Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат «Дзержинский»

Обеспечение рабочего места необходимой  оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений и освобождает  менеджера от рутинной работы.

2. Работа с  документами и корреспонденцией

Целью организации работы с документами  является создание оптимальных условий  для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов, порядок прохождения  документов, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел и подготовка их на хранение в архив. Для оптимизации делопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и кратко излагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа.

Совершенствование работы с документами  состоит в автоматизированной обработке  информации с использованием других видов обеспечения. Для этого  на современных предприятиях на базе периферийных ПВМ создается локальная  сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации предприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.

Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции.

Одной из наиболее действенных мер  по экономии времени и средств  на переписку является внедрение  типовых текстов для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем. Менеджеру целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, требования и т.п.

3. Ведение  телефонных разговоров

В течение рабочего дня менеджера  время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Любой звонок отвлекает менеджера от основной работы, некоторые звонки раздражают и не дают сосредоточиться на выполнение основных функций. С настойчивыми звонками рекомендуется бороться следующими способами: свести к минимуму разговор, отложить разговор на более удобное время, прервать разговор, сославшись на занятость.

Уметь вести телефонный разговор –  это значит уметь внимательно  слушать, все записывать и корректно  ставить вопросы. Для четкой и детальной фиксации всех звонков рекомендуется использовать телефонные бланки, которые помогают быстро реагировать на содержание телефонного звонка.

В структуру телефонного разговора  менеджера обязательно входят взаимные представления, введение в курс дела, обсуждение ситуации и заключения. До начала телефонного разговора менеджеру следует продумать круг вопросов, требующих короткого и конкретного ответа, а также во время разговора следить, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.

Зная, что телефонный звонок может  нарушить ход мысли менеджеров, обычно устанавливают определенные часы, когда  никто не должен разговаривать по телефону. На это время рекомендуется  все телефонные аппараты отключать, оставив только внутреннюю экстренную телефонную связь.

4. Проведение  совещаний

Успех проведения совещания в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. На совещании определенное число участников обсуждают проблему, затрагивающую их интересы, с целью нахождения возможных решений в соответствии с поставленной задачей.

Обычно менеджер участвует в  деловых совещаниях, где рассматриваются  актуальные для предприятия вопросы  и вырабатываются коллективные методы их решения. На эффективность деловых совещаний непосредственно влияют тесно взаимосвязанные друг с другом действия: планирование совещания; формирование повестки дня; определение состава участников; подготовка руководителя и участников к совещанию; подготовка помещения; непосредственное проведение совещания.

Прежде чем собирать людей, следует  убедиться, что собрание действительно  необходимо, для чего определяются четкие и важные задачи, ответ на которые следует дать тут же. Перед  открытием собрания необходимо создать  атмосферу взаимного доверия, для чего приглашаются руководители высшего уровня или специалисты по обсуждаемому вопросу.

Для успешного проведения собрания выбирается помещение с хорошей  акустикой, где люди могут свободно разместиться и где не будет посторонних  помех. Время проведение собрания должно устраивать большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. О времени проведения собрания следует оповещать заблаговременно, что обеспечит полную явку. Целесообразно начинать совещание точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Менеджер, ведущий деловое собрание, задает тон, позволяющий присутствующим правильно воспринимать ситуацию. Во время совещания желательно делать заметки и эффективно их использовать. Мало эффективные, длительные совещания являются результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения. Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20-30 минут, проблемного – до двух часов. После выполнения намеченной цели собрание должно быть закрыто, при этом ведущий призывает слушателей к сотрудничеству, называет ответственных исполнителей, устанавливает сроки исполнения принятых решений и контроль над ними.

Хорошее совещание проводится с  использованием наглядных пособий, видеопроектов, микрофонов, диапроекторов, настенных досок и т.д.

5. Делегирование  полномочий

Передача части полномочий дает возможность менеджеру быть осведомленным  о ходе работы на всех участках, где  он имеет ответственных подчиненных. Делегирование полномочий считается  одной из самых трудных проблем в управленческой работе, так как очень сложно найти людей, которые не только могут, но и действительно представляют руководителя или специалиста. Риск, связанный с передачей части своих полномочий другим, настоятельно требует не допускать к власти тех, кто ею злоупотребляет.

Существует определенный порядок  правильного использования своих  полномочий. Он предусматривает передачу части полномочий для сплочения  включенных в группу лиц и усиления общей взаимной заинтересованности. Менеджеры высшего уровня не должны пытаться передать своим подчиненным те полномочия, которыми они уже пользуются, благодаря занимаемому им положению. Выбирать своих помощников они должны с учетом мнения группы, при этом не выражая подсиненным своего сочувствия.

Технология делегирования полномочий, применяемая на ОАО «Агрокомбинат Дзержинский» состоит в следующем:

− делегировать полномочия исходя из возможностей и способностей своих сотрудников и с учетом необходимости их мотивации и стимулирования;

− работа должна быть делегирована целиком, а не в виде частичных изолированных заданий;

− определить четко время делегирования;

− крупные и важные задачи поручаются приказным путем или в письменном виде;

− нельзя вмешиваться в рабочий процесс без веских причин, вместе с тем обеспечить совет и поддержку подчиненным в случае возникновения трудностей;

− обеспечит контроль конечных результатов порученного дела и немедленно информировать подчиненных о результатах контроля.

6. Прием по  личным вопросам

Очень ответственной функцией менеджера-руководителя является прием посетителей по личным вопросам. Планируя предстоящую беседу, менеджер должен проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, поставить перед собой конкретные задачи и составить план беседы. Структура беседы имеет вводную часть (вопросы, возражения), основную часть (доказательство, слушание, выводы) и заключительную часть (решение).

Тон беседы должен быть дружелюбным  и деловым, что создает атмосферу  взаимного доверия. Главным при  беседе является умение слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника и правильно определить его точку зрения. Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам, то первый из них должен быть простым и интересным для всех, но не дискуссионным. Чем больше менеджер хочет убедить своего собеседника, тем меньше он должен утверждать.

Беседуя, менеджер любого уровня является доброжелательным и внимательным слушателем, умеющим быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, убедительно аргументирующим свою точку зрения. В любой ситуации менеджеру следует опираться на пять основных принципов ведения деловых бесед: привлечь внимание собеседника; пробудить в нем заинтересованность; веско аргументировать свои идеи предложения; выявить интересы и устранить сомнения собеседника; принять решение с учетом интересов собеседника.

Практическое применение лучших технических  приемов проведения бесед помогает менеджеру наладить слаженную работу и организовать дружный коллектив. Во время приемов по личным вопросам не следует отвлекаться на другие виды работ, желательно отключить телефоны быть тактичным и справедливым по отношению к посетителям.

Комплексное внедрение современной  информационной технологии позволяет создать эффективную систему управления развитием науки и техники, органически включить научно-технический прогресс во все экономические процессы АПК. Это обеспечивает конкурентоспособность агропромышленного сектора экономики на мировом рынке, повышает производительность труда во всех сферах АПК при снижении доли живого и овеществленного труда.

В настоящее время на предприятиях уже накоплен определенный опыт использования  компьютеров для обработки учетной  и аналитической информации, создания автоматизированных рабочих мест специалистов.

На рисунке 2.1 представлена укрупненная схема экономической информационной системы управления исследуемого аграрного предприятия.

В системе выделены две части: вспомогательная  и производственная.

В состав вспомогательной области информационной системы  входят подсистемы материально-технического, информационного, организационно-правового, кадрового, технологического обеспечения.

 

Рисунок 2.1 – Функциональная структура экономической информационной системы сельскохозяйственного предприятия

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Материально-техническое обеспечение системы – это комплекс технических средств (компьютер, оборудование локальной вычислительной сети, оргтехника, периферийная техника, средства связи) и необходимые материалы. Требования к материально-техническому обеспечению выдвигаются исходя из задач информационного обеспечения экономической системы.

Организационно-правовое обеспечение информационных систем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламентирующих процессы создания и функционирования информационной системы.

Кадровое обеспечение – это специалисты и пользователи информации, а также совокупность методов и способов подготовки кадров. Технологическое обеспечение – это виды технологий, применяемых в системе. Информационное обеспечение представляет собой совокупность базы данных и системы управления базой данных, системы входной и выходной информации, а так же унифицированную систему документации. Оно включает всю экономическую информацию предприятия, способы ее представления, хранения, преобразования. Информационное обеспечение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

Процесс обработки информации целесообразно  рассматривать в двух аспектах: 1) применение современной технологии и техники в работе с управленческой информацией; 2) выявление объективно необходимых объема и потоков информации. Современное агропромышленное предприятие, имеющее своей целью повышение эффективности деятельности, немыслимо без оптимального управления, основанного на применении новейшей вычислительной техники. Структура информационного обеспечения, используемого для управления сельхозпредприятием, представлена в виде схемы (рисунок 2.2).

 

Рисунок 2.2 – Структура  информационного обеспечения управления сельскохозяйственным предприятием

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Состав производственных подсистем  в экономической информационной системе для разных предприятий  может быть различным. Существуют подсистемы, связанные с функциями управления сельскохозяйственным предприятием (текущее планирование, прогнозирование, анализ, учет и отчетность), а также подсистемы, сформированные по отраслевому признаку – управлению производством, в состав которых входят подсистемы управления отраслями сельскохозяйственного производства: управление растениеводством по отраслям, управление животноводством по отраслям. Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей, как между подсистемами, так и между задачами внутри каждой функциональной подсистемы.

Рассмотрим основные базы данных, которые необходимы для работы различным  специалистам сельскохозяйственного  производства.

Для агрономической службы важна информация о посевных площадях, землеустройстве и качестве земельных угодий, принадлежащих предприятию, способах повышения плодородия почвы, запасе удобрений и препаратов, имеющихся на предприятии, а также данные об их применении и нормах расхода; информация, характеризующая состояние посевов сельскохозяйственных культур на всем протяжении их вегетационного периода, способы, нормы и сроки посадок; информация о вредителях, болезнях и сорняках, которые поражают сельскохозяйственные культуры, выращиваемые в хозяйстве, о сортах культур, качестве семенного материала и т. д.