Контроллинг в системе управления организацией

Следует отметить, что учет затрат и результатов является системой из трех составляющих, использование которых в отдельности не представляется целесообразным:

1. Группировка затрат на основе классификации по их видам.

2. Технология учета по местам их возникновения.

3. Механизм учета затрат по их носителям и учет результатов.

Для удобства обработки данных в УЗР необходимо использовать классификатор затрат. Поскольку детализация затрат в УЗР отличается от существующих классификаций расходов в таможенных органах, можно ограничиться пятью цифрами (Рис. 1):

 

 

Рис. 1. Классификатор видов затрат

 

 

Классификация затрат в системе УЗР должна отвечать следующим требованиям1:

- обеспечивать однозначность  отнесения любых затрат таможенной  службы к какому либо виду  затрат в УЗР;

- при построении структуры  затрат необходимо учитывать  классификации затрат других  систем учета, применяющихся в  таможенных органах, а также в  коммерческом секторе.

Однозначность отнесения любых затрат таможенной службы к какому либо виду затрат УЗР имеет существенное значение для правильной организации учета затрат. Для того, чтобы не допустить разных вариантов классификации каких-либо затрат в УЗР, каждый вид затрат должен быть четко описанные характеристики. В УЗР должны быть учтены все затраты на содержание таможенной службы.

При разработке структуры затрат в системе УЗР большое значение имеют также доли отдельных групп затрат в общей сумме затрат. Рекомендуемыми группами затрат являются затраты на содержание персонала, материальные и капитальные затраты. Нерелевантные затраты должны учитываться отдельно. Использование информации уже имеющихся систем учета позволит избежать «дублирования» информации и дополнительных издержек, связанных с ее получением. Кроме того, это позволит в дальнейшем облегчить сбор и электронную обработку данных.

При разработке единых средних ставок оплаты труда (для всей таможенной системы) необходимо: провести более глубокую дифференциацию по группам работающих, т.е. учитывать все варианты оплаты должностей и квалификационных разрядов (воинских званий); учитывать затраты на содержание санаториев, пансионатов и домов отдыха; учитывать «вмененные» издержки.

В целях удобства обработки данных каждому месту возникновения затрат (далее – МВЗ) должен быть присвоен определенный номер. В модели УЗР таможенных органов выделение МВЗ целесообразно проводить, в первую очередь по функциональному признаку. За основу может быть взят существующий классификатор таможенных органов и их структурных подразделений. Это значительно облегчит интеграцию уже существующих систем учета и отчетности в систему УЗР, и соответственно, позволит минимизировать издержки, связанные с ее внедрением, упростит электронную обработку данных. В соответствии с инструкцией «О порядке ведения классификатора таможенных органов и их структурных подразделений» в настоящее время кодирование таможенных органов, осуществляемое по 8-значной системе, строится по принципу подчиненности нижестоящих таможенных органов вышестоящим. Однако выделение МВЗ в целях УЗР должно происходить в первую очередь, с точки зрения возникновения затрат и возможности учета результатов, поэтому количество МВЗ может не всегда совпадать с количеством структурных подразделений.

Поэтому целесообразным представляется расширение кода за счет дополнительного символа, который будет отражать место возникновения затрат. Поскольку система УЗР является внутренним инструментом управления, данный код будет использоваться исключительно для целей УЗР, в иных случаях - например, при таможенном оформлении и контроле, конечно, должен использоваться стандартный 8-значный код.

Рекомендуемый классификатор состоит из 9 цифр:

 

 

Рис. 2. Классификатор мест возникновения затрат

 

 

Учет затрат по их носителям должен отвечать следующим требованиям:

В системе носителей затрат должны быть полностью отражены все стороны и аспекты деятельности таможенной службы.

Таможенные процессы должны быть как можно более точно отражены в системе носителей затрат, что предполагает разработку количественных и качественных характеристик предоставляемых услуг.

Система носителей затрат должна как можно в большей степени обеспечивать возможность сравнения затрат и результатов (также качества таможенных процессов).

Система носителей затрат должна быть разработана специалистами-практиками, а также быть акцентирована сотрудниками соответствующих подразделений таможенных органов.

При разработке классификации носителей затрат следует также выяснить, какие виды деятельности относят к продуктам и услугам потребители последних. При формировании классификации основных процессов целесообразно провести опрос в режиме тренинга не только со специалистами таможенных органов, но и с участниками ВЭД.

Предложим порядок формирования классификатора таможенных процессов.

1. Предварительная версия  классификатора:

Согласование предварительной версии с компетентными и опытными сотрудниками таможенных органов.

Формирование «картотеки» таможенных процессов. Каждый процесс должен быть описан, для того чтобы обеспечить однозначное отнесение конкретных видов таможенной деятельности к какому-либо процессу в классификаторе. При этом обязательно участие сотрудников соответствующих структурных подразделений.

Согласование классификатора на других управленческих уровнях.

В целях удобства обработки данных каждому носителю затрат должен быть присвоен индивидуальный номер в соответствии с разработанной иерархией носителей затрат. При построении классификации носителей затрат необходимо учесть предстоящее совершенствование иерархии носителей затрат, детализацию возможное увеличение количества носителей затрат. Таким образом, учетный номер каждого носителя затрат должен состоять как минимум из шести цифр, каждая пара которых отводится соответственно для группы продуктов, продуктов и услуг.

 

 

Рис. 3. Классификатор носителей затрат

 

 

В целях точной классификации любой деятельности сотрудника таможенного органа для каждого из процессов, а также их составляющих, включая услуги, должны быть четко определены количественные и качественные характеристики.

Формирование количественных характеристик предполагает соблюдение следующих требований2:

затраты (временные, трудовые и др.) на сбор информации для определения характеристик, а также их расчет. Для того, чтобы свести к минимуму эти затраты, особенно на начальном этапе освоения УЗР, в качестве основных количественных характеристик следует использовать уже существующие на сегодняшний день статистические данные.

по возможности следует использовать такие характеристики, которые легко соотносимы с затратами на производство соответствующей услуги или продукта. При разработке количественных характеристик услуги желательно исходить из взаимосвязи результата (совокупности количественных характеристик) и теми затратами, которые возникают при производстве данной услуги. Идеальный случай представляет собой однозначная причинно-следственная связь между затратами на производство услуги и результатом. Так, например, затраты на производство услуги «Предоставление льгот по уплате таможенных платежей» (для Отдела таможенных платежей таможни) зависят, в основном, от количества случаев предоставления льгот.

нельзя оставлять без внимания социально-психологические аспекты. Введение некоторых характеристик может вызвать боязнь контроля, «лишней нагрузки» и, следовательно, иметь негативное воздействие на отношение сотрудников соответствующего подразделения и к системе УЗР, и к своей работе.

К началу внедрения УЗР должна быть организованна система электронного учета данных. Учет данных должен производиться в специально разработанной программе. На ранних стадиях ведения УЗР, можно воспользоваться уже имеющимися стандартными программными продуктами, например, программой 1С.

Уже перед внедрением УЗР в каждом конкретном таможенном подразделении банк данных должен включать следующую информацию:

1) Информация о местах  возникновения затрат (в одном  таможенном подразделении могут  находиться два места возникновения  затрат): соответствующий код места  МВЗ, арендуемая площадь зданий  и складов.

2) Информация о сотрудниках: количество работающих, группы заработной  платы, количество работников, находящихся  в длительных отпусках.

3) Информация о носителях  затрат - какие процессы и услуги  в соответствии с разработанным  классификатором «производятся»  в данном подразделении.

4) Информация об имеющихся  основных средствах в каждом  подразделении.

Освоение учета затрат и результатов должно происходить при поддержке руководства на всех уровнях управления, исключительную важность представляет акцептация проекта всеми сотрудниками, что ставит задачу обучения, целью которого является не изучение отдельных деталей системы УЗР или ее методологии, но развитие у сотрудников экономического мышления на конкретных примерах, что поможет укрепить ответственность персонала.

Освоение УЗР предполагает проверку ее рациональности: система должна обеспечивать различные уровни управления только необходимой (релевантной) информацией. Это означает, что необходимо определить круг получателей информации, а также объем получаемой ими информации. Это позволит не только предотвратить «разрастание» УЗР за счет большого количества ненужных цифр и показателей, но и сформировать удобную и эффективную систему отчетности.

Управленческие кадры должны активно использовать информацию, предоставляемую УЗР, и предъявлять свои пожелания к качеству этой информации, иначе система теряет свои истинного назначение. Польза такой информационной системы может быть увеличена, если:

- имеются ответственные  за УЗР,

- если информация УЗР  используется для предложений  по улучшению,

- если ответственность  за издержки связана с определенными  стимулами,

- если не измеряемые  в денежном выражении услуги  оцениваются путем разработки  других показателей и индикаторов,

- если информация УЗР  дополняется другой информацией (например, данными бухгалтерского  учета).

Построение систем планирования, системы показателей и ответственности являются следующими этапами после освоения системы учета затрат и результатов, поскольку необходимую информацию для этого предоставляет УЗР.

Система планирования основывается на информации системы учета затрат и результатов и позволяет проводить составление планов деятельности на ближайшую перспективу.

Факторами, которые могут существенно затруднить успешное освоения планирования в системе контроллинга, могут быть: отрыв системы планирования от стратегического контура управления, несвоевременное предоставление фактической информации, что затрудняет контроль и анализ отклонений. В связи с этим необходимо осуществление постоянного мониторинга и обратной связи на предмет соответствия системы планирования поставленным целям. Это предполагает трансформацию традиционной системы планирования в сторону индикационного и программно-целевого планирования.

Составной частью планирования является составление бюджетов — планов деятельности таможенных подразделений в «стоимостном» выражении (план расходов). В перспективе представляется возможным выделить бюджетирование в отдельную подсистему.

Основное назначение системы показателей заключается в разработке и формализации стратегии достижения целей таможенной службы, донесения ее до всех сотрудников таможенных органов, обеспечение мониторинга и обратной связи в таможенных подразделениях в целях принятия решений относительно возможных управленческих воздействий. Система показателей предполагает определение концептуальной и технологической связи между стратегией и используемыми организационными решениями. Рекомендуется выбор системы показателей, аналогичной «системе сбалансированных показателей» Ваlаnсеd Score Card (далее — ССП).

ССП является инструментом стратегического и оперативного управления, который позволяет «связать» цели деятельности таможенных подразделений и действиями сотрудников на каждом уровне управления.

ССП в классическом варианте содержит четыре проекции, представляющие собой стратегически важные аспекты деятельности:

- технологии деятельности,

- потребители услуг,

- финансы,

- -обучение и развитие.

Между проекциями должна быть выявлена причинно-следственная связь. На первом этапе необходимо построение иерархии целей таможенных подразделений, направленных на достижение целей таможенной службы в целом. На втором этапе начинается поиск необходимых средств для их достижения, что предполагает мероприятия по усовершенствованию технологи деятельности. Для этого необходима разработка причинно-следственных связей между отдельными целями. Информационной базой для этого должна служить система учета затрат и результатов.

Разработка, внедрение и освоение проекта ССП должна вестись при соблюдении следующих рекомендаций

- участие в проекте как специалистов-практиков, так и независимых специалистов, обладающих опытом в соответствующей области;

- стимулирование инициативы  «сверху», 100-процентное согласие  руководства, понимание задач проекта;

- разработка и внедрение  проекта по возможности в относительно  короткие сроки. В случае если  проект начинает затягиваться, то  может возникнуть опасность его  критики и постепенного свертывания.

Система ССП не может и не должна быть «статичной», с течением времени необходимо производить корректировки и изменения, разрабатывать новые показатели, совершенствовать старые и т.д. Однако первая версия должна быть внедрена в жизнь по возможности как можно быстрее.

Успешное освоение ССП как инструмента управления предполагает соблюдение следующих требований:

- четкая формулировка  целей и задач таможенной службы  и стратегий их достижения;

- согласование стратегий  с целями сотрудников таможенных  органов;