Отчет по практике в ЗАО ТК «Эдельвейс»

В процессе деятельности у ЗАО ТК «Эдельвейс» имеют место служебные командировки.

Служебная командировка – поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы.

 

 

Таблица 3

Журнал  регистрации хозяйственных операций

№ п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 152 от 14.11.12г. Выдано под отчет	71	50	5000
2	Авансовый отчет №97 от 16.11.12г.		71	5935,67
2.1	Приобретены материалы розничной  торговли и оприходованы на склад	10	71	544,5
2.2	Приобретен принтер, в розничной  торговли, и оприходован на склад	08	71	4995
2.3	Приобретен замок врезной и  оприходован на склад	10 19	71 71	335,74 60,43
3	Расходный кассовый ордер № 158 от 16.11.12г. Выдан перерасход подотчетных сумм	71	50	935,67

 

Выдача  наличных денежных средств под отчет  на служебную командировку оформляется  и расходным кассовым ордером  после расчета бухгалтерией причитающихся  сумм.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока  командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в  оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы  включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических  расходов над нормой их полностью  включают в себестоимость. Однако для  целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Менеджеру ЗАО ТК «Эдельвейс» по приказу № 122 от 05.11.12г. руководителя о направлении работника в командировку направлен в служебную командировку за счет средств организации. Ему выдан аванс в сумме 240 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 164 от 05.11.12г. на командировку в г. Саратов сроком на 2 дня с целью заключения договора. Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) договор.

2) приказ  руководителя № 122 от 05.11.12 г. о направлении в командировку сроком на 2 дня, с 06.11.12г. по 07.11.12г. в г. Саратов с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день.

3) командировочное  удостоверение подписанное руководителем,  главным бухгалтером и заверенное  печатью организации.

Определим все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем всю  информацию в журнал регистрации  операций (таблица 4).

Таблица 4

Журнал регистрации  хозяйственных операций

№ п\п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 164 от 05.11.12г. Выдано подотчет на командировочные расходы	71	50	240000
2	Авансовый отчет № 111 от 08.11.12г.	44.1 60.1 70	71 71 71	700 238310,30 989,70

 

В течение  трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные  нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов и прилагается командировочное удостоверение. Представлен в бухгалтерию авансовый отчет № 111 от 08.11.12 г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложено командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и  определения суммы к отчету, последний  утверждается директором ЗАО ТК «Эдельвейс» и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу ЗАО ТК «Эдельвейс» выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  расходы на ЗАО ТК «Эдельвейс» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ЗАО ТК «Эдельвейс» служат накопительная ведомость по счету 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами», сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием  для заполнения ведомости по дебету счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные  суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных. Схема наиболее часто используемых в ЗАО ТК «Эдельвейс» бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71.

Потоки  денежных средств от текущей деятельности являются, как правило, результатом  хозяйственных операций, влияющих на определение чистой прибыли (убытка) организации. К ним в частности, относятся, возврат средств от подотчетных  лиц и выдача средств подотчетным  лицам и др.

В бухгалтерском  балансе ЗАО ТК «Эдельвейс» невозвращенные подотчетные суммы отражается в составе дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, по строке 240 «Дебиторская задолженность». Задолженности организации подотчетным лицам нет.

В отчете о движении денежных средств ЗАО ТК «Эдельвейс» выданные в течение года суммы подотчетных сумм отражаются в составе движения денежных средств по основной деятельности по строке 190 «Прочие расходы».

В Приложении к бухгалтерскому балансу ЗАО ТК «Эдельвейс» в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» по строке «Прочие дебиторы» отражаются невозвращенные подотчетные суммы.

Таким образом, задолженность по расчетам с подотчетными лицами находит отражение в бухгалтерской  отчетности организации.

 

 

2.4 Организация  внутреннего контроля расчётов  с подотчётными лицами.

Внутренний контроль на предприятии  ЗАО ТК «Эдельвейс» осуществляет генеральный директор и главный бухгалтер, так как отдела внутреннего контроля нет.

Основным  субъектом внутреннего контроля является генеральный директор ЗАО ТК «Эдельвейс», обеспечивающий общее руководство хозяйственно-финансовой деятельностью, он является организатором и координатором контроля, обеспечивает его слаженность, координацию, последовательность и регулярность.

Для получения  необходимой информации о структуре  системы внутреннего контроля ЗАО ТК «Эдельвейс» и его слабых сторонах необходимо составить вопросник, где сформулированы вопросы о состоянии  контрольной среды и основные направления контроля. Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка  правильности оформления первичных  документов по выдаче и использованию  подотчетных средств;

- подтверждение  достоверности оформления и отражения  на счетах бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами.

В нарушение  Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется  не по каждой авансовой выдаче, а  сгруппирован по подотчетным лицам.

В нарушение  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен  перечень лиц, которым предоставлено  право получения наличных денег  под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно  вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  авансу, что не выполняется, например (таблица 5):

 

Таблица 5

Расшифровка авансов непогашенных сумм

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм		Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	сумма
Абсалямов С. Д.	01.02.12	51 452	10.02.12	22	27652
Моор А.В.	01.02.12	1 044	09.02.12	51	7044
Хаврин А.В.	01.05.12	27 981	12.05.12	159	32891
Перловский С. И	01.06.12	8 080	02.06.12	328	7610
Янцен Е.М.	01.10.12	1 418	20.10.12	403	1891

 

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует  журнал регистрации авансовых  отчетов;

- в авансовых  отчетах не указаны остатки  на начало и конец месяца (авансовый отчет № 1 в январе 2012 года);

- в авансовых  отчетах не указана сумма, полученная  из кассы (авансовый отчет в  марте 2012 года);

- не во  всех авансовых отчетах указывается  дата их составления, что затрудняет  оценку своевременности предоставления  отчетов (авансовый отчет в  феврале 2012 года);

- на обратной  стороне авансовых отчетов не  правильно заполняется графа  «кому, за что и по какому  документу уплачено», не проставляется  корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты, например, авансовый отчет № 37 от 03.03.12г. проведен в феврале, авансовый отчет № 81 от 26.02.12г. проведен в апреле и др.

В организации, приобретенные некоторые основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо  – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». В результате неправильного  отражения товарно–материальные ценности в учете не числятся.

В ряде случаев  нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО  и др.):

-к авансовому  отчету от 18.05.12г. приложен только товарный чек магазина «Электроника» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.;

-в январе  согласно авансовому отчету за  январь и акту оприходования  материалов от частного лица  куплены дрова и комнатные  двери на сумму 4500 руб. (Д-т 10 К-т 71). Документа, подтверждающего  выплату денег, нет.

Согласно  авансовому отчету от 29.07.12г. приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Д-т 10 К-т 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут  приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц  либо оплачены за счет прибыли предприятия  с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В организации  также допускается передача подотчетных  сумм одним подотчетным лицом  другому. Например:

- к авансовому  отчету №6 от 10.03.12г. приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за проезд через мост – 50 руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

- к авансовому  отчету №9 от 03.04.12г. прилагается квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40руб. – плательщик;

- к авансовому  отчету №13 от 28.08.12г. приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик.

К авансовым  отчетам при этом приложены квитанции  к приходному кассовому ордеру, выписанные на другие лица, что свидетельствует  незаконном использовании и о передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому.

Авансовый отчет б/н от 14.04.12г. на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.