Разработка информационной системы управления закупочной деятельности в области информационных технологий и программного обеспечения

Предприятие взаимодействует  с данными поставщиками относительно недавно. В работе с ними иногда присутствовали задержки в поставке материалов, но, в целом, поставка происходит исправно и с тем количеством, которое  предприятие заказывает.

В целом, организация закупок и пополнение ресурсов для производства металлопластиковых конструкций и ограждении на предприятии ООО «КБЕ» происходит следующим образом: в начале, с производственного и сборочного цеха, а также с отдела сбыта в отдел снабжения в электронном виде (по системе «Oracle») поступает заявка на приобретение материалов. Менеджеры по снабжению собирают информацию о наличии данного материала и делают запрос на склад.

Предприятие ООО «КБЕ»  осуществляет пополнение материала 1 раз  в неделю от всех поставщиков. То есть, отдел снабжения планирует объем  заказа такой, чтобы хватило материала  для производства продукции на одну неделю, с возможной покупкой дополнительных партий материала, в случае непредвиденных заказов на готовую продукцию.

Далее, после того как заявка была обработана, формируется заказ. Он заносится в специальные формы  «Oracle» и направляется поставщику.

Системой «Oracle» пользуются только два поставщика материалов. Остальным двум заказ на покупку материалов направляется по электронной почте или факсом.

Поставщик доставляет заказ  на склад данного предприятия, где  осуществляется проверка по количеству и выборочная проверка по качеству продукции, и поступившие материалы  заносятся в базы данных.

На склад, тем временем, приходит заявка с цехов на получение  материалов в производство. Происходит формирование партии определенного количества и номенклатуры и направляется в производство.

Из данной организации  закупок и взаимодействия с поставщиками видно, что отдел снабжения принимает  заявки на материалы и сырье от производственных и сборочных цехов, а так же заявку на готовую продукцию  от покупателей посредством отдела сбыта. Значение отдела снабжения в  данной ситуации очень велико. Двум специалистам необходимо решать не только на каких основаниях и у кого закупить, но и как эффективней это сделать, чтобы избежать ненужных затрат и повысить прибыль данного предприятия.

Организация закупок и  в целом вся закупочная деятельность предполагает наличие специальных  показателей, рассчитав которые  можно определить: эффективно работает логистика на предприятии или  нет, и принять необходимые меры.

2.4 Анализ показателей  эффективности закупочной деятельности  на предприятии ООО «КБЕ»

Научность логистики снабжения  подразумевает выполнение подробных  расчетов, проведение анализа всех показателей, характеризующих движение материального потока на предприятии.

Можно рассмотреть основные показатели, применяемые для характеристики состояния закупочной логистики  на предприятии ООО «КБЕ»:

1. Средний запас на складе (З_ср). Рассчитывается по формуле средней хронологической:

, (1)

где, З_ср1 – средний запас за первый период;

З_н – запас на начало первого периода;

З_к – запас на конец первого периода.

Средний запас за несколько  периодов (Зср_n) определяется как средняя арифметическая из средних запасов за каждый из периодов:

 

, (2)

2. Готовность к поставке (Г_п). Данный показатель используется предприятием, как для оценки собственного уровня сервиса, так и для уровня сервиса, оказываемого поставщиком.

, (3)

где, Ч_вз – число выполненных заказов;

Ч_о – общее число поступивших заказов.

3. Производительность труда  (П). Рассчитывается на предприятии по следующей формуле:

, (4)

где, О – объем работы в единицах времени;

Ч – число работников, выполнивших данную работу.

4. Трудоемкость (Т_е). Данный показатель является обратным показателю производительность труда и рассчитывается по формуле:

, (5)

где, Т_норм – нормативное время выполнения работы;

О – объем работы в единицах времени.

5. Материалоемкость (МП). Для расчета данного показателя используется следующая формула:

 

, (6)

где, РМ – расход материалов за период;

П – объем произведенной продукции за период.

6. Текущий запас (З_тек). Рассчитывается на предприятии по формуле:

, (7)

где, Пс – среднесуточный объем потребления (единиц в день);

Т_мп – интервал времени между поставками (дни).

7. Страховой запас (З_с). Рассчитывается совместно с текущим по следующей формуле:

, (8)

где, Пс – среднесуточный объем потребления (единиц в день);

Т_зп – время задержки поставки (дни).

8. Сезонный запас (З_сез). Используется на предприятии только в сезонное время – лето, так как по проведенным маркетинговым исследованиям, наибольший спрос на металлопластиковые конструкции именно в это время года. Рассчитывается по следующей формуле:

, (9)

где, П_сс – среднесуточное потребление единиц в день в сезонном периоде;

Т_с – продолжительность сезонного периода.

9. Затраты на пополнение  запаса (С_рз) – это расходы материальных, финансовых и других ресурсов, необходимых для оформления и получения заказа. Рассчитывается по формуле:

, (10)

где, S – объем потребности в запасе;

Q – размер заказа (единиц);

А – затраты на выполнение одного заказа (в рублях).

Величина А включает в себя расходы на:

− подготовку заказа;

− ведение переговоров;

− представительские расходы;

− оформление заказа;

− контроль над выполнением  заказа;

− на приемку заказа и  т.д.

Величину А можно рассчитать по следующей формуле:

, (11)

где, О_ор – совокупные годовые затраты, связанные с выполнением заказов (в рублях);

N_q – число выданных за год заказов.

Так же на предприятии используются показатели, характеризующие интенсивность  работы склада. Их используют в своей  деятельности как отдел сбыта, так  и отдел снабжения.

10. Грузооборот склада (Г) – показатель, характеризующий мощность склада:

 

, (12)

где, Q – количество тонн, поступивших на склад за период времени Т;

Т – продолжительность периода времени.

16. Удельный грузооборот  склада (Г_уд). Используется вместе с показателем грузооборота склада и характеризует мощность склада, приходящуюся на 1 м²:

, (13)

где, Г – грузооборот склада;

S – площадь склада.

Предприятие использует также  показатели, характеризующие уровень  сохранности груза:

17 . Число случаев хищения  товаров.

18. Число случаев порчи  товаров по вине работников  склада.

Это основные показатели, с  помощью которых можно охарактеризовать эффективность закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ».

На основании данных таблицы 4, можно рассчитать показатель готовности к поставке поставщиков сырья  и материалов за 2009 г. по формуле (3).

Из таблицы 4 видно количество выполненных и поступивших заявок поставщикам материалов от предприятия  ООО «КБЕ». Подставив данные в  формулу (3) получаем:

− готовность к поставке ОАО «Стекольщик»

− готовность к поставке ОАО «Дунган»

− готовность к поставке ООО «ЗПК»

− готовность к поставке ЗАО «Терморос»

Таблица 4 Количество поступивших  и выполненных заказов поставщиками предприятия ООО «КБЕ» за 2009 г., шт.

Поставщик	Поступившие заказы	Выполненные заказы
Стекло ОАО «Стекольщик» ОАО «Дунган»	40 40	39 40
Профиль м/п ООО «Завод полимерных конструкций»	41	41
Расходные материалы ЗАО «Терморос»	20	19

Из этого можно сделать  вывод, что наиболее надежными поставщиками являются ОАО «Дунган» и ООО «Завод полимерных материалов».

Можно рассчитать текущий  запас стеклопакетов на складе по формуле (7). Среднесуточный объем потребления  стеклопакетов и профиля по 25 изделий, запорной арматуры в общей  сложности 125 штук, интервал времени  между поставками 7 дней, следовательно,

Таким образом, для того, чтобы  поддерживать бесперебойность производства, необходим запас стекла и профиля  в размере 175 сборочных единиц, запорной арматуры в размере 875 единиц.

Рассчитывая показатели эффективности  закупочной деятельности, можно не только оценить ее состояние, но и  попытаться усовершенствовать некоторые  аспекты процесса снабжения.

Таким образом, проанализировав  закупочную деятельность на предприятии  ООО «КБЕ», оценив степень использования  логистики и информационного  обеспечения в управлении материальными  потоками, описав организацию закупок, можно внести некоторые предложения  по совершенствованию процесса снабжения  на предприятии.

 

3. Совершенствование  закупочной деятельности ООО  «КБЕ» на принципах логистики

Из описания предприятия  и вида его деятельности, можно  сделать вывод о том, что оно  существует на рынке производства металлопластиковых изделий относительно недавно. Но за это время оно успело нарастить  объемы своего производства почти в  два раза. Это говорит о том, что предприятие постоянно совершенствуется и ищет все новые способы минимизации затрат и, в целом, оптимизации всего производственного процесса.

Проанализировав закупочную деятельность предприятия, можно предложить ряд рекомендаций, которые помогут  оптимизировать некоторые ее процессы.

Из организационной структуры  видно, что на предприятии существует два отдела, непосредственно занимающиеся логистикой. Отдел сбыта – распределительной, отдел снабжения – закупочной. Складское хозяйство подчиняется отделу сбыта и напрямую не связано с отделом снабжения. Для более эффективного взаимодействия этих подразделений предлагается связать склад и с отделом снабжения, как показано на рисунке 6. Это сделает сотрудничество более гибким, а работу эффективнее.

 

Рис. 6 Предложение по изменению  в организационной структуре  предприятия ООО «КБЕ»

 

Информационное обеспечение  в управлении материальными потоками на предприятии ООО «КБЕ» представлено двумя программными комплексами:

1. «1С-Логистика: Управление  складом»

2. «Oracle»

Первая программа отвечает за складское хозяйство предприятия и ведет учет всех материалов и готовой продукции, поступающих склад. Система «Oracle» автоматизирует закупочную деятельность и все процессы, связанные с ней (подготовка и отправка заявок, учет данных о поставщиках, управление процессом получения сырья и материалов). Но для каждой системы необходимо обслуживание специалистов. Эти затраты можно минимизировать, если поставить единую комплексную программу, которая будет включать в себя и склад, и закупки. Это комплексная информационная система «Галактика», в которую помимо ее основных модулей, входят модули «Управление снабжением», «Управление договорами», «Складской учет», «Управление сбытом», «Поставщики и получатели». Это позволит держать в единой системе всю информацию, которая находилась раньше на двух программных комплексах. При этом, в системе «Галактика» присутствует много новых блоков, которых нет ни в «1С-Логистика: Управление складом», ни в системе «Oracle».

Также, поставщики, с которым  взаимодействует ООО «КБЕ», имеют  КИС «Галактика», что существенно  облегчит ведение переговоров и  отправку заявок на получение материальных ресурсов и позволит избежать ненужных затрат, как это было бы с системами  «1С-Логистика: Управление складом» и  «Oracle».

Реализованные в системе  функции позволяют автоматизировать:

· определение объемов  и направлений материальных потоков;

· организацию складского хозяйства;

· организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам  назначения и т.д.