Контроллинг в системе управления организацией

Концептуально-методологическая структура контроллинга приведена на рис. 3. В ее составе: виды контроллинга, типы проблемных ситуаций, этапы и объекты контроллинга, типовые задачи контроллинга, базовые контроллинг-методы и наиболее эффективные методы анализа и синтеза.

Данная схема структурирует и детализирует содержание контроллинга на различных уровнях представления: идеологическом, методологическом и технологическом, а также определяет их взаимосвязи.

Рис. 3. Концептуально-методологическая структура контроллинга

Состав и основные процедуры контроллинг-технологии раскрываются на рис. 4. Здесь в соответствии с этапами контроллинга представлены базовые методы и процедуры. Основные этапы контроллинга (контроль и принятие решений) расположены по горизонтали. Базовые методы (анализ и синтез) - по вертикали.

Содержание данного квадранта выражает основную идею реализации контроллинга: динамическую интеграцию методов анализа и синтеза для принятия эффективных управленческих решений на основе знаний и их контроль в условиях эволюции управляемого объекта или процесса. При этом в качестве объекта контроллинга рассматриваются: структурированные данные и знания о деятельности управляемой системы, модель системы (системного процесса) или собственно система (процесс). Как видно из рис.4,

определяющими условиями интеграции методов являются: цель управления, проблемная ситуация и этапы контроллинга. Базовые методы используются на каждом из этапов контроллинга, а динамика их применения задается динамикой эволюции проблемной ситуации в управляемом объекте или цели управления.

Отличительные особенности применения базовых методов анализа и синтеза проявляются в содержании контроллинг-процедур. Их состав приведен в соответствующих квадратах рассматриваемого квадранта:

• в 1-м (мониторинг-контроль) – процедура анализа проблемной ситуации на этапе контроля параметров объекта управления;

• во 2-м (когнитивный контроллинг) – процедура синтеза модели управления для новой проблемной ситуации;

• в 3-м (продуктивный контроллинг) – процедура анализа накопленных моделей управления и выбора приемлемой;

• в 4-м (управление) – выбор модели управления, синтез управляющих воздействий и их реализация.

Рис.4. Этапы, методы и состав контроллинг-технологии

В общем случае модель управления представляется следующими компонентами:

• моделью рабочей нагрузки – моделью внешних и/или внутренних воздействий на объект контроллинга;

• параметрической или структурно-параметрической моделью объекта контроллинга;

• системой управляемых параметров и управляющих воздействий;

• целями управления и системой показателей эффективности объекта контроллинга.

В зависимости от проблемной ситуации, сложившейся в объекте контроллинга на соответствующем этапе, реализуется та или иная контроллинг-процедура. В ее основе лежат методы анализа или синтеза, используемые для достижения целей контроллинга применительно к условиям сложившейся проблемной ситуации. По сути, это и есть контроллинг-технология. Она представляется совокупностью указанных процедур и обеспечивает интеграцию методов контроллинга для условий проблемной ситуации и целей управления.

2. Контроллинг в таможенном деле: специфика внедрения

Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает:

* таможенные органы - объекты  управления и контроля как  источник ситуаций для анализа;

* методологию и технологию  контроллинга;

* структурированные решения  по управлению и соответствующие  результаты контроля их исполнения.

Взаимодействие данных компонент осуществляется по прямым и обратным связям. Прямые связи определяют последовательность, условия формирования управляющих решений и контроля их исполнения, верхние обратные связи - совершенствование теоретико-методологического базиса и технологии контроллинг-метода (связи инструмент-контроллинга), а нижние обратные связи - управление таможенными органами, или связи объект-контроллинга.

В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи контроллинга - анализ проблем, возникающих в таможенном деле, а также принятие оперативных и формирование стратегических решений для их преодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направления и виды аналитической работы в таможенных органах.

Все прикладные задачи должны быть взаимоувязаны с учетом организационной, функциональной и информационной структур ФТС России. Пример системологической взаимосвязи прикладных задач анализа функциональных направлений таможенной деятельности. Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования конкретного таможенного органа или направления таможенной деятельности. Так, например, наш анализ показывает, что при создании системы мониторинга выпуска товаров для свободного обращения целесообразно включить в состав автоматизируемых следующие задачи:

- осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисления таможенных платежей сравнением этих показателей для конкретной декларации с их средними значениями по региону (или по России в целом) с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации - электронных копий ГТД;

- сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров с уровнями мировых цен на основе базы единой ценовой информации;

-сопоставительный анализ данных об импорте с данными таможенных служб стран экспорта товаров (использование данных "зеркальной" статистики);

- контроль своевременности поступления отсроченных и рассроченных платежей с помощью компьютерного анализа первичной информации и форм периодической отчетности;

- выявление случаев использования импортных операций в качестве прикрытия перевода капиталов за границу;

- прогнозирование последствий (выигрыша или потерь) для федерального бюджета от намечаемых изменений ставок таможенных пошлин и налогов;

- прогнозирование возможных объемов контрабанды в случае превышения предельных размеров таможенного обложения;

- прогнозирование величины сборов в бюджет;

- выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и налогов на динамику розничных цен внутри страны.

В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализуются в таможенных органах России. Однако они не вписаны в единую идеологию, фрагментарны и потому малоэффективны. В то же время существует реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информационно-техническому обеспечению для решения взаимосвязанных проблем управления и автоматизации на принципах и технологии контроллинга.

В стратегической перспективе речь идет о комплексной разработке таможенных технологий и технологий поддержки принятия решений на основе знаний, а также о создании системы таможенного контроллинга.

Нетрудно заметить, что конечная цель ее создания - всеобъемлющая системная интеграция методического и информационного обеспечения, программно-технических средств и практически реализуемых таможенных технологий (информационного мониторинга, логистики, риск-менеджмента, анализа и поддержки принятия решений, планирования и контроля) в целях решения широкого спектра задач ВЭД и таможенной деятельности. Предполагается, что такая интеграция осуществляется с учетом структуры концептуальной модели, то есть является целостно-эволюционной.

Обобщая все вышеизложенное, дадим следующее определение таможенного контроллинга. Таможенный контроллинг - это комплекс организационных, методологических, технических и информационных средств, а также соответствующие технологии, системы и инфраструктура автоматизации таможенной деятельности и системного управления.

При этом таможенная служба рассматривается как единая информационно-технологическая среда таможенной деятельности, а контроллинг - как система таможенного контроля (экономического, правового, информационного и др.), управления таможенной деятельностью и регулирования ВЭД в автоматизированном режиме.

В составе основных направлений контроллинга:

- технологизация и автоматизация деятельности таможенных органов;

- мониторинг, логистика и регулирование ВЭД;

- таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений.

Задачи контроллинга по соответствующим направлениям представлены ниже.

Технологизация и автоматизация таможенной деятельности: формирование унифицированных технологий таможенной деятельности, системная автоматизация таможенных технологий, информационно-аналитический мониторинг (моделирование, анализ, прогнозирование) различных аспектов таможенной деятельности и системное управление качеством таможенной деятельности.

Мониторинг, логистика и регулирование ВЭД: анализ эволюции мировых товарных и финансовых потоков; мониторинг товаропотоков России; прогнозирование величины сборов в бюджет, подготовка рекомендаций по изменению ставок таможенных пошлин, применению мер нетарифного регулирования; адаптация стратегических задач таможенной службы к изменяющимся условиям внешнеэкономической деятельности, разработка требований к таможенной службе и рекомендаций по ее совершенствованию.

Таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений:

- оперативно-ситуационное моделирование (ВЭД, таможенной деятельности, таможенных технологий), создание организационно-функциональных и информационных моделей таможенных органов; формирование и накопление знаний о различных аспектах таможенной деятельности и подготовка управленческих решений; согласование оперативных планов региональных таможенных управлений, таможен и таможенных постов с планами развития таможенной службы; координация оперативного планирования таможенной деятельности; ведение системы таможенной информации, структурированной с учетом уровней управления единой системой таможенных органов; оперативный контроль таможенной деятельности, анализ и прогнозирование результатов деятельности, подготовка управленческих решений и др.

В общем случае при разработке контроллинг-технологии ТО речь идет о декомпозиции проблемы системного управления на ряд практически значимых задач и о создании адекватной методологии и технологий автоматизированного их решения и поэтапного внедрения. Это взаимосвязанные, но принципиально различимые направления исследований.

Первое - постановка проблемы эффективного управления таможенными органами, ее декомпозиция,структуризация и типизация задач управления. В более узком аспекте - определение комплекса задач автоматизации управления.

Второе - разработка прикладных методов и автоматизированной технологии решения задач управления. Это, в свою очередь, требует постановки соответствующей проблемы, адаптации существующих или разработки необходимых математических методов, программных средств, информационных и информационно-управляющих технологий и систем.

Представленная в четвертой главе концепция системного управления в совокупности вложенных систем на основе знаний позволяет конкретизировать вопросы методологии автоматизации управления. При решении проблем автоматизации поставленных задач необходимо учитывать следующие положения.

Эффективная автоматизация управления любым таможенным органом осуществляется в целях единой системы таможенных органов в соответствии со схемой вложенных, совместно эволюционирующих систем.

Система автоматизации управления таможенными органами должна обладать свойствами открытой системы и строиться на принципах иерархической, пространственно-распределенной интегрированной среды, централизованной по информационному продукту (знанию) и децентрализованной по технологическим компонентам. Конструктивными средствами контроллинг-системы таможенных органов является метатехнология, генерирующая когнитивные и/или продуктивные структур-стратегий деятельности таможенных органов.

В зависимости от целей контроллинга в единой системе таможенных органов необходима разработка когнитивно-продуктивных технологий системного анализа, подготовки и принятия (проектирования) оперативных, тактических и стратегических решений и их мониторинга (контроля).

1.3 Формирование концепции управления на основе контроллинга

Под процессом управления в системе таможенных органов понимается деятельность органов и аппаратов управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления. Прежде чем рассмотреть сущность управления (и, следовательно, взаимоотношений руководителя и подчиненного, как одного из компонентов управления), необходимо проанализировать процесс управления самой системы, то есть на более глобальном уровне.

В процесс управления системой таможенным органов, наделенной специфическим содержанием, можно выделить методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный аспекты.

Наиболее часто в таможенных органах действуют такие стили управления, как «ситуационное управление», «программное управление» и «целевое управление». Важной особенностью управления является то, что и оно играет созидательную роль, повышая эффективность таможенной деятельности.

Управление  основано на законах, которые отражают общие, существенные и необходимые  связи между элементами и подсистемами системы управления, происходящими  в ней процессами и внешней  средой. Они объективны и не зависят  от сознания и воли людей. Знание законов  управления позволяет учитывать  их требования при создании систем управления и при организации  их функционирования.