Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат «Дзержинский»

Причины недостатка в необходимой  информации связаны, как отметили опрашиваемые, с решением следующих задач: освоение прогрессивных технологий - 72,4%, составление  бизнес-планов - 45%, маркетинговых услуг -34,5%, анализ финансового состояния предприятия - 31%, разработка инвестиционных проектов - 17,2%, подготовка контрактов с белорусскими и зарубежными фирмами и сопровождение контрактов - 10,3%, подготовка инновационных проектов - 3,4% опрошенных, и, как результат, недостаток (отсутствие) информации приводит к неправильным управленческим решениям в службах материально-технического снабжения и реализации - 51,7%, финансово-экономической - 41,4%, агротехнической - 34,5%, высшего руководства - 24%, в производственных подразделениях - 17,2%, а качество имеющейся в распоряжении информации в целом соответствует принятию правильных экономических решений, считают 62% опрошенных.

Установлено, что руководители испытывают острую потребность в информации для реализации своих управленческих функций, тем не менее, 95% опрошенных считают недопустимым опираться в своих экономических решениях на случайную неполную информацию. Положение усугубляется тем, что более 57% руководителей не знают, куда обратиться за получением необходимой информации, т.е. механизм ее предоставления пока еще не отработан.

Следует отметить, что анализу финансово-экономической  деятельности предприятия, как важнейшей  составляющей информационного обеспечения  управления, на практике уделяется мало внимания, а руководители, как правило, не умеют делать обоснованные выводы из документов финансовой отчетности или не имеют на это времени, и, как следствие, огромный потенциал, заложенный в анализе не используется. В организационной структуре сельскохозяйственного предприятия отсутствуют подразделения, занимающиеся сбором и обработкой информации, информацию получают от каждого подразделения в отдельности, и, соответственно, она требует дальнейшего анализа и обобщения.

Оценивая распределение рабочего времени, руководители указали, что выполнение основных управленческих функций занимает 38% рабочего времени, анализ документов - 22%, работа с документами - 12%, далее общение посредством личных встреч или с помощью телефона и рутинная работа, связанная с поиском необходимой информации, работой вместо технического персонала по печати, копированию и т.д. - примерно по 11% и 6% рабочего времени приходится на повышение квалификации, семинары, поездки, изучение материалов журналов и газет.

Изучая степень оснащенности хозяйства  вычислительной техникой установлено, что имеется три компьютера, которые  используются для автоматизации  бухгалтерских расчетов (1С:Бухгалтерия) и управления основными средствами предприятий; в их работе применяются  текстовые редакторы и табличные процессоры.

Для руководителей основным источником информации являются брошюры и газеты - 90%, книги и журналы - 41,4%, радио  и телевидение - 35%, выставки и ярмарки - 10,3%, а также личное общение.

Хотя в настоящее время сельскохозяйственное предприятие практически не имеет отношения к компьютерам и информационным технологиям, более 90% опрошенных видят необходимость их использования в работе сельскохозяйственного предприятия.

Использование информационных технологий руководители связывают с повышением производительности управленческого труда, экономией времени, снижением ошибок в управлении, освобождением сотрудников от рутинной работы и высвобождением времени для интеллектуальной деятельности, повышением квалификации и профессиональной грамотности управленцев. Кроме этого, создаются предпосылки для сокращения времени и затрат труда на планирование и прогнозирование производства, проведения бухгалтерских расчетов, анализа финансового состояния и финансовых результатов деятельности предприятия, составления различных форм отчетности, а также расширяются возможности в сфере маркетинга, во взаимодействии с заказчиками сельскохозяйственной продукции, более полно учитывается спрос потребителей. Перечисленные выше преимущества, как следствие, сопровождаются увеличением объемов производства и выручки, снижением издержек и ростом прибыли, получаемой предприятиями.

Однако, признавая возможности  и преимущества использования информационных технологий, на практике существуют лишь попытки их внедрения в работу предприятия. Это связано с отсутствием финансовых ресурсов, высокой стоимостью компьютерной техники и большими затратами на внедрение и эксплуатацию информационных систем. Проблемой является также неподготовленность сотрудников к работе в новой информационной среде и психологическое неприятие отдельными необходимости работы с современными технологиями.

Исследование изучаемой проблемы показало, что наиболее информационно  перегруженными в структуре сельскохозяйственного предприятия, по мнению руководителей, являются: финансово-экономическая служба – 55% опрошенных, агротехническая служба – 24%, высшее руководство – 20,7%, управление материально-технического снабжения и реализации – 13,8% опрошенных.

Отсутствие своевременной информации негативно влияет на производственные процессы и управленческие решения. Часто решения руководства доводятся до исполнителей с задержкой, иногда вовсе не доходят. Не исключены случаи несоответствия технологических процессов принятым регламентам и т. д. Все это приводит к росту издержек, отсутствию контроля за производственными процессами. Для преодоления этих проблем и в зависимости от сложности задач управления, потребности в информации и особенностей контролируемого показателя агротоваропроизводитель может использовать ту или иную информацию и способы ее обработки.

Предлагается использовать следующий  алгоритм выбора варианта информационного  обеспечения для сельскохозяйственного  предприятия (Приложение Б).

Используя предложенный алгоритм на любом этапе управления – от сбора информации до выработки на ее основе управленческих решений, сельхозпредприятие может воспользоваться услугами централизованной информационной службы либо действовать самостоятельно, создав собственную внутрихозяйственную информационную службу или доукомплектовать имеющиеся службы и лаборатории.

Для полноценной информатизации управления агрофирмой требуется выйти на уровень  интегрированной информационной системы  планирования и управления бизнес-процессами, которая позволит реализовать стратегические установки агрофирмы.

Последовательность внедрения  автоматизированных средств обработки  информации по функциональным областям управления сельскохозяйственным предприятием должна быть следующей: в первую очередь  – управление производством продукции  растениеводства, во вторую - управление финансами, в третью – управление себестоимостью сельскохозяйственной продукции, в четвертую – управление материально-техническим снабжением и реализацией, и лишь потом остальные функциональные области управления.

Ранжирование значимости направлений в области повышения качества экономических управленческих решений выявило их следующую последовательность:

- подготовка квалифицированных  кадров управления;

- применение научных технологий  принятия и реализации управленческих  решений;

- совершенствование информационного  обеспечения управления, применение  новых информационных технологий;

- совершенствование организационно-управленческого  механизма (рационализации структуры  управления, регламентации функций  управления, организации управленческого труда);

- совершенствование экономических  методов;

- реализация человеческого фактора;

- применение математических методов  и моделей;

- улучшение работы коллегиальных  органов управления;

- ликвидация бюрократизма.

Информационная система управления предприятием призвана способствовать выявлению организационного потенциала за счет более эффективного использования хозяйственных резервов. Основные этапы выполнения проекта внедрения корпоративной информационной системы КИС от момента принятия решения о внедрении до запуска системы на полную мощность представим на рисунке 2.3.

Стоимость приобретение КИС у поставщика складывается из следующих составляющих.

1. Лицензия на одно рабочее  место (цена обычно зависит  от количества автоматизируемых  рабочих мест).

2. Запуск в эксплуатацию.

3. Консультационная поддержка внедрения  системы.

4. Гарантийная техническая поддержка  после внедрения системы (предоставляется  обычно по сниженным тарифам).

5. Техническая поддержка после  внедрения системы. После договора  о техническом обслуживании обычно происходит оплата сервисного обслуживания, как правило –  из расчета на одно рабочее место.

6. Реализация доработок по всему  контуру системы и по отдельным  модулям (в зависимости от объема  и сложности доработок за отдельную  плату).

7. Обучение IT-специалистов заказчика.

8. Обучение пользователей заказчика.

9. Администрирование СУБД.

Помимо прямых расходов на установку  КИС на агропредприятии, в ходе внедрения  требуются затраты внутренних ресурсов (например, отвлечение персонала от основной деятельности), что увеличивает уровень текущих расходов. Для реализации проекта необходимы и другие затраты. В частности требуется приобрести новые компьютеры, сетевое и офисное оборудование. В ходе реализации проекта необходимы различные консультации.

Расчеты, приведенные в литературных источниках по аналогичным сельскохозяйственным предприятиям, показывают, что наиболее дорогостоящими этапами проекта  являются «Планирование внедрения» (в рамках которого заключается договор  о приобретении КИС и осуществляется оплата программного обеспечения) – около 37 % от суммы внедрения всего проекта, а также «Освоение системы» – 15 % от стоимости проекта, или 83 % от суммы, необходимой для реализации этапа «Реальное развертывание КИС». Значительные финансы требуются для пилотного развертывания системы – 17 % от всей стоимости реализации проекта. На всех остальных этапах затраты не столь существенны.

 

Рисунок 2.3 – Основные этапы выполнения проекта внедрения информационной системы на предприятии

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Исследования показывают, что внедрение  КИС при условии достижения целевых  значений показателей проектов повышения  результативности приводит в итоге  к повышению рентабельности на 3 %.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит: 1) снизить административные накладные расходы; 2) повысить производительность труда; 3) рационализировать ведение дел; 4) снизить затраты на аппаратные средства.

При этом необходимо также наличие  утвержденного плана развития компьютерной сети, четкое администрирование сети. Необходимо произвести обучение сотрудников  порядку работы в сети и с сетевыми приложениями.

Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.  Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это будет возможно только при грамотности персонала и желании подразделений сотрудничать.

Наличие сети позволит снизить расходы  на аппаратные средства. Сотрудники фирмы смогут совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении  персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти  на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для подразделений, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Сельскохозяйственной организации  необходимо также организовать временное  подразделение, которое будет заниматься внедрением новых информационных технологий в организации. Этому подразделению  необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров;

2) организация сетевой структуры  и распределение полномочий по  администрированию;

3) выбор программного обеспечения,  исходя из эффективности, надёжности  и стоимости существующих программ и операционных систем;

4) организация обучения сотрудников  организации новым способам работы, используя новые возможности  и более эффективное использование  привычных приложений;

5) организация отдела, занимающегося  технической поддержкой сетевой  оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.