Разработка информационной системы управления закупочной деятельности в области информационных технологий и программного обеспечения

6. Подготовка бюджета закупок.  Существенной частью закупочной  деятельности являются экономические  расчеты, так как необходимо  точно знать, во что обходятся  те или иные работы и решения.  При этом определяют следующие  виды затрат:

· затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

· затраты на грузопереработку;

· затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

· затраты на приемку и  проверку материальных ресурсов;

· затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.

7. Координация и системная  взаимосвязь закупок с производством,  сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это  специфическая задача закупочной  логистики, решаемая, как было  отмечено выше, посредством организации  системной взаимосвязи закупок  с производством и сбытом, а  также тесных связей с поставщиками  в области планирования, экономики,  техники и технологии. [4, с. 193]

Выявление задач, целей и  функций закупочной деятельности позволяет  более точно и правильно организовать и спланировать снабжение на предприятии.

1.2 Организация  и планирование процесса снабжения.  Определение метода закупок

Организация процесса снабжения  предусматривает:

· создание инфраструктуры процесса;

· создание организационной  структуры управления снабжением.

Рассмотрим каждую из этих составляющих.

1. Инфраструктура снабжения  включает подразделения складского, транспортного, заготовительного  хозяйств. На отдельных предприятиях  могут быть также подразделения  по переработке отходов производства  и тарного хозяйства.

2. В основу определения  организационной структуры управления  снабжением должны быть положены  принципы, которые обеспечивают  все функции управления совокупностью  подразделений. Это, прежде всего,  малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

· централизованная;

· децентрализованная.

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все  закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники  и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции  децентрализации, то служащие отделов  будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела (рис. 1).

Преимущества такого подхода:

1. пользователь лучше знает  потребность отдела, чем кто-либо  другой;

2. возможность более быстрого  удовлетворения потребности в  материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

1. решая оперативные вопросы,  служащие могут не заметить  тенденции изменений планирования  организации в целом;

2. недостаточный профессионализм  служащих и проблемы определения  возможностей снабжения;

3. ни одно подразделение  не может быть достаточно большим  для того, чтобы проводить функциональный  анализ в таких областях, как  работа с таможней, транспортные  услуги, складирование, управление  запасом, анализ закупок и т.п.

 

 

Рис. 1 Децентрализованная форма  организации управления снабжением

Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел  снабжения, сосредоточивающий все  функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

1. объединение всех закупок  аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить  скидки за большой заказ;

2. координация связанных  между собой видов деятельности  для сокращения затрат на транспортировку,  хранение и обслуживание;

3. устранение дублирования  операций и ненужных приемов;

4. наличие единой точки  контактов с поставщиками и  предоставление им необходимой  информации и услуг;

5. концентрация ответственности  за снабжение, что облегчает  осуществление управленческого  контроля (рис. 2).

 

Рис. 2 Централизованная форма  организации управления снабжением

Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения  в одних руках. Такая структура  создает широкие возможности  логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для того чтобы правильно  организовать процесс снабжения  на предприятии, необходимо знать методы планирования снабжения, из которых  можно выбрать конкретный метод  или группу методов для внедрения  на предприятие и эффективного использования  в дальнейшем.

Методы планирования снабжения  на предприятии включает следующие  основные системы: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP и  др.

MRP I («планирование потребностей  в материалах») – система, состоящая  из ряда логистически связанных процедур, правил и требований, синхронизированных во времени для каждой единицы компонентов, необходимых для выполнения графика производства.

Цели данной системы:

· удовлетворение потребностей в материалах, компонентах и комплектующих  для планирования производства;

· планирование производственных операций, расписаний доставок, закупочных операций.

Система MRP I начинает свою работу с определения, сколько конечной продукции и в какие сроки  необходимо произвести. Затем система  определяет время и необходимые  объемы материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

На выходе система дает набор документов, в том числе  схемы доставки материальных ресурсов по подразделениям, объемы и сроки  поставок. Таким образом, MRP I запланировано  «проталкивает» материальные ресурсы  по подразделениям.

MRP II («планирование ресурсов  производства») – это замкнутая  система, относящаяся к детальному  планированию производства, к финансовому  планированию себестоимости материалов  и производственных затрат, а  также к моделированию хода  производства. Эта система отличается  от MRP I гибкостью планирования, обеспечивающих  лучшую организацию поставок  и лучшую реакцию на изменение  спроса. Важное место в MRP II занимают  блоки прогнозирования спроса, размещения  заказов и управление запасами. [10, с. 33]

В результате использования данной системы сокращаются материальные ресурсы на складе, решаются задачи оптимизации материальных потоков и другие положительные эффекты.

JIT (концепция «точно в  срок») характеризуется минимальными  запасами, короткими логистическими цепями, взаимоотношением по закупкам с небольшим количеством надежных поставщиков и перевозчиков. [10, с. 36]

CIM (концепция «компьютеризированного  интегрированного производства»)  – предполагает интеграцию всех  подсистем системы управления (управление  снабжением, проектированием и подготовкой  производства, транспортно-складскими  системами и т.д.) [10, с. 37]

ERP («планирование ресурсов  предприятия») – включает в себя  усовершенствование планирования  и составление расписаний, окончательное  планирование ресурсов, управление  данными об изделии и т.д.  Главная задача ERP-системы – добиться  оптимизации (по времени и ресурсам) перечисленных процессов. [10, с. 38]

Когда сформирована и выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.

Выбор метода закупок зависит:

· от сложности конечного  продукта;

· от состава комплектующих  изделий и материалов.

Можно рассмотреть наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной  партией. Метод предполагает поставку  товаров большой партией за  один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность  в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими  партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как  товары оплачиваются по мере поступления  отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются  затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ  на всю поставку.

Недостатки: вероятность  заказа избыточного количества; необходимость  оплаты всего количества, определенного  в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные)  закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко  используется там, где закупаются  дешевые и быстро используемые  товары. Котировочные ведомости  составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

· полный перечень товаров;

· количество товара, имеющегося на складе;

· требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение  оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по  мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

· количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

· поставщики перед выполнением  каждого заказа связываются с  покупателем;

· оплачивается только поставленное количество товара;

· по истечении срока контракта  заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых  обязательств по покупке определенного  количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной  сдачей. Сфера применения этого  метода − покупка нечасто используемых  товаров, когда невозможно получать  их по мере необходимости. Товар  заказывается тогда, когда он  требуется, и вывозится со складов  поставщиков.

Недостаток этого метода − в увеличении издержек, связанных  с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Организация и планирование снабжение, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия.

1.3 Информационное  обеспечение закупочной деятельности  промышленного предприятия

В совершенствовании деятельности промышленного предприятия, с информационно-логистической точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность и т.п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

В конце 60-х гг. XX в., американскими экономистами было предложено рассмотреть в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. Такой подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в процессе производства (при изменении потребностей, корректирования заказов, нехватке ресурсов, отказах оборудования). [10, с. 32]

Стремительное развитие (особенно в последние годы) информационных технологий создало основы для создания и применения эффективных информационных систем. Современные решения базируются на компьютерных технологиях накопления, обработки, передачи и представления  данных.