53734/2005 рассмотрена  обратная ситуация. Торговая организация  совершает операции по купле-продаже  товаров, но не осуществляет их перевозку. Для нее первичными документами являются не ТТН, а товарные накладные, на основании которых организация оприходует товары и заявляет НДС к возмещению. Аналогичные выводы сделаны в Постановлении ФАС СЗО от 29.10.2007 N А56-19986/2006.

Судебных решений  по данному вопросу не так много, но они свидетельствуют о том, что у налогоплательщика есть шансы доказать ревизорам нецелесообразность одновременного заполнения товарной накладной и ТТН. Поэтому говорить о том, что продавец, составивший только один документ, подведет этим покупателя, по нашему мнению, преждевременно.

В последнее  время получила развитие дистанционная  торговля. Каким документом следует  оформлять продажу товаров дистанционным  способом? В одноименных Правилах⁶ говорится о том, что договор между продавцом и покупателем считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара, или с момента получения продавцом сообщения о намерении покупателя приобрести товар. Перечень документов открыт, что позволяет воспользоваться бланком заказа, утвержденным Госкомстатом (ф. №ТОРГ-26). Данный документ применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой (или без доставки) по указанному адресу на конкретные дату и время. Он составляется в двух экземплярах: один остается в организации для исполнения заказа, другой с отметкой об оплате передается покупателю.

В то же время  при оплате товаров покупателем  в безналичной форме или продаже  товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара.

Мы рассмотрели, конечно же, не все формы по учету  торговых операций - на практике их больше. Но стоит ли усложнять документооборот тогда, когда можно обойтись минимумом документов? С учетом специфики деятельности организация может доработать рекомендуемые типовые формы документов, например добавить дополнительные реквизиты. Это допускается Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации⁷. Однако упрощать формы, утвержденные Госкомстатом, удаляя из них ненужные реквизиты, не допускается. В этом случае организация может разработать собственные формы с указанием в них минимума обязательных реквизитов, закрепив их применение в приложении к учетной политике.

Самая распространенная форма учета в большинстве  коммерческих организаций - журнально-ордерная форма счетоводства. Она применяется  не один десяток лет, и на ее основе разработаны различные прикладные бухгалтерские программы, в которых учетные регистры формируются в электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге.

Состав бухгалтерских  регистров организация определяет самостоятельно в учетной политике, которая является руководящим документом в целях применения норм бухгалтерского законодательства. Как правило, используемая в организации технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных учета и отчетности. В то же время система регистров может применяться как фундамент для организации налогового и управленческого учета.

Предприятия торговли, уплачивающие налоги в рамках традиционной системы налогообложения, рассчитываются с бюджетом по налогу на прибыль. Для  исчисления данного налога организация обязана вести налоговый учет, об этом говорит Минфин в Письме от 01.08.2007 №03-03-06/1/531. Формы аналитических регистров к налоговому учету организация может разработать самостоятельно или воспользоваться рекомендациями ФНС России по составлению налоговых регистров. Есть еще один вариант - расчет «прибыльного» налога на основе данных аналитического учета, полученных исходя из обобщения информации по правилам ведения бухгалтерского учета. Почему на основе данных аналитического учета? Потому что документы аналитического учета могут содержать все необходимые сведения для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль и составления налоговой отчетности (декларации) в разрезе каждой хозяйственной операции. Мысль чиновников не совсем ясна, но все же понятна. Налогоплательщику нужно подтвердить расчет налога по каждой операции. Учетные данные для этих целей вполне подходят, единственное - правила налогообложения могут отличаться от порядка бухгалтерского учета. Тогда учетные данные можно откорректировать отдельными аналитическими справками, что не противоречит налоговому законодательству.

Для розничных  продавцов, уплачивающих ЕНВД, «первична» гл. 26.3 НК РФ, которая не требует осуществления налогового учета, поэтому таким организациям достаточно систематизировать информацию в бухгалтерском учете, от ведения которого они не освобождены. Продавцы, применяющие «упрощенку», для расчета единого налога ведут налоговый учет в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Выбрав «первичку» и учетные регистры, можно переходить к следующему элементу - графику документооборота.

график документооборота составляется с целью – упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или  таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение «первички» как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и  обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются «подведомственные» сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без «штрафного» распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

Действующее законодательство обязывает организации не только оформлять каждую хозяйственную  операцию, но и обеспечить сохранность  соответствующих документов. Сроки  устанавливаются по правилам организации  архивного дела, но они не могут  быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение квартальных бухгалтерских отчетов, утвержденного плана счетов, учетных регистров, оборотных ведомостей и первичных документов по учету операций с основными средствами, расчетов с подотчетными лицами и контрагентами, кассовых и банковских документов. Этот срок установлен в Перечне типовых управленческих документов⁸, составляемых и обрабатываемых при осуществлении предпринимательской деятельности. Из Перечня можно узнать точные сроки хранения других используемых организацией документов.

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше, чем срок хранения бухгалтерской «первички», и составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе нет необходимости, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив организации, а также порядок их хранения.

О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение «первички», можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому предприятиям торговли нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и финансовой отчетности.

2. Взаимодействие систем бухгалтерского и налогового учета: российская практика

Рыночные преобразования в России активизировали работу по совершенствованию системы налогообложения. Одновременно в стране идет процесс реформирования бухгалтерского учета, обусловленный необходимостью его гармонизации с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО). В результате этих изменений положения налогового законодательства и бухгалтерского учета часто не совпадают. Основываясь на стандартах, система бухгалтерского учета не может менять методы и принципы формирования информации, подчиняя их постоянно изменяющемуся налоговому законодательству. Особо острая проблема на сегодняшний день стоит в определении и принятии к учету доходов и расходов в целях исчисления бухгалтерской и налогооблагаемой прибыли.