Функциональное моделирование бизнес-процесса «Учет сотрудников коммерческой организации

Учет трудовых книжек. Трудовая книжка оформляется кадровой службой предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работе (прием, перевод, увольнение), сведения о награждениях и поощрениях, сведения об открытиях, на которые выданы дипломы. Взыскания в трудовую книжку не записываются. На основании приказов руководства могут составляться внутренние для предприятия справочники: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты и т.п.

 

1.2 Характеристика коммерческой организации. Учет сотрудников организации: данные и функции

 

Структура ООО «Царицынская объединённая мануфактура» включает в себя ряд организаций, сотрудники которых решают узкоспециальные задачи по тому или иному виду деятельности. Эти подразделения активно контактируют между собой, что подкреплено соответствующими договорами, обмениваясь информацией, за счет чего становится возможным совместное решение поставленных задач. В настоящее время численность персонала всего холдинга более 300. (приложение 1).

ООО «ЦОМ» создано в марте 2007 года на базе двух старейших предприятий отрасли. Закрытое акционерное общество "АОРА" - известная фирма по производству чулочно-носочных изделий - более 90 лет представляет свою продукцию на Российском рынке. Использование оборудования ведущих отечественных и зарубежных фирм, передовые европейские технологии позволяют выпускать широкий ассортимент изделий. На сегодняшний день ООО «ЦОМ» выпускает мужские костюмы, пиджаки, брюки и другие швейные изделия из различных видов ткани для всех: социальных слоев населения. Выпускаемые мужские костюмы пользуются устойчивым спросом у населения. Качество швейных изделий неоднократно отмечалось на региональных выставках и награждено знаком «100 лучших товаров России», а также производит чулочно-носочную продукцию.

Отдел по кадровой и правовой работе является структурным подразделением ООО «ЦОМ». Отдел по кадровой и правовой работе возглавляется начальником отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой и правовой работе относится к категории руководителей. На должность начальника отдела по кадровой и правовой работе принимается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет. Прием на работу и увольнение начальника отдела по кадровой и правовой работе производится приказом генерального директора предприятия.

Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ООО «ЦОМ» по представлению начальника отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой работе подчиняется непосредственно генеральному директору. Распределение обязанностей между работниками подразделения осуществляется начальником отдела по кадровой работе. 

Задачи и функции:

• Разработка и реализация стратегии управления персоналом.
• Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.
• Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.
• Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал - технологий и оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.
• Участие в разработке единой кадровой политики и осуществление ее через повседневную кадровую работу.
• Прогнозирование перспективной и определение текущей потребности в кадрах, источники ее удовлетворения.
• Содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.
• Анализ имеющегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников.
• Организация изучения профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.
• Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схемы замещения.
• Осуществление непрерывного образования руководителей и специалистов, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации рабочих.
• Участие в разработке мотивационной  системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.
• Принятие мер по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.
• Содействие проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел по кадровой работе взаимодействует:

С бухгалтерией:предоставляет: табели учета рабочего времени; больничные листы; копии приказов о приеме, переводе, увольнении, отпусках; получает: справки о заработной плате для оформления пенсий работникам; другие документы, необходимые для выполнения возложенных на начальника отдела по кадровой и правовой работе функций.

С планово-экономическим, производственным отделом: предоставляет: сведения о численности работников; сведения о приеме-увольнении-переводе.

С ведущим юрисконсультом: предоставляет: договоры, приказы, распоряжения, инструкции для проверки их соответствия действующему законодательству для визирования; получает: консультации по вопросам применения действующего законодательства.

Номенклатура дел Отдела кадров

Локальные нормативные акты:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных работника;

Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:

Трудовой договор;

Положение об отделах и структурных подразделениях;

Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:

Заявление работника;

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;

Личная карточка работника;

Штатное расписание;

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

График отпусков;

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;

Командировочное удостоверение;

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Учетная документация:

Трудовая книжка работника;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Анкета работника;

Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

Журнал регистрации трудовых договоров;

Журнал регистрации кадровой документации;

Личное дело;

Журнал учета личных дел.

В ООО «ЦОМ» отдел кадров состоит из двух человек: Начальник отдела кадров и менеджер по кадрам.

Рис 2. Организационная структура отдела кадров

Менеджер по кадрам:

• создает эффективную систему управления кадрами и социальными процессами на предприятии;
• определяет потребность предприятия в персонале; разрабатывает систему замещения должностей и рабочих мест; изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; организует поиск кандидатов с использованием различных источников (средств массовой информации, интернета, кадровых агентств и центров по трудоустройству и пр.);
• проводит отбор из числа кандидатов, отвечающих требованиям разработанных программ или наиболее приемлемых с точки зрения руководства предприятия; проводит собеседования с нанимающимися на работу;
• принимает участие в разработке организационной структуры предприятия (составление штатных расписаний, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, проектов трудовых договоров (контрактов), пр.);
• подготавливает трудовые договоры (контракты), заключаемые с руководителями и специалистами высшего уровня; обеспечивает выполнение условий договоров;
• составляет отчеты по зарплатам, премированию работников, показателям численности персонала, структуре и текучести кадров, конъюнктуре на рынке труда за отчетный период;
• осуществляет контроль за правильным применением трудового законодательства на предприятии — в части приема, перемещения, увольнения работников; поощрения отличившихся работников; наложения взысканий на работников, нарушающих требования должностных инструкций, трудовую дисциплину; продвижения по службе, понижения в должности;
• подготавливает методические указания по развитию и совершенствованию форм работы с персоналом подразделений, управлению персоналом и доводит их до сведения руководителей структурных подразделений предприятия.
• доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

 

1.3 Варианты моделирования бизнес процессов

 

Моделирование бизнес-процессов – это метод исследования функций и процессов, происходящих в организации, основанный на построении и изучении моделей бизнес-процессов с целью улучшения и совершенствования деятельности предприятия и в соответствии с намеченной стратегией развития.6

Цели моделирования бизнес-процессов:

• создать реальную картину функционирования организации и происходящих в ней процессов;
• выявить текущие проблемы организации и возможности их решения;
• создать базу для обеспечения устойчивого функционирования и развития организации.

Моделирование бизнес-процессов: обеспечивает «прозрачность» всех хозяйственных операций, позволяет увидеть реальную картину того, как функционирует предприятие, за счет представления существующих в организации бизнес-процессов в виде графических, табличных и текстовых документов; дает возможность анализировать вероятные последствия сбоев на том или ином этапе выполнения работ, вовремя найти и исправить обнаруженные ошибки; создает предпосылки к постоянному совершенствованию и улучшению управления предприятием.

Задачи, решаемые с помощью разработанных моделей бизнес-процессов:

• Представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархических схем бизнес-процессов, обеспечивающих наглядное представление о функционировании предприятия
• Построение рациональной и эффективной организационно-управленческой структуры
• Упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия.
• Разработка и построение рациональных технологий работы подразделений предприятия
• Повышение управляемости бизнеса
• Анализ требований и проектирование спецификаций Корпоративной Информационной Системы
• Регламентация служебных функций, разработка положений об отделах и должностных инструкций
• Внедрение системы менеджмента качества (TQM) и т.д.7
• Создать модель бизнес-процесса означает:
• определить владельца бизнес-процесса;
• определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца бизнес-процесса по управлению процессом);
• определить выходы и клиентов бизнес-процесса;
• определить входы и поставщиков бизнес-процесса;
• определить ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса (находятся в распоряжении владельца процесса);
• описать технологию выполнения бизнес-процесса (например, с использованием графических схем в выбранных нотациях);
• разработать показатели, по которым оценивается бизнес-процесс, его результаты и удовлетворенность клиентов бизнес-процесса;
• описать работу владельца бизнес-процесса по анализу и улучшению бизнес-процесса, а так же его отчетность перед вышестоящим руководителем.

Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения  заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и  управления существуют в рамках  рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию  использует каждая процедура  процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для  выполнения каждой процедуры  процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует  выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют  выполнение процедур и процесса в целом? 8

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса – совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

 – теоретическая база;

– описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

– рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик9.

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и так далее. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и так далее10.

Существенную помощь функциональная модель бизнес-процессов может оказать при реализации проекта автоматизации, так как она позволяет зафиксировать все основные информационные объекты и способы их использования. Существенным является то обстоятельство, что автоматизируются не отдельные рабочие места, а бизнес-процессы в целом. Автоматизировав свои процессы и создав приложения, которые сотрудники могут использовать для выполнения текущих задач,  организация упорядочит свои операции и увеличит их производительность. Моделирование бизнес-процессов может играть ключевую роль в обеспечении реализации подобных инициатив11.