Отчет по практике в ОАО «Гостиница Чистополь»

Для эффективной работы руководство  должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Но  если существующие задачи не будут  делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

Организационная структура Гостиницы «Чистополь» :

1. Возглавляет гостиницу генеральный директор гостиницы, который назначается.

2. Обязанности генерального директора гостиницы определяются должностной инструкцией.

3. Генеральный директор гостиницы осуществляет непосредственное руководство деятельности гостиницы, координирует работу подчиненных работников.

4. Функции генерального директора гостиницы:

4.1. Осуществляет общее руководство  гостиницей;

4.2. Вносит предложения по совершенствованию  деятельности гостиницы в пределах  своей компетенции;

4.3. Несет ответственность за рациональное  использование материально-технической  базы гостиницы; 

4.4. Обеспечивает безопасность жизни  и здоровья гостей и сохранность их имущества;

4.5. Запрашивает и получает в  установленном порядке от отделов  и служб, сведения и документ, необходимые для осуществления  своих функций;

4.6. Обеспечивает учет, сохранность  и своевременный ремонт используемого имущества;

4.7. Осуществляет организацию и  проведение мероприятий по улучшению  условий труда работников и  соблюдению правил охраны труда  и техники безопасности, выполнения  санитарных норм и правил;

4.8. разрабатывает функциональные обязанности работников и осуществляет контроль за их деятельностью;

4.9. Несет личную ответственность  за правильность заполнения и  достоверность представляемых анкет по аттестации гостиниц и номеров.

5. Предложения по штатному расписании., согласованные с отделом бухгалтерского учета и планово-финансового отдела, вносит администратор гостиницы.

6. Обязанности работников гостиницы  определяются их функциональными обязанностями, утвержденными проректором по инфраструктурному развитию и ресурсному обеспечению.

7. Информация о работе гостиницы  и оказываемых услугах должна  соответствовать требованиям Закона  Российской Федерации"О защите  прав потребителей" и должна быть доведена до потребителя доступным и наглядным способом.  

Отразим структуру управления на рисунке 1.

    

Рис.1. Структура управления в ОАО «Гостиница Чистополь»

 

 

1. 3. Основные направления и виды  деятельности Гостиницы «Чистополь»  
     

Основные  задачи Гостиницы «Чистополь»      

1.Обеспечение проживающих гостиничными услугами надлежащего качества, создание им необходимых социальных и культурно-бытовых условий;     

2. Обеспечение безопасности жизни,  здоровья и имущества потребителей  гостиничных услуг, а также  охраны окружающей среды;       

3. Рациональное использование материально-технической  базы гостиницы;     

4. Содержание в надлежащем состоянии  помещений гостиницы.       

К основным направлениям деятельности гостиницы  относятся:

1. Предоставление номеров (мест  в номерах) в Гостинице «Чистополь»  для временного проживания граждан, а также дополнительных услуг в виде услуг общественного питания, связи, бытового обслуживания и других услуг, которые могут быть предоставлены проживающим.      

2. Информирование о перечне услуг,  прейскуранте цен на услуги, предоставление информации о форме и порядке оплаты услуг, а также информации о подтверждении соответствия услуг требованиям технических нормативных правовых актов.      

3. Организация оформления необходимых  для заселения в гостиницу  документов.     

4. Осуществление систематического  контроля за правильным взиманием  оплаты за проживание в гостинице.     

5. Своевременное рассмотрение в  установленном порядке предложений,  жалоб и заявлений проживающих  граждан, связанных с их хозяйственно-бытовым обслуживанием, и принятие необходимых мер по удовлетворению их требований.

6. Обеспечение своевременной и правомерной постановки вопроса об отнесении гостиницы к разрядам и номеров в гостинице к категориям.

 

2. Особенности работы  службы управления номерным фондом  гостиницы

2.1. Функционирование  «Гостиницы Чистополь», ее структурных  подразделений и взаимосвязей  между ними.      

Разработка  организационной структуры.       

Основные требования к организационной структуре заключается в следующем:     

Способность отражать содержание деятельности предприятия, обеспечивать  функциональную целесообразность  звеньев управления

Гибкость, способность реагировать  и адаптироваться к изменяющимся условиям;

Минимизация числа звеньев и  количества персонала;

Высокий уровень профессионализма  сотрудников;

Минимизация издержек на аппарат  управления и на деятельность  в целом.      

Этапы проектирования организационной структуры:       

Процесс проектирования организационной структуры будет происходить сверху вниз:      

- Деление организации на функциональные  блоки, которые соответствуют  важным направлениям деятельности  организации;     

- Установление соотношений полномочий  различных должностей. На этом  же этапе устанавливается цепь команд и при необходимости производится деление функциональных блоков на более мелкие подразделения;     

- Определяются должностные обязанности,  как сумма определенных задач  и функций и поручается их  выполнение конкретным лицам.     

При разработке организационной структуры высшее руководство фирмы идет по пяти направлениям:     

- Специализация работ;     

- Департаментизация;     

- Определение полномочий;     

- Размер контрольных функций;     

- Методы координации.      

Далее с помощью специализации решается вопрос распределения задач компании между ее работниками. При отсутствии или слабой специализации работники несут ответственность за все или почти все вопросы.     

При разработке организационной структуры  специалисты отталкиваются от целевых  функций и функциональных элементов организации.      

В гостинице «Чистополь» к целевым  функциям можно относиться:      

- Прием и размещение гостей;     

- Производство питание;     

- Продажу номеров;     

- Маркетинг;     

- Организацию деловых встреч и  конференций.      

А к функциональным можно отнести:     

- Обеспечение безопасности;     

- Инженерное обеспечение;     

- Бухгалтерский учет;     

- Административную деятельность.     

В гостиницы «Чистополь» менеджеры  работают в службе размещения, производстве питания и напитков они называются линейные менеджеры.     

При разработке организационной структуры важную роль играет и количество уровней в иерархии управления, когда командные ступени выстраиваются в вертикальный ряд и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными.      

По  этой схеме каждый член персонала  должен знать свое место в организационной структуре, а для эффективного управления необходимо четкое определение обязанностей.     

Важной  проблемой формирования структуры  управления гостинницей является создание не только структуры в целом, но и  ее органов управления:      

- Руководства;     

- Функциональной структуры;     

- Вспомогательной структуры.     

Руководство высшего звена также принимает  решение, какую систему расчетов с клиентами использовать на предприятии. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение нижестоящим  звеньям управления, если на генерального директора возложено слишком много полномочий и обязанностей.      

В гостинице «Чистополь» нет четкого разделения на департаменты, поэтому мной предлагается разделить на департаменты:     

- Служба управления номерным фондом;     

- Служба производства питания;     

- Отдел маркетинга и продаж;     

- Отдел кадров;     

- Бухгалтерский отдел.     

Менеджеры всех отделов должны быть подотчетны генеральному менеджеру. Каждый департамент также  должен разбиваться на более мелкие организационные  единицы.     

Департамент управления номерным фондом должен осуществлять бронирование номеров (сообщатьет об этом потенциальным гостям), гостеприимный прием гостей (чистый холл гостиницы, вежливое обращение с клиентами и ответы на все их вопросы, убранные номера) и др. Этот департамент в свою очередь должен делиться на несколько частей, каждая из которых должна решать определенные задачи.     

Гость при прибытии должен сталкиваться со службой  размещения департамента управления номерным фондом, где его должны зарегистрировать и  выдать номер. Сейчас все размещение лежит на администраторах.     

Служба  горничных в большинстве случаев  является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.     

Лицо, возглавляющее службу горничных, несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и служебных помещениях гостиницы. Старшая же горничная получает задание и распределяет его выполнение среди подчиненных, одновременно выполняя административные функции, возложенные на нее исполнительным директором.     

Другим  подотделом службы управления номерным фондом является инженерная служба, которая  несет ответственность за работу механической, электрической, отопительной, вентиляционной систем, водоснабжения  и канализации и осуществляет профилактический и текущий ремонт не только номерного фонда и установленного в нем оборудования, но и всего гостиничного предприятия.     

Основной  функцией департамента производства питания  и напитков является предложение  гостям продуктов питания и напитков. Обслуживание со стороны этой службы носит комплексный характер.     

Руководитель  службы общественного питания составляет меню, обеспечивает поставку необходимых  исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.     

Каждый  отдел в службе имеет своего руководителя, включая менеджера по обслуживанию в номерах.      

Представители отдела маркетинга занимаются тем, что  налаживают контакты с организаторами конгрессных мероприятий (симпозиумов, собраний, презентаций, фестивалей и т.п.), ведут переговоры на перспективное использование номерного фонда гостиницы, обсуждают вопросы использования помещений (конференц-залов, бизнес-центров) под собрания, совещания, выясняют потребности определенных групп клиентов, поддерживая контакты с соответствующими подразделениями обслуживания.     

Департамент персонала непосредственно не работает с клиентами, не проводит предварительную  переписку и переговоры с будущими клиентами, однако играет важную роль в обеспечении эффективной деятельности отеля. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы. Обычно департамент имеет три подразделения: набора работников, подразделение заработной платы и других вознаграждений, подготовки и переподготовки.     

Эти три подразделения департамента тесно взаимосвязаны друг с другом. Работники департамента отбирают специалистов, проводят собеседование, но окончательное  решение о принятии на работу за линейным департаментом, т.е. за руководителем подразделения, куда принимается данный работник. Также департамент имеет совещательный голос в вопросах административного взыскания.     

Департамент бухгалтерского учета тесно связан и с линейными службами и с персоналом всего отеля. В его обязанности входит осуществление разных денежных переводов, подготовка различных финансовых отчетов от кассиров каждой торговой точки предприятия, включая службу питания, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются, и своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности гостиницы, а также выплачивание работникам жалованья, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет издержек.