Отчет по практике в турфирме

- Средства составления  текстовой документации: пишущие  машины различных классов, пишущие  и наборно-пишущие автоматы, печатающие  устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

- Средства размножения  и копирования документов: разнообразные  по форматам, габаритам, степени  автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные,

- электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной  и гектографической печати и  др.).

- Средства обработки  документов: оборудование и устройства  фальцевальные, листоподборочные, режущие  и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

- Средства хранения, поиска  и транспортировки документов: хранилища  различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

- Средства для чертежных работ и счетных операций.

- Средства сигнализации  информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды.

- Мебель и оборудование  для служебных помещений.

 

На принципах классификации  ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:

- Средства составления  и изготовления документов.

- Средства копирования  и оперативного тиражирования  документов.

- Средства обработки  документов.

- Средства хранения, транспортирования  и поиска документов.

- Современные средства  связи.

 

Приведенная классификация  не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались  средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным.

В настоящее время  номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением  и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам.

В конце 1990-х гг. коллективом  сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

- Носители информации: носители информации на бумажной  основе несветочувствительные; носители  для репрографических процессов  (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

- Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

- Средства репрографии  и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

- Средства обработки  документов: фальцевальные, биговальные,  перфорирующие и резательные  машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

- Средства хранения, поиска  и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки,  коробки и т.п.); вторичные средства  хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

- Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

- Банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы  валют; машины для упаковки  банкнот; банкоматы.

- Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

- Офисная мебель и  оборудование: мебель служебных  помещений специализированная; оборудование  служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для  исследования условий труда.

 

Предложенная классификация  не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с  учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния  отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация  вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний  день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

Параллельно существуют системы классификации программных  продуктов, в основе которых лежат  различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

Программное обеспечение  можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя  составляющими делопроизводства:

- Программные продукты  для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.

- Программные продукты  для автоматизации процессов  работы с документами и содержащейся  в них информацией.

 

Сегодня для создания документов используют исключительно  текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

 

По принципу реализации офисные программные продукты можно  подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные  продукты реализуются на отдельном  персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

 

Система плановой документации

 

Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы  могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством  разновидностей документов:

 

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. http://works.doklad.ru/view/swh9E2-VOas.html
2. http://www.on-lan.ru/marketing/planirovanie_marketingovoj_deyatelnosti.php
3. http://referats.allbest.ru/sport/9000103746.html
4. Жулевич Е.В., Копанев А.С. Организация туризма: Учебно-практ. пособие - Мн.: БГЭУ, 1999. 153с
5. Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.