Функциональное моделирование бизнес-процесса «Учет сотрудников коммерческой организации

2.2  Методологии обследования организаций. Стандарт IDEF0.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, так как ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса – совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

 – теоретическая база;

– описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

– рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик17.

Одним из средств описания и анализа бизнес-процессов является методология функционального моделирования IDEF0. В пользу применения методологии IDEF0 для описания процессов говорит тот факт, что данная методология является стандартом для функционального моделирования в ряде стран. IDEF0 модель представляет информацию о процессе в структурированном, компактном формате. Это позволяет осуществлять эффективную обработку описаний процессов с помощью информационных систем.

Методология IDEF0 предоставляет аналитику прекрасные возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация позволяет отражать в модели процесса обратные связи различного типа: по информации, по управлению, движение материальных ресурсов. Продуманные механизмы декомпозиции модели процесса в IDEF0 существенно упрощают работу аналитика. Следует отметить, что модели в нотации IDEF0 предназначены для описания бизнеса на верхнем уровне. Их основное преимущество, на наш взгляд, состоит в возможности описывать управление процессами организации18.

Методология IDEF0 имеет ряд преимуществ, среди которых:

• методология является стандартом для функционального моделирования в ряде стран (включая США и Россию), что позволяет использовать ее в качестве единого языка для обмена информацией между организациями, аудиторами, экспертами методологии;
• простая и наглядная графическая интерпретация деятельности организации, обеспечивающая прозрачность информационных потоков;
• процессное описание бизнеса, включающее надежное определение точек контроля и критических точек в процессе, а также создает основу для построения системы учета, связывая затраты с действиями;
• поддержка программными продуктами, которые на стадии управления процессами интегрируют разработанные модели в корпоративную информационную систему.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы, а под субъектом – сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. IDEF0 сочетает в себе небольшую по объему графическую нотацию (она содержит только два обозначения: блоки и стрелки)  со строгими и четко определенными рекомендациями, предназначенными для построения качественной и понятной модели системы. 

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель19.

Построение модели IDEF0:

1. Ни одна модель не должна строиться без ясного осознания цели объекта моделирования. Выбранное определение цели должно отвечать на несколько вопросов: почему моделируются данный процесс? Что выявит данная модель? Как эту модель можно будет применить?;
2. Определение точки зрения. Точку зрения можно представить как взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте. Точка зрения должна соответствовать цели моделирования. Четкое определение точки зрения необходимо для обеспечения внутренней целостности модели и предотвращения постоянного изменения ее структуры;
3. Прояснение границ моделирования (широта охвата предметной области и глубина детализации). Ширина охвата обозначает внешние границы моделируемой системы. Глубина детализации определяет степень подробности, с которой нужно проводить декомпозицию функциональных блоков. Наименование контекстного блока обобщает определение границ моделирования. Существенные затраты на разработку контекстной диаграммы вполне оправданы, поскольку она является «точкой отсчета» для остальных диаграмм модели, и вносимые в нее изменения каскадом отражаются на все лежащие ниже уровни. Когда границы понятны, также становится ясным, какие объекты системы по тем или иным причинам не вошли в модель;
4. Правильный подбор имени для контекстного блока. Правила подбора имени для контекстного блока в целом не отличаются от общих правил именования функциональных блоков, поэтому для них обычно подбирают обобщающие названия;
5. Стрелки IDEF0 диаграмм обычно проще проектировать в следующем порядке: выход, вход, механизм исполнения, управление. Каждый функциональный блок обозначает отдельную функцию, а эта функция часто имеет четко описываемые результаты работы. Наличие неясностей при анализе выходов того или иного функционального блока – возможный сигнал необходимости проведения реинжиниринга рассматриваемого бизнес-процесса;
6. Все функциональные блоки IDEF0 номеруются. В подавляющем большинстве моделей используется префикс А. Номер блока проставляется за префиксом. Контекстный блок всегда имеет номер А0. Префикс повторяется для каждого блока модели. Номера используются для каждого отражения уровня декомпозиции, на котором находится блок. Блок А0 декомпозируется в блоки А1, А2, А3 и так далее; блок А1 – в А11, А12, А13 и так далее; блок А11 – А111, А112 и так далее. Для каждого уровня декомпозиции в конце номера добавляется одна цифра;
7. На концах граничных стрелок (начинающихся или заканчивающихся за пределами диаграммы) детских диаграмм помещаются коды ICOM, чтобы показать, где находится стрелка на родительской диаграмме. Они нужны для проверки целостности модели и могут быть полезны, когда порядок расположения стрелок на детской диаграмме отличается от порядка их размещения на родительской диаграмме20.

Модель IDEF0 начинается с представления системы как единого целого – прямоугольника с взаимодействиями, простирающимися за пределы системы. Поскольку этот прямоугольник обозначает систему или предметную область в целом, его описательное имя носит общий характер.  То же относится и стрелкам-взаимодействиям, поскольку они также обозначают полный набор взаимодействий системы с внешним миром. Диаграмма с одним прямоугольником называется "контекстной диаграммой"; в ее пояснительном тексте определяются точка зрения и цель создания модели.

Детализация прямоугольника производится путем построения диаграммы-потомка, состоящей не менее чем из трех, но не более чем из шести прямоугольников. Верхний предел (шесть) заставляет использовать иерархии при описании сложных предметов. Нижний предел (три) гарантирует, что на диаграмме достаточно деталей, чтобы оправдать проведение декомпозиции (детализации) 21.

Каждая диаграмма модели показывается вместе с ее отношением к другим диаграммам путем нанесения связывающих их стрелок. При разложении функции на подфункции взаимодействия между подфункциями показываются связывающими их стрелками. Название каждой подфункции и ее поименованные взаимодействия составляют ограниченный контекст этой подфункции. Содержание любой подфункции ограничено только элементами, находящимися в пределах ее функции-предка. Подфункции дискретны и не перекрываются одна другой. Кроме того, набор подфункций должен включать в себя все элементы функции-предка.

Для отображения категории и информации, которые присутствуют на IDEF0 диаграммах существует аббревиатура ICOM, отображающая 4 возможных типа стрелок (см. рис. 9):

1. INPUT (I) вход

Это нечто, что потребляется в ходе выполнения процесса. Стрелки всегда направлены в  левую сторону блока. Наличие входных стрелок необязательно, так как возможно, что некоторые блоки ничего не преобразуют и не потребляют. При описании технологических процессов (для этого и был придуман IDEF0) не возникает проблем определения входов. При моделировании информационной системы, когда стрелками являются не физические объекты, а данные, не все так очевидно. Очень часто сложно определять, являются ли данные входом или управлением. В этом случае подсказкой может служить то, перерабатываются (изменяются) ли данные в работе или нет. Если изменяются, то, скорее всего, это вход, если нет – управление.

2. CONTROL (C) управление

Управление – дуги, представляющие ограничение и инструкции, влияющие на ход выполнения процесса. Дуги входят в  функциональный блок сверху. Они показывают как и когда выполняется функциональный блок и какой выход получается его выполнения. Так как управление контролирует поведение функционального блока для обеспечения создания желаемого выхода, то каждый функциональный блок должен иметь как минимум одну стрелку управления. Управление часто существует в виде правил, инструкций, законов, политики, набора необходимых процедур или стандартов. Влияя на работу блока, оно само остается неизменным. Управление можно рассматривать как специфический вид входа. В случаях, когда неясно, относить ли стрелку к входу или к управлению, предпочтительно относить ее к управлению до момента, пока неясность не будет разрешена.

3. OUTPUT (O) выход

Выход – это продукция или информация, являющаяся результатом выполнения процесса. Каждый блок как минимум одну стрелку выхода. Действие, которое не имеет никакого четко определяемого выхода, желательно не моделировать вообще.

4. MECHANISM (M) исполняющий механизм

Механизмы являются ресурсом, который непосредственно исполняет моделируемое действие. С помощью механизмов исполнения могут моделироваться: ключевой персонал, техника и/или оборудование. Они используется для выполнения процесса, но не потребляется само по себе. Эти стрелки могут отсутствовать, если они не являются необходимыми для достижения поставленной цели моделирования22.

Цель модели: получение ответов на некоторую совокупность вопросов. Эти вопросы неявно присутствуют в процессе анализа и, следовательно, они руководят созданием модели и направляют его. Это означает, что сама модель должна будет дать ответы на эти вопросы с заданной точностью. Если модель отвечает не на все вопросы или ее ответы неточны, то модель не достигла своей цели23.

2.3  Программное обеспечение IDEF0 - моделирования - AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin)

BPwin – инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы.

Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса24.

BPwin поддерживает три таких методологии: IDEF0, DFD и IDEF3, позволяющие анализировать ваш бизнес с трех ключевых точек зрения:

• С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой, а также показывается информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой.
• С точки зрения потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF3, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы. В тоже время диаграммы DFD оставляют без внимания взаимодействие между бизнес-функциями.
• С точки зрения последовательности выполняемых работ. И еще более точную картину можно получить, дополнив модель диаграммами IDEF3. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса25.

Таким образом, BPwin объединяет три ключевых подхода к моделированию бизнес-процессов, что вполне удовлетворяет потребности как системных аналитиков, так и специалистов-технологов.

BPwin позволяет:

• обеспечить эффективность операций, рассматривая текущие бизнес-операции через мощные инструменты моделирования;
• совершенствовать бизнес-процессы, формулируя и определяя альтернативные реакции на воздействия рынка;
• быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения. Неэффективные, неэкономичные или избыточные операции могут быть легко выявлены и, следовательно, улучшены, изменены или вовсе исключены – в соответствии с целями компании.

BPwin автоматизирует решение многих  вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель. Динамическая "подсветка" объектов служит подсказкой при построении модели и предостерегает от повторения распространенных ошибок в моделировании. Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую вашим потребностям информацию26.

Модели бизнес-процессов в масштабах всего предприятия могут оказаться очень сложными. BPwin предоставляет возможности, призванные облегчить инкрементальную разработку моделей и разграничение процессов. Средства объединения дают возможность нескольким проектным группам проводить анализ различных фрагментов деятельности, а затем создать глобальное представление. Иногда бывает необходимо более детально изучить определенную часть общей модели. BPwin позволяет разбить модель на фрагменты, поработать с ними, а затем вновь объединить их в одно целое27.

Отличительные черты BPwin:

• Интуитивно-понятный графический интерфейс, который быстро и легко осваивается, что позволяет сосредоточиться на анализе самой предметной области, не отвлекаясь на изучение инструментальных средств. Интерактивное выделение объектов обеспечивает постоянную визуальную обратную связь при построении модели. BPwin поддерживает ссылочную целостность, не допуская определения некорректных связей и гарантируя непротиворечивость отношений между объектами при моделировании.
• Автоматизация процесса проектирования. BPwin автоматизирует многие задачи, обычно связанные с построением моделей процессов, обеспечивая семантическую точность, необходимую для гарантии правильных и согласованных результатов. Подсветка объектов упрощает построение модели, исключая часто встречающиеся ошибки моделирования.
• Свойства, определяемые пользователем. BPwin настраивается для сбора информации, существенной для вашего бизнеса. Эта информация становится сразу же доступной через генератор отчетов BPwin и может быть экспортирована в другие программы, например, Microsoft Word и Excel.
• Диаграммы Swim Lane. BPwin поддерживает диаграммы Swim Lane, предоставляя эффективный механизм для визуализации и оптимизации сложных бизнес-процессов. Диаграммы Swim Lane координируют сложные процессы и функциональные ограничения и позволяют вам видеть процессы, роли и обязанности во всем их многообразии.
• Настраиваемый интерфейс электронных таблиц. Новая структура словаря модели делает ввод и управление информацией быстрым и простым. Этот настраиваемый интерфейс электронных таблиц прост в применении и предоставляет отличный механизм для распространения моделей, независимо от того, вводите вы данные вручную или импортируете их.
• Развитые диаграммы. Контекстные диаграммы для описания границ системы, области действия, назначения объектов. Иерархическая структура диаграмм, облегчающая последовательное уточнение элементов модели. Декомпозиционные диаграммы для описания особенностей взаимодействия различных процессов.
• Организационные диаграммы. Организационные структуры оказывают огромное влияние на определение и выполнение бизнес-процессов. BPwin поддерживает явное определение ролей, а это определяет и категоризирует задачи или работы, составляющие бизнес-процессы. Основываясь на ролях, определенных пользователем, BPwin формирует организационные диаграммы.
• Технологии моделирования. BPwin обеспечивает совместное и повторное использование технологий моделирования бизнес-процессов (IDEF0), потоков работ (IDEF3) и потоков данных (DFD).
• Функционально-стоимостной анализ (ABC). BPwin полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (ABC) и оптимизирована для анализа процессов. Развитые средства подготовки отчетов и двунаправленный интерфейс со специализированным инструментарием ABC облегчают реализацию корпоративной стратегии на основе управления хозяйственной деятельностью.
• Собственный генератор отчетов. Report Template Builder (RTB) – это новый генератор отчетов, общий для ERwin и BPwin, создающий разнообразные отчеты и Web-страницы. Вы можете определять шаблоны отчетов, применяя их затем к любым своим моделям. Подход "определить однажды - применять повторно и повсюду" позволяет организации быстро создавать и продвигать стандарты отчетности. RTB поддерживает множество форматов, включая RTF, HTML, XLS (Excel) и обычный текст. 28