Организация рабочего места руководителя

Современные типы рабочих мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элемент терминального устройства - дисплей (экранный пульт) раскрывает перед руководителем широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяет увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственных процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом. Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения с подразделениями предприятия.[7;76]

В работе руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой.

Современные типы телефонной и громкоговорящей связи  позволяют циркулярно проводить  служебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, перевод на ожидание и т. д.

Руководителю  очень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу  несколькими аппаратами. Ускорить связь  можно с помощью аппарата с  автоматическим набором номеров типа «Автонабор» или «Элетап». Первый обеспечивает возможность закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем; второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонента осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителей необходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так и в автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работников управления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множества различных устройств руководители умели правильно выбрать и использовать соответствующий вид связи.[8;156]

Для хранения информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки, бланки, журналы  учета, блокноты. К простым средствам хранения информации относятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и подставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следует использовать картотеки. В настоящее время разработано более 25 конструкций картотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому, чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.[5;273]

Рациональным  способом хранения материалов является подвесной способ, при котором документы располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках. Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в экономии места и оперативности нахождения и извлечения нужного документа по индикаторному корешку, укрепленному на папке. Причем некоторые индикаторы могут соответствовать не только реквизитам документов, но и срокам их исполнения, важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представить себе очевидность исполнения того или иного документа. Хранящиеся таким способом документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере, около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном горизонтальном способе хранения документации.

 

2.3. Требования к организации рабочего места руководителя

Условия труда руководителя определяются главным образом:

• площадью помещения;
• санитарными условиями;
• нормой освещенности; температурой помещения;
• уровнем влажности;
• уровнем шума;
• дизайном и цветовой гаммой помещения.

В таблице 1 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

 

2.4. Организация  рабочего места руководителя ЗАО «Электрокомплектсервис»

Закрытое акционерное  общество «Электрокомплектсервис»  создано в соответствии с действующим  на территории Российской Федерации  законодательством. Учредителями являются граждане РФ: Рылов Владимир Сергеевич  и Глазунов Владимир Викторович. В  г.Кемерове предприятие располагается по адресу:

1. Торгово-выставочный  зал – г.Кемерово, пр.Советский,31.

2. Магазин «Электрика»  - г.Кемерово, ул.Клары Цеткин,118.

Торгово-выставочные  залы компании призваны обеспечить всем диапазоном электротехнических товаров: от оборудования подстанций до выключателя настольной лампы. Главным критерием отбора продукции является ее качество и, особенно, пожарная и электрическая безопасность, что, по мнению руководства компании, можно достичь, только работая с ведущими отечественными и зарубежными производителями. [4;107]

В течение 8 лет  компания «Электрокомплектсервис»  является официальным партнером  фирмы Siemens. Результатом такого долговременного  сотрудничества стала разработка проекта  программы по реорганизации РАО  ЕЭС совместно с фирмой Siemens, ИТЦ «Электрокомплектсервис», «Сибпроектэлектро».

Главным показателем  уровня компании является уровень образования  и профессионализма сотрудников. На сегодня в компании работают около 550 человек. 80% из них имеют высшее образование. Ежегодно компания обучает 50 человек в российских ВУЗах и английской школе бизнеса. [3;267]

Компания «Электрокомплектсервис»  является крупнейшей электротехнической компанией за Уралом.

Рассмотрим  как организовано рабочее место  руководителя ЗАО «Электрокомплектсервис». Можно сказать, что внутренний объем кабинета руководителя составляет 45м2. Кабинет имеет прямоугольную форму. Длина кабинета = 10м2. Ширина = 4,5м2. Высота кабинета составляет 3,5м. Такие показатели свидетельствуют о том, что форма кабинета руководителя рассматриваемого предприятия является рациональной.

Из мебели присутствуют:

- стол, предназначенный  для проведения совещаний;

- стулья (в количестве 5 шт.);

- диван;

- кресла (2 шт.);

- журнальный  столик.

Как показало наблюдение, вся мебель выглядит эстетично и является достаточно удобной. Антропометрические показатели соблюдены.

Однако, существенным упущением является нерациональное размещение мебели в кабинете руководителя. Практически половина кабинета пустует. Стол руководителя расположен по диагонали от входной двери, что создает затруднение при обзоре руководителем входящих в кабинет. Зона отдыха также располагается неудобно. Диван удален от кресел и журнального столика.

На рабочем  столе руководителя имеется следующее  оборудование:

- канцелярские  принадлежности;

- два телефона (внутренняя связь и городской  телефон);

- ежедневник.

Цветовая гамма  кабинета выполнена в светло-бежевых  тонах, что способствует снижению утомляемости и повышает настроение и работоспособность.

Санитарно-гигиенические  условия труда соблюдены.

3. Рекомендации  по улучшению рабочего места  руководителя ЗАО «Электрокомплектсервис»

3.1.Проведение мер по совершенствованию рабочего места руководителя ЗАО«Электрокомплектсервис»

Анализ организации  рабочего места руководителя ЗАО  «Электрокомплекссервис» показал, что недостатком является нерациональная организация рабочего места руководителя.

В качестве рекомендаций по совершенствованию организации  рабочего места руководителя можно  предложить следующее. Один из возможных  вариантов организации рабочего места руководителя может быть таким:

Весь кабинет  поделим (условно) на три зоны.

Первая зона - непосредственно рабочее место  руководителя.

Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров.

Третья зона - зона отдыха, где стоит журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая  поверхность стола должна быть твердой  и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1-3 посетителей. [2;68]

Стол для  совещаний должен быть рассчитан  на определенное количество человек (количество участников конференций, планерок (5-7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола  для конференций не должны быть слишком  комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных  приемов и отдыха руководителя.

 

3.2. Общие  рекомендации по выбору офисной  мебели для кабинета руководителя

Кабинет руководителя фирмы или компании — специфическое  помещение, в котором происходит процесс принятия ответственных  решений. Обстановка кабинета руководителя должна быть продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее место «босса» максимально комфортным, а во-вторых, способствовать укреплению имиджа фирмы среди партнеров и конкурентов.

Среди стилей, встречающихся  в кабинетах руководителей, преобладают, а зачастую и переплетаются классический и современный «техно» стиль, позволяющий максимально использовать новейшие достижения науки и техники.

Мебель в  кабинете руководителя отличается от всей остальной мебели в офисе  своим дизайном, величиной, техническим  оснащением, материалами, из которых она изготовлена.

Помимо основного  стола, рабочее место руководителя бывает укомплектовано приставными  столами для приема посетителей  и подчиненных (это могут быть и обычные столы), а также выкатными  тумбочками на колесах взамен традиционных тумб письменного стола. [9;156]

Кресло руководителя выделяется своей высотой, а также  техническим совершенством. В большинстве  случаев оно бывает оборудовано  газлифтом — пневматическим механизмом подъема сидения. Некоторые модели кресел позволяют не только регулировать угол наклона спинки к сидению, но и имеют т.н. регулятор пружины качания, позволяющий корпусу шефа плавно откидываться под определенным углом. Может регулироваться также и высота подлокотников.

Кроме кресла хозяина, в кабинете руководителя находятся стулья или кресла для приема посетителей. Эти предметы мебели не имеют технического оснащения и служат для кратковременного сидения разных людей.

Шкафы в кабинете руководителя обычно ставят застекленные, с распашными или раздвижными  дверцами в нижних отделениях. Они служат для хранения документов и книг. В некоторых случаях с той же целью в кабинетах руководителя используются стеллажи и напольные тумбы.

Кожаный диван  является частым атрибутом кабинета руководителя. Это может быть традиционный двух- или трехместный диван (иногда с креслами для отдыха) или «уголок», на котором помещается сразу несколько человек.

Корпусная мебель (столы, шкафы, тумбы и т.д.) производится с применением древесины. Эксклюзивные комплекты мебели для кабинетов  руководителей могут быть целиком выполнены из массива древесины.

Самые распространенные материал для производства такой  мебели — высококачественные плиты  МДФ с покрытием из меламина, ламината или натурального шпона.

Модная тенденция  — широкое использование стекла — в полной мере проявилась в производстве мебели для кабинетов руководителя. Из закаленного прозрачного или тонированного стекла делают крышки столов (столешницы), полки и дверцы шкафов.

Часто наряду со стеклом в производстве современной  мебели используются металлические элементы.

В семействе  офисных столов выделяются четыре основных вида: рабочие столы, в т.ч. столы  руководителей и персонала; компьютерные столы ; столы приставные; столы для  совещаний и переговоров.

Рабочие места  руководителей и сотрудников в офисе могут состоять из нескольких частей, например, двух небольших столов и углового элемента, а могут представлять собой единое целое сложной формы — огромный рабочий стол.

Идея постоянного  изменения рабочего места распространяется не только на офисные стулья и кресла, но и на столы. Появляются «двухуровневые» рабочие поверхности для работы сидя и стоя. В некоторых моделях офисных столов предусмотрена регулировка угла наклона крышки стола относительно пола.

Современный рабочий  стол может представлять собой практически любую геометрическую фигуру: прямоугольник, квадрат, круг, овал, — или иметь необычную замысловатую форму с полукруглым вырезом. Стол может иметь боковые и задние стенки или отдельные ножки — три или четыре.

Прямоугольные столешницы постепенно выходят из моды, уступая место округлым формам, плавным линиям и «срезанным» углам. Эргономичные очертания новейших офисных столов удобны и важны, в первую очередь, для работающих за ними людей.

Кроме того, современные  офисные столы имеют развитые надстройки над столешницами, включающие систему полок для размещения рабочих материалов.

Офисные столы  с выкатными тумбами на колесах  приходят на смену одно- и двухтумбовым письменным столам.

Взамен отдельно стоящих столов для персонала  в современном офисе появляются так называемые «рабочие станции» (work stations), объединяющие два или несколько рабочих мест в единое пространство.

На обычный  рабочий стол ставят только ноутбуки, для стационарного РС лучше приобрести специальный компьютерный стол.