Інформаційні технології в готельному хазяйстві

Таблиця «номерний фонд»  здебільшого призначена для гостей і містить необхідну для них  інформацію. Поле «стан» по суті відмітка про зайнятість номера. Йому привласнюються такі значення: вільний, зайнятий, заброньований і знятий з продажу.

Але основою такої  АСУ де саме модуль бронювання. У  ньому принципово необхідна присутність  інформації про дату заїзду і від’їзду, прив’язка до конкретного номера (бронювання та розміщення) і дані для ідентифікації броні, якими може бути і номер паспорта гостя. Система відповідно до введеного запиту шукає відповідні кімнати за принципом «попадання у вікно», тобто дата запрошуваного заїзду повинна бути більше дати попереднього виїзду в цьому номері, а дата виїзду – менше наступної дати в’їзду (якщо така є).

Останньою таблицею є  таблиця звітів системи. Вона не є  базовою, оскільки генерується запитом, що здійснює зведення і аналіз інформації з інших таблиць, а саме, оперативні показники роботи готельного комплексу. Це перш за все кількість поданих номерів, зайнятих ліжко-місць, загальний дохід від номерного фонду, завантаження готелю, середня ціна номера, середня кількість гостей на один номер, коефіцієнт подвійного завантаження, коефіцієнт зайнятості ліжко-місць. Дані розраховуються на кожен день і зберігаються у базі даних. По запиту оператора АСУ будує і друкує графіки та діаграми, що дозволяє судити про динаміку розвитку готельного комплексу.

Така система не викличе  складності навіть у початківця, складнощі  починаються при розробці інтерфейсу системи. Реалізувати деякі функції  можливо тут тільки за допомогою  будування програмних модулів на мові VBA. Конкретне втілення інтерфейсу залежить лише від фантазії замовника і програміста. Саме цьому етапу слід приділити особливу увагу.

Нижче за вікно з таблицею знаходяться поля запиту параметрів броні. По мінімуму запит повинен складатися з дат заїзду і виїзду, але якщо можливості та обсяг послуг готельного комплексу дозволяють, то можна ввести й додаткові елементи.

Рекомендується при  роботі з АСУ користуватися так  званою версією Access (Access Runtime), що не споживає зайві системні ресурси та не дозволяє випадково або навмисно змінити структуру і базову інформацію системи.

На сьогоднішній день без Інтернету неможливо уявити діяльність сучасного готельного комплексу. Інтернет використовується практично у всіх основних його бізнес-процесах, починаючи від пошуку і залучення клієнтів у якості комунікаційного і маркетингового інструмента і закінчуючи формуванням асортименту послуг.

Нові системи бронювання серед яких «Sabre», Galileo, Wordspan та ін. використовуються в якості зв’язку між своїми базами даних та клієнтами Інтернет, а в якості терміналу – звичайний комп’ютер.

Система бронювання дозволяє готельному комплексу внести інформацію про себе в довідкову систему  і вона стає доступною всім тур  агентам, що зайняті реалізацією  послуг цього готельного комплексу, а також всім потенційним клієнтам. Сучасні системи бронювання мають довідкову систему з великою кількістю фотографій і докладним описом готельних номерів. Глобальні системи бронювання дозволяють за декілька хвилин, а іноді й секунд підібрати номери, що максимально задовольняють запити клієнтів. Працюючи із системою пошуку, клієнт задає регіон, період, ціну, кількість місць, відстань до моря, наявність басейну, наявність сауни тощо, а система за поставленими умовами підбирає варіант. Клієнту залишається вибрати кілька запропонованих варіантів. Після цього вибір послуг бронювання здійснюється за кілька хвилин. Якщо готель має свій сайт в мережі Інтернет, він може розмістити на ньому сторінку для On-Line бронювання.

On-Line бронювання, після відправки заявки турагенство може проглянути стан своїх заявок (підтверджено, сплачена, анульована) на сайті тураператора можна побачити стан заявок [3].

Невід’ємна частина будь-якої комп’ютерної агентської програми – довідкові бази даних. «Само-Тур» підтримує близько 20 різних довідників (клієнтів, готелів, перевізників, фірм-партнерів, посольств тощо). У режимі «вихідні документи» комплекс дозволяє автоматично одержувати як стандартні форми, різні списки груп (на тур, в авіакомпанії, на екскурсії), ваучери, турпутівки, анкети в посольства, так і створювати за допомогою генератора звітів свої необхідні форми. Дуже корисні в практичній агентській роботі сервісні функції «Само-Тур»: виведення графічної статистики (наприклад, про продаж туру, відбору інформації, що цікавить), ведення системного журналу, архівація даних та інші.

Крім того Інтернет-технології дозволяють готельним комплексам економити  колосальні кошти за рахунок скорочення витрат на міжнародні телефонні розмови  та розсилку факсів. Наприклад, вартість посилки однієї сторінки факсу до Туреччини складає близько 2,5 дол. (вартість 1 хвилини) і 0,1 дол. за ту ж сторінку по e-mail.

З року в рік все  більше і більше тур фірм користуються системами бронювання і резервування готелів і авіаквитків. Такі системи  дозволяють бронювати місця в готелях всього світу, одержувати свіжу інформацію про умови бронювання, ціни, знижки за мінімальний час, не виходячи з офісу.

Система Alean-проект, використовуючи глобальну комп’ютерну мережу, об’єднала українських турагентів, тур операторів, а також готельні комплекси в єдину технологічну мережу, що дозволяє безпосередньо бронювати місця в готельних комплексах різних регіонів України.

Система оснащена зручною  інформаційною пошуковою системою, що дозволяє відповісти на будь-яке  питання клієнта за декілька секунд. Зміни в готельних комплексах відразу вносяться в систему. Дані про наявність місць оновлюються після кожного бронювання автоматично, що особливо важливо у пік сезону. Агентства, що входять в систему, користуються вже останньою, свіжою інформацією, а не торішнім буклетом. Учасникам системи Alean не вимагається спеціального дорогого програмного забезпечення, тому що вона заснована на стандартних технологіях мережі Інтернет. Інший приклад система Worldhotel, що дозволяє бронювати готелі по всьому світу, і система ABC Travel Center, що містить інформацію про авіакомпанії, віртуальні агентства з продажу квитків, розклади потягів і схеми метро різних міст світу, а також інформацію про оренду машин, круїзи та багато що інше. Нерідко в подібних системах можна купити гарячу путівку, або авіаквиток на 10-50 % дешевше.

Прикладом великої і  складної системи комп’ютерного  бронювання є мережа Holidex 2000, що належить компанії Holiday Inn. Система включає  комп’ютерний центр в Атланті (США), підключений до 20 міжнародних комп’ютерних мереж і 1770 готелів з 338 тис. номерів у 56 країнах. Використовується супутниковий зв'язок. Дана система здійснює більше 30 млн. операцій з бронювання на рік. У системі застосовуються устаткування і комп’ютери фірми Macintosh [11].

Незабаром системи бронювання можуть бути витиснені загальнодоступними комп’ютерними мережами, наприклад  Інтернет. Наприклад система Sabre вже  відчуває деякий спад числа бронювань, пов'язаний із зростанням кількості  підписчиків Інтернет. Не бажаючи  миритися з можливою відставкою, КСБ шукають способи виживання і співпраці з Інтернет. Так, Amadeus, Sabre і Galileo вже оголосили про те, що збираються використовувати Інтернет як для зв’язку з агентствами, так і для надання можливостей домашнього бронювання. Sabre вже відкрила Інтернет-систему бронювання Easy Sabre, правда поки з технічних причин придатну тільки для американського континенту.

На думку представників  іншої провідної КСБ-Amadeus, пошук інформації в Інтернеті поки достатньо ускладнений. Прагнучи зробити роботу з інформацією максимально простою, Amadeus планує в найближчий час відкрити в Інтернеті спеціальний «туристський» магазин, розрахований, як на агентів продавців, так і на кінцевих користувачів.

Компанія Worldspan, що входить у четвірку найбільших КСБ, працює над відкриттям в Інтернеті загальнодоступного туристського супермаркету спільно з світовим лідером програмного забезпечення Microsoft.

Користувачі Інтернету, крім традиційного опису, можуть ще і  ознайомитися з планом готельного комплексу, видовими слайдами, подивитися його місцеположення на карті міста. Inter-Continental також розміщує в Інтернеті путівник по найбільших містах Європи.

Підключення до Інтернету економить  готельним комплексам колосальні гроші  за рахунок скорочення витрат на створення буклетів і каталогів і їх розповсюдження.

Та все ж деякі  готельні комплекси не поспішають приєднатися  до Інтернету, називаючи серед причин невирішені проблеми відповідальності приватних осіб за резервації, оплати через мережу, захисту від несанкціонованих входів.

Стрімкий розвиток Інтернету  поступово змінює відношення готельних  комплексів до реклами. Замість великих рекламних оголошень в газетах та журналах тепер часто можна зустріти маленькі блоки із зазначенням адреси інформаційної сторінки готельного комплексу в Інтернеті.

Інтернет дає можливості проводити масові рекламні кампанії при мінімальних витратах. Адже якщо публікувати комерційну інформацію в популярному електронному виданні, вона стане доступна мільйонам людей  всього світу і не один день, а місяць, квартал, рік. За порівняно невеликі гроші в Інтернеті можна розмістити найобширніші відомості про готельний комплекс і його послуги, умови роботи з клієнтами тощо [10].

РОЗДІЛ ІІІ. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В ГОТЕЛЬНОМУ КОМПЛЕКСІ

Кількість інформації, яку  необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки  велика, що вона давно перевищила людські  можливості. Саме труднощі управління сучасними крупними готельними комплексами зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління, що зажадало створення нового математичного апарату і економіко-математичних методів.

До організації інформаційного забезпечення аналізу висувається ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об’єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін.

Сенс першої вимоги полягає  в тому, що вся система економічної  інформації незалежно від джерел надходження повинна відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка у цей момент потрібна керівнику для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних чинників і визначення внутрішньо господарчих резервів підвищення ефективності надання готельних послуг. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно удосконалюватися.

Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, планування та статистики в готельних комплексах. Там постійно переглядаються форми документів, їх зміст, організація документообігу, з’являються принципово нові форми накопичення і зберігання даних. Всі зміни диктуються не тільки власне вимогами обліку або планування. Вони в значній мірі підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських рішень.

Економічна інформація повинна достовірно, об’єктивно відображати  досліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за наслідками аналізу, не відповідатимуть дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції не тільки не принесуть користь готельному комплексу, але можуть виявитися шкідливими.

Наступна вимога, що висувається  до організації інформаційного потоку, це єдність інформації, що надходить  з різних джерел (планового, облікового і неврахованого характеру). З цього принципу витікає необхідність усунення відособленості та дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі та аналізі.

Ефективність аналізу  може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес надання готельних послуг за його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика якнайшвидше. У цьому і полягає сутність ще однієї вимоги до інформації – оперативності. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв’язку, обробка її на комп’ютері тощо.

Одна з вимог до якості інформації – це убезпечення її зі ставності за предметом і об’єктом дослідження, періодом часу, методологією обчислення показників і ряду інших ознак.

І нарешті, інформаційна система повинна бути раціональною (ефективною), тобто вимагати мінімум витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. З даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків.

Застосування інформаційних  технологій в управлінні готельним  комплексом шляхом усунення зайвих даних  і введення потрібних.

Таким чином, інформаційна система повинна формуватися  і вдосконалюватися з урахуванням  перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення діяльності та ефективності управління.

Інформаційна система  управлінням готельним комплексом є його кровоносною системою, що забезпечує досягнення поставленої  мети шляхом надання організованої, чітко структурованої і своєчасної інформації.

Інформація – це найважливіший  стратегічний ресурс готельного комплексу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. А в її умовах невизначеності точність прийнятих рішень погіршується [5].

Бізнес на певному  етапі розвитку стає недостатньо керованим. При недостатності необхідної інформації в зручній формі раптом виявляється надлишок важко зіставленої інформації, і що надходить з різних підсистем. Виявляється, що для управління окремими підрозділами готельного комплексу бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного з них. Крім того не рідко відсутнє стратегічне планування і ефективний контроль [20].