Отчет по преддипломной практике в гостинице «Арт сити»

8) иерархическая — характеризуется наличием иерархии управления;

9) смешанная — в различных подсистемах возможны перечисленные виды структур.

Экспериментальное изучение этих видов структурирования показало различную их эффективность. Так, достаточно простым и четко поставленным задачам, а также рутинным заданиям, допускающим возможность ошибки, более соответствуют звездная и иерархическая структуры, поскольку обеспечивают быстрое получение решений. Многосвязная структура в смысле безотказности и правильности решения более подходит для сложных задач с неполной информацией, хотя процесс решения занимает больше времени. Линейная структура дает неплохие результаты при решении простых задач с малым объемом исходных данных. Кольцевая — предпочтительнее там, где требуется творческий подход к решению, она же способствует наибольшей удовлетворенности участников своей деятельностью. Наименьшее влияние на результат решения оказывает квалификация участников в многосвязной и сотовой структуре, а наибольшее — в звездной и иерархической.

Линейная организационная структура, строго иерархически организована, характеризуется разделением зон ответственности и единоначалием.

Преимущества линейных организационных структур:

• четкая система взаимных связей;

• быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

• согласованность действий исполнителей;

• оперативность в принятии решений;

• ясно выраженная личная ответственность руководителя за принятые решения.

Основной проблемой, свойственной этому типу структуры, принято считать ограничения, задаваемые диапазоном контроля, который определяется качественными и количественными характеристиками связей, непосредственно «замыкаемых» на руководителе.

С точки зрения качественных характеристик речь идет о содержании и направлениях информационных потоков между руководителем и подчиненными, которые могут быть не только односторонними или двусторонними (параметр направления), но и регулятивными, информационными и проблемными (параметр содержания).

Количественные характеристики связей в большей степени, чем качественные, поддаются измерению.

В зависимости от соотношения количества иерархических уровней к общему числу работников линейные организационные структуры могут быть «плоскими» или «высокими».

Однако, отдавая предпочтение тому или иному типу линейной структуры, необходимо исходить из следующих параметров гостиницы:

1) сфера контроля за деятельностью подчиненных, которую предполагается возложить на руководителя (широкая, включающая все виды активности подчиненных, или узкая, специализированная по направлениям деятельности);

2) уровень взаимосвязи между подразделениями (высокая интенсивность взаимодействия и обмена информацией или низкая);

3) степень неопределенности задач, решаемых структурой (низкая, когда решения известны и пути достижения целей алгоритмизированы, или высокая);

4) уровень сложности задач, стоящих перед гостиницей. Ответы на эти вопросы могут служить основанием для выбора типа линейной организационной структуры .

Функциональная организационная структура строится по принципу распределения функций внутри гостиницы и чаще всего существует одновременно с линейной, что создает двойное подчинение для исполнителей, так как функциональные подразделения получают право отдавать распоряжения в рамках своей компетенции нижестоящим подразделениям других направлений.

Функциональные организационные структуры имеют следующие преимущества:

1) более глубокую проработку решений по функциональным направлениям;

2) высокую компетентность специалистов, отвечающих за выполнение функций;

3) высвобождение линейных менеджеров от части задач, решаемых функциональными руководителями.

Гибкие структуры способны изменяться (адаптироваться) в соответствии с требованиями среды (по аналогии с живыми организмами). К ним относятся проектная и матричная организационные структуры.

Проектная организационная структура представляет собой временное объединение специалистов внутри гостиничного предприятия, которое создается для решения конкретной задачи.

Матричная организационная структура (функционально-временно-целевая) характерна для крупных гостиниц, для которых проектная форма постоянна. В этом случае управленческая вертикаль строится соответственно отдельным сферам деятельности гостиницы, а по горизонтали осуществляется управление проектами. Для матричной структуры характерно создание непосредственных связей между специалистами вне зависимости от их позиции в гостиничном комплексе.

Проблемы, связанные с использованием матричной организационной структуры, как правило, усматриваются в ее сложности, связанной с необходимостью «увязать» большое количество вертикальных и горизонтальных связей в единое целое.

        При создании организационной структуры необходимо учитывать параметры внешней и внутренней среды.

В самом общем виде можно выделить четыре группы факторов:

1) внешняя среда и инфраструктура, в которой действует гостиница;

2) технология работ и тип совместной деятельности;

3) особенности персонала и корпоративной культуры;

4) прототипы и уже существующие, и показавшиеся себя эффективными организационные структуры аналогичных гостиниц.

К факторам внешней среды относятся:

• сложность внешней среды, которая определяется количеством и степенью схожести факторов, влияющих на организацию;

• динамизм внешней среды, который связан со скоростью изменения факторов, влияющих на организацию извне.

При создании организационной структуры следует учитывать, что в зависимости от характера факторов внешней среды гостиничное предприятие может существовать в четырех принципиально отличных друг от друга ситуациях .

Рассмотрим более подробно возможные варианты ситуаций.

Ситуация 1— умеренно-высокая неопределенность: факторов немного, они схожи между собой, однако часто меняются, причем можно спрогнозировать возможность и логику их изменений.

Ситуация 2 — высокая неопределенность: факторов много, факторы не схожи и к тому же постоянно меняются по непредсказуемым траекториям.

Ситуация 3 — умеренная неопределенность: факторов много, они не похожи друг на друга, однако ситуация достаточно стабильна, факторы почти не изменяются.

Ситуация 4 — низкая неопределенность: она практически стабильна — факторов мало, факторы схожи и практически неизменны.

Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем гостиницы. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями гостиницы прав и ответственности.

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее категорией, размером номерного фонда, местоположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого работника.

Организационная структура гостиницы «Арт Сити» показана на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура гостиницы «Арт Сити»

3.1  Анализ внешней среды гостиницы

Чтобы определить стратегию поведения гостиницы, её в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление о внутренней среде гостиницы, ее потенциале и тенденциях развития, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней гостиницей. При этом внутренняя среда и внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые гостиничное предприятие должно учитывать при определении своих целей, при их достижении.

       Внешняя среда гостиничного предприятия - это всё то, что окружает гостиницу: поставщики и покупатели, конкурирующие организации, культура, политическая ситуация и др. Окружающая среда активно влияет на гостиницу.

При рассмотрении влияния на гостиницу внешнего окружения важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности внешней среды описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

Итак, к элементам прямого воздействия внешней среды гостиницы относятся:

1)Поставщики осуществляют поставки материалов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы.

Поставщики - очень сильный фактор. От качества поставщиков (комплексный показатель) зависит жизнеспособность многих организаций.

Среди поставщиков гостиницы «Арт Сити» предприятия, поставляющие постельное белье, продукты питания, мебель и т.д. Поставщики находятся как в городе Волгодонске, так и в Ростовской области.

Поставщики электроэнергии, тепла, газа –общегородские предприятия, поставляющие тепло, свет и газ.

2) Потребители. Существование гостиницы зависит от её способности находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его запросы.

По мнению многих специалистов в области менеджмента, единственно подлинная цель бизнеса - создавать потребителя.

Гостиница существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение справедливо не только для бизнеса.

Факторы внешней среды косвенного воздействия внешней среды гостиницы обычно не влияют на деятельность организаций так же заметно, как факторы внешней среды прямого воздействия. Однако руководству гостиницы необходимо учитывать и их.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Прогнозируя ее воздействие на гостиницу, руководство, как правило, не располагает достоверной информацией относительно направления и абсолютных значений факторов внешней среды (курс доллара, законодательно установленная минимальная зарплата, ставка процента кредитования и многое другое), поэтому зачастую при принятии стратегических для гостиницы решений оно вынуждено опираться лишь на свою интуицию. При этом следует учесть, что гостиница не может оказывать прямого влияния на изменения факторов среды косвенного воздействия. Поскольку среди них - технологии (в широком смысле - как состояние научно-технического прогресса), состояние экономики, социально-культурные и политические факторы, отношения с местным населением, международное окружение.

Среди потребителей гостиницы «Арт Сити» основную часть составляют индивидуальные клиенты: командировочные, гости нашего города. При проведении крупных городских мероприятий гости города размещаются в гостинице «Арт Сити».

3) Конкуренты.

Это один из внешних факторов, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого гостиничного предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг не просуществуешь. Иногда не потребители, а именно конкуренты определяют, какие цены устанавливать на гостиничные услуги.
Следует понимать, что потребители - не единственный объект соперничества гостиниц. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды - трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий.

Конкуренцию гостинице «Арт Сити» могут составить гостиница «Отель», находящаяся в новой части города и гостиница «Аквамарин». Все остальные гостиницы имеют малый номерной фонд, количество и качество услуг уступают гостинице «Арт Сити».

3.2 Анализ внутренней среды гостиницы

В процессе функционирования экономического субъекта его активы и их структура претерпевают постоянные изменения. Наиболее общее представление об имевших место качественных изменениях в структуре активного и пассивного капиталов, а так же динамике этих изменений можно получить с помощью вертикального и горизонтального анализа показателей отчетности.

Вертикальный анализ показывает структуру средств экономического субъекта и их источников.

Преимущество вертикального анализа заключается в том, что в условиях инфляции относительные величины показателей бухгалтерского баланса на начало и конец года лучше поддаются сравнению, чем абсолютные величины этих показателей.