Отчет по практике в ЗАО ТК «Эдельвейс»

- приказы  о направлении сотрудников в  командировки:

На основании  служебного задания кадровая служба ЗАО ТК «Эдельвейс » составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

В ЗАО ТК «Эдельвейс» форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе  обязательно указывается фамилия  и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное  подразделение, где он работает, а  также цель, время и место командировки. В приказе также указывается  источник оплаты командировочных расходов (за счет ЗАО ТК «Эдельвейс», направившего сотрудника в командировку).

Приказ  о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ЗАО ТК «Эдельвейс». Сотрудники ЗАО ТК «Эдельвейс», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ  оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве  5 лет.

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия общества выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ЗАО ТК «Эдельвейс», они составляют 700 рублей в сутки.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны  отметки о времени прибытия и  убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник  был направлен в командировку.

Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Все командировочные  удостоверения регистрируют в специальном  журнале.

Например, на экспедитора, командированному в  г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06  груза выписано командировочное  удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда в командировку из кассы  в подотчет выдаются деньги, которые  оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные  кассовые ордера (КО-1):

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают  кассир и главный бухгалтер ЗАО ТК «Эдельвейс». Отрывную квитанцию заверяют печатью организации , регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ЗАО ТК «Эдельвейс» , на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.12 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

- поступили  в кассу наличные деньги с  расчетного счета для выплаты  под отчет на лимитные сделки;

- расходные  кассовые ордера (КО-2):

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ЗАО ТК «Эдельвейс».

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают  кассир, главный бухгалтер и руководитель ЗАО ТК «Эдельвейс».

 

Ордер также  должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его  паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации  в течение 5 лет.

На основании  расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

• выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов;

Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

- выданы  из кассы деньги под отчет  на лимитные сделки и командировочные  расходы.

- авансовые  отчеты:

Авансовый отчет работник составляет в одном  экземпляре.

К отчету работник ЗАО ТК «Эдельвейс»  прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень  этих документов приводится на оборотной  стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они  приложены к отчету.

Работник  сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику  отрывную часть отчета - расписку в  том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер ЗАО ТК «Эдельвейс» проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ЗАО ТК «Эдельвейс».

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В бухгалтерии ЗАО ТК «Эдельвейссоставлен авансовый отчет №77 от 30.10.2012. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.10.12. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена  бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.

- Приказ по учетной политике.

В данном документе, являющимся для  каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать  общий максимальный срок выдачи подотчетных  сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики ЗАО ТК «Эдельвейс». 2012 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет –10 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации авансовых  отчетов.

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке  хронологии.

Анализ  составления и состояния первичной  документации показал, что в ООО  «Эдельвейс 01» первичная документация оформляется на унифицированных  бланках. Документация оформляется  в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

 

 

 

2.2 Организация  аналитического учета по счету  71 «Расчеты с подотчётными лицами»

Как было сказано выше, выдача наличных денежных средств под отчет в ЗАО ТК «Эдельвейс» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно - кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные  сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется  расходным кассовым ордером, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетное  лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем  и главным бухгалтером.

Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре, подписывается подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером  и сотрудником бухгалтерии, принявшим  этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтверждает свои расходы оправдательными документами. В данном случае это товарный и  кассовый чеки с АЗС.

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров  и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров.

При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции  со счетами учета денежных средств.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В бухгалтерском  учете ЗАО ТК «Эдельвейс» это отражается следующим образом (таблица 2).

 

Таблица 2

Журнал  регистрации хозяйственных операций

№п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер № 148 от 10.11.12. Выдано под отчет	71	50	3280
2	Авансовый отчет №95 от 10.11.12г.: Приобретены ГСМ	10.9	71	3280
3	Списаны закупленные ГСМ	44	10.9	3280

 

Кроме приобретения материалов, подотчетные лица приобретают  различные виды товаров у организаций  розничной торговли. Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета данных операций.

Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у  работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность  организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в разрезе подотчетных  лиц организации по каждой авансовой  выдаче и каждому авансовому отчету.

 

 

2.3 Организация синтетического  учета по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" - активно-пассивный  и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался  по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ЗАО ТК «Эдельвейс» их).

Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). Ордер регистрируется в  регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная  книга) и аналитическом учете, сверяются  данные. На основании Главной книги  составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Кладовщик ЗАО ТК «Эдельвейс» по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру № 152 от 14.11.12г. выдан аванс на приобретение техники для офиса, замок для дверей офиса и материалов для ремонта помещения в сумме 5000 руб.

Деньги  выданы сроком на 3 дня.

Задолженности по подотчетным суммам на 14.11.12г. нет.

Представил  в бухгалтерию авансовый отчет  № 97 от 16.11.12г. об израсходованных суммах.

К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный  чек № 37598 от 14.11.12г. и кассовый чек магазина розничной торговли «СТРОЙСАНТЕХМОНТАЖ» на общую сумму 544 руб. 50 коп., в том числе:

- Краска  ОПТИМА-4 для полов и стен (14кг.) – 1 шт. по цене 349 руб.;

- Эмаль  «Рассвет» (2,9кг.) – 1 банка по  цене 177 руб.;

- Уайт-спирит (0,5л) – 1 шт. по цене 18 руб. 50 коп.

2) товарный  чек № 23202 от 14.11.12 г. и кассовый чек магазина розничной торговли «ИНАРИ-стройматериалы» на общую сумму 4995 руб., в том числе:

- принтер  НР по цене 4979 руб.;

- кабель  соединительный по цене 16 руб.

3) счет  фактура № А1-СА 06/24632 от 14.11.12 г. и товарная накладная № Арс1СО 06/240828 от 14.09.07 г. фирмы «АлтайАГРО» на замок врезной ЗВ4А1-1-19-02.2 по цене 396 руб. 17 коп., в том числе цена - 335 руб. 74 коп., НДС – 60 руб. 43 коп., полученных.

Авансовый отчет приняла и проверила  бухгалтер, правильность оформления подтвердила  главный бухгалтер, утвердил отчет  директор 16.11.12г.

Перерасход  подотчетных сумм – 935 руб. 67 коп. выдан  по расходному кассовому ордеру № 158 от 16.11.12г.

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим  по операциям  бухгалтерские проводки и занесем  всю информацию в журнал регистрации  хозяйственных операций (таблица 4).