Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат «Дзержинский»

Для зоотехнической службы агропромышленного предприятия нужна информация о продуктивности скота, воспроизводстве и использовании стада, его возрастном, породном и классном составе и т. п. Работникам данной отрасли необходима информация о балансах кормов, их питательности и качестве. Зоотехники должны знать основные методы  производства продукции животноводства, методы кормления и разведения животных, оптимальное сочетание земельных и других производственных факторов при максимально прибыльной их комбинации для каждого вида животных и т. д.

Финансово-экономической  службе необходима информация о затратах труда и затратах на оплату труда, стоимости семян и горюче-смазочных материалов, амортизационных отчислениях и страховых платежах, т. е. вся информация о затратах, включаемых в себестоимость продукции.

Службы материально-технического снабжения и реализации выполняют функции обеспечения производства необходимыми ресурсами и материалами и осуществляют сбыт сельскохозяйственной продукции, произведенной  предприятием.

Для эффективного обеспечения процесса реализации произведенной продукции  предприятию необходима информация о рынках ее сбыта, ценах на подобную продукцию, конкурентоспособности  этой продукции. Службе реализации также  необходимы сведения о потенциальных покупателях, о рынках средств производства, о ценах на средства производства и форме их продажи и др.

Руководству сельскохозяйственного  предприятия для эффективного управления и принятия верных решений требуется информация в более широком аспекте: законодательная, финансовая и технологическая информация, поступающая от финансово-экономической и агротехнической служб; необходимых и возможных структурных изменениях в производстве; наличии, приобретении или продаже ресурсов; информация для оценки результатов эффективности деятельности всего сельскохозяйственного предприятия.

Таким образом, информационное обеспечение, основанное на широком использовании  новых информационных технологий, средств  компьютерной и коммуникационной техники, позволит многократно повысить производительность труда, оптимизировать по заданным критериям использование ресурсов, сократить документооборот с переходом к электронным технологиям управления производством, ускорить решение основных социальных проблем.

Для создания продуктивно функционирующей системы управления сельскохозяйственным предприятием руководству необходимо провести следующие мероприятия:

– выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделений, и расставить приоритеты;

– определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

– выбрать или спроектировать организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, по финансовым потокам, по ресурсам и т. д.);

– установить направленность горизонтальных процессов, которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

– спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода.

В управлении любым агропромышленным предприятием оперативное планирование, оперативный анализ, регулирование хода производства занимают центральное место, так как именно в подсистеме оперативного управления координируется деятельность его подразделений. Только 25 – 35 % информации аграрное предприятие получает самостоятельно. Остальная часть необходимой для управления информации, как правило, выдается специализированными службами.

Информационные  системы по степени централизации  процессов получения, обработки  и использования информации укрупнено  можно разделить на централизованные (межхозяйственные) и децентрализованные (внутрихозяйственные). На рассматриваемом предприятии используется комбинированная система, т.е. оперативную информацию производитель получает самостоятельно, а периодическую, требующую сложного оборудования, поставляет заказчику специализированная централизованная служба.

Предприятие получает следующие подписные издания:

1. Информационно-аналитический  бюллетень «Сельскохозяйственный  вестник» 

2. Журнал  «Главный бухгалтер. Сельское  хозяйство»

3. Журнал  «Аграрная экономика»

На основе данных журнала регистрации  в приемной организации у секретаря  составлена таблица 2.1, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам. Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она менялась по годам.

 

Таблица 2.1. Анализ структуры документооборота

Наименование   документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2006	2007	2008	в 2007 к 2006	в 2008 к 2007
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870   157 215 498	648   116 178 354	894   156 222 516	74   74 83 71	138   134 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841   1492 2349	2597   973 1624	1972   1272 700	68   65 69	76   131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92
Выручка от реализации, млн. руб.	7663	11315	15132	148	134

Примечание. Источник: собственная разработка

 

Из таблицы 2.1 видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 48 % и на 34 %, а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 % и 90 % от предыдущего года. Потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

В таблице 2.2 произведен анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2008 года. Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Из таблицы 2.2 видно, что в зимний период снижается активность организации, что связано с сезонностью деятельности. Соответственно снижается и объем документооборота.

 

Таблица 2.2. Выявление сезонности в объеме документооборота

Месяцы Года	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	18	53	84	78
Февраль	23	42	34	94
Март	17	29	23	120
Апрель	23	28	84	175
Май	14	24	96	122
Июнь	12	35	57	177
Июль	22	30	78	200
Август	27	25	130	165
Сентябрь	25	69	69	183
Октябрь	18	38	47	165
Ноябрь	17	44	108	182
Декабрь	24	44	79	211

Примечание. Источник: собственная разработка

 

В результате проведенного анализа  выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию. Наблюдается  некоторая сезонность документооборота. В результате частичной автоматизации  документооборота выявлено общее снижение потока документов.

Для установления затрат времени на сбор и обработку оперативной  информации была проведена фотография рабочего дня бухгалтера (таблица 2.3).

Из информации, приведенной в таблице 2.3, можно отметить, что бухгалтер по заработной плате для составления справки по заработной плате потратила в день 46 минут, что составляет 8,5 % всего дневного рабочего времени; на составление справки в органы социального обеспечения бухгалтер потратила 211 минут, что составляет 39,1 % всего дневного рабочего времени.

 

Таблица 2.3. Фотография рабочего дня бухгалтера

Наименование	Время	Продолжите-льность, мин	Обозначение НТД
Начало наблюдения Работа с лицевыми счетами Ушла по личным надобностям Поиск документов для составления справки по ЗП Составление справки по ЗП Посторонние разговоры Продолжает составлять справку по ЗП Подписывает справку и ставит печать у главного бухгалтера Обед Поиск дела для выборки ЗП для расчета пенсии Выборка ЗП для расчета пенсии (за 18 лет) Посторонние разговоры Продолжает выборку ЗП для расчета пенсии (за 18 лет) Ушла по личным надобностям Продолжает выборку ЗП для расчета пенсии (за 18 лет) Посторонние разговоры Продолжает выборку ЗП для расчета пенсии (за 18 лет) Окончание наблюдения	8.00 11.00   11.11   11.21 11.34 11.37   11.56     12.00 13.00   13.15   13.33 13.40     15.20   15.22     15.54 16.16     17.00 17.00	- 180   11   10 13 3   19     4 60   15   18 7     92   10     32 12     54 -	ОП   ОТЛ   ПЗ ОП ПНД   ОП     ОП ПР   ПЗ   ОП ПНД     ОП   ОТЛ     ОП ПНД     ОП
Итого:		540

Примечание. Источник: собственная разработка

 

Устный опрос работников сельскохозяйственного  предприятия (20 человек) показал, что  информацию считают ресурсом по аналогии с сырьем, персоналом, финансами, экономящим другие ресурсы 90,5% опрошенных, и 100% опрошенных считают, что правильное использование информационных ресурсов может существенно улучшить показатели деятельности предприятия и принести большое конкурентное преимущество.

Рост объема информационных потоков, характерный для настоящего времени, приводит к более полному удовлетворению информационных потребностей и влечет за собой ряд проблем, таких как избыточность и дублирование информации. Такая информация никак не влияет на выбор решения, однако отвлекает, отнимает время на ее осмысление и требует затрат на ее получение, хранение и обработку. Анализ показал, что 95% опрошенных не знакомы с подобными проблемами, наоборот, руководители испытывают острую потребность в информации, сталкиваются с проблемами скудности информации. Так, 66,7% опрошенных отмечают, что испытывают недостаток в информации необходимой для реализации экономических управленческих функций и затрачивают много времени на поиск необходимой информации, 74,3% указывают, что у них имеются деловые цели, которые становятся недоступными из-за ограничений в информации. Кроме того, руководители не всегда получают оперативную и своевременную информацию, в связи с этим более 57% опрошенных считают, что на предприятиях имеет место увеличение затрат, неполучение ожидаемых прибылей и другие потери. В основном это касается информации о налоговом законодательстве, ценах и спросе на сельскохозяйственную продукцию, информации о наличии у сельскохозяйственного предприятия производственных и других ресурсов.

Относительно распределения информационных потребностей по видам информации были получены следующие результаты. Руководители испытывают недостаток во внешней информации: о рынке сельскохозяйственной продукции, ценах, спросе, покупателях, на что указали 85,7% опрошенных, по экономическим, финансовым вопросам, налогообложению и аудиту - 66,7%, законодательной и распорядительной -57%, о нормативах затрат труда и других видов ресурсов - 33,3%, о передовом опыте хозяйствования и аналитических обзорах по вопросам экономики и ведению сельского хозяйства - 25,7%, о новой технике и передовых технологиях производства - 19%, о рынке средств производства и научных системах земледелия - 14,3%, рекламной информации - 4,8% опрошенных.

По видам внутренней информации наибольший информационный “дефицит”  приходится на информацию по растениеводству (о сроках, объемах и состоянии посевов, об обеспеченности семенным материалом, удобрениями, препаратами для борьбы с вредителями, об объемах производства и урожайности сельскохозяйственных культур) - 52,4%, о финансовом состоянии предприятия, финансовых ресурсах имеющихся у хозяйства и направлениях их использования - 38%, об объемах реализации сельскохозяйственной продукции, выручке от реализации, прибыли от реализации продукции и других видов деятельности, рентабельности продукции, по земельным ресурсам и обеспеченности хозяйств и его подразделений трудовыми ресурсами - по 33,3%.