Права и ответственность кадровой службы

     Контракт,  как  и  трудовой договор, может быть  изменен только с согласия сторон.

     Прием  на  работу  нового  сотрудника  оформляется  приказом по личному   составу.  Это   локальный   нормативный  акт,  издаваемый

руководителем   организации   при   приеме,   увольнении,  переводе, перемещении  и отпуске работника. В организации должна быть налажена работа по учету и регистрации издаваемых приказов руководителя.

     Требования   к  подготовке  и  оформлению  приказов  определены Примерной   инструкцией   по   делопроизводству   в   министерствах, госкомитетах  и  других центральных органах управления, учреждениях, организациях  и  на  предприятиях  Республики Беларусь, утвержденной приказом  Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от  23.05.1995  № 13; Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ)   6.38-95   «Унифицированные   системы  документации.  Система организационно-распорядительной     документации.    Требования    к оформлению    документов»   и   другими   нормативными   актами   по делопроизводству.

     В  соответствии  с  требованиями СТБ 6.38-95 приказ о  приеме на

работу должен быть оформлен на «общих бланках» и содержать следующие

обязательные реквизиты:

     - наименование организации, издающей документ;

     - название вида документа;

     - дата и регистрационный  номер;

     - место издания;

     - название;

     - текст;

     - подпись;

     - визы.

     Текст  приказа состоит из преамбулы и распорядительной части, в нем  отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части располагаются  в  определенной  последовательности: прием на работу, перевод,  увольнение.  В  конце каждого пункта приказа, как правило, указывается основание для его составления.

   В  соответствии  с постановлением Министерства труда Республики Беларусь  от  09.03.1998  №  30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» работники, принимаемые на работу не   впервые,   обязаны   предъявлять   нанимателю   оформленную   в установленном порядке трудовую книжку.

     Трудовые  книжки  ведутся  на  всех  работников,  работающих  у нанимателя  свыше  пяти  дней,  если  работа  в  этой организации, у индивидуального   предпринимателя   и   физического  лица,  которому законодательством   предоставлено  право  заключения  и  прекращения трудового  договора  с работниками, является для работника основной. Прием  на  работу  без  трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено    вышеназванным    постановлением.    Лицу,   впервые поступающему  на  работу,  на  основании  приказа о приеме на работу нанимателем   заполняется   трудовая  книжка  утвержденного  образца республиканской трудовой книжки 1995 года.

     Заполнение  трудовой  книжки  и  вкладыша к ней производится на одном  из  государственных  языков  Республики  Беларусь. Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется уполномоченным  сотрудником  кадровой службы в присутствии работника не  позднее  недельного  срока  со  дня приема на работу. Сведения о работнике   заверяются   подписью   нанимателя  или  уполномоченного сотрудника кадровой службы и гербовой печатью нанимателя, а в случае ее  отсутствия  у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного    и   распорядительного   органа,   осуществляющего регистрацию предпринимателя. В трудовую книжку вносятся:

     -  сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

     -  сведения  о  работе:  прием  на  работу,  перевод  на другую постоянную работу, увольнение;

     - сведения о награждениях  и поощрениях за успехи в  работе;

     - сведения    о   подготовке,   повышении   квалификации   и переподготовке;

     - сведения о назначении пенсии.

     Основанием  для  внесения  в трудовую книжку записей  о приеме на работу,  переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись,  точно  соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится  после  его  издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

     С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш  к ней) на основании  приказа  (распоряжения)  о приеме на работу, переводах на другую  постоянную  работу, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее  владельца  под  расписку  в личной карточке формы Т-2, в которой также  производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

     Запись  в трудовую  книжку сведений о работе по  совместительству по желанию работника производится по месту его основной работы. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Нанимателем   или   уполномоченным  должностным  лицом  ведется следующая   документация   по   учету   бланков  трудовых  книжек  и заполненных трудовых книжек:

     -  приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых  книжек и

вкладышей к ним;

     - книга учета движения  трудовых книжек и вкладышей  к ним.

     В  приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

с  указанием   серии   и   номера   каждого  бланка.  Книга  ведется бухгалтерией.

     Книга  учета движения  трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием

и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки,

принятые   от   работников  при  поступлении  на  работу  к  данному нанимателю,  а  также  трудовые  книжки  и вкладыши к ним (с записью серии и номера), выданные работникам, поступающим на работу впервые.

     При  получении  трудовой  книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.

     Согласно  ст.194 ТК трудовой распорядок работников определяется следующими локальными нормативными актами:

     1) правила внутреннего  трудового распорядка;

     2) штатное расписание;

     3) должностные инструкции  работников;

     4) графики работ (сменности);

     5) графики отпусков;

     6)   положения   и   инструкции   по  охране  труда  и  технике

безопасности;

     7) коллективный договор (соглашение) и др.

     Правила    внутреннего   трудового   распорядка.   Утверждаются нанимателем  с  участием  профсоюзов  (если  профсоюзная организация существует)   на  основании  Типовых  правил  внутреннего  трудового распорядка,    утвержденных    постановлением   Министерства   труда Республики  Беларусь  от  05.04.2000  №  46  «Об утверждении Типовых правил  внутреннего  трудового  распорядка».  Наличие  таких  правил обязательно для каждого нанимателя независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

     Правила  должны  быть  вывешены  на видном месте. При  приеме на работу   наниматель   обязан  ознакомить  работника  под  роспись  с правилами внутреннего трудового распорядка.

     Штатное  расписание.  Это  документ,  регламентирующий  состав и структуру   организации.   Штатное   расписание   является  основным нормативным  актом,  определяющим  численность работников по каждому наименованию  в  конкретных  структурных подразделениях и в целом по организации.    В    нем    указываются   наименования   должностей, специальностей   и   профессий,  квалификация,  размеры  должностных окладов  (тарифных  ставок)  и  место  работника  в  общей структуре трудового коллектива.

     В  соответствии со  штатным расписанием при заключении  трудового договора  определяется  трудовая  функция работника (работа по одной или  нескольким  профессиям, специальностям, должностям) с указанием квалификации.  Наниматели  любых  организационно-правовых форм могут заключать   трудовой   договор  с  работником  только  на  вакантные профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием.

     Порядок  заполнения  и структуру штатного расписания определяет руководитель  организации  исходя из производственной необходимости. Однако  существуют  определенные  требования  к штатному расписанию. Порядок  расположения в штатном расписании структурных подразделений

и   должностей  должен  максимально  отражать  реальную  структуру и иерархию    управления   в   организации.   В   каждое   структурное подразделение  должны  включаться  штатные должности по всем группам персонала,  начиная с высшего и заканчивая младшим звеном, например: руководители,     специалисты,    другие    служащие    (технические

исполнители), рабочие.

     Общая  численность  по  штатному  расписанию не  может быть выше реальной  численности  работников  организации, которая отражается в статистических отчетах и в расчетно-платежных документах.  Наименования  профессий  рабочих и должностей служащих согласно ст.19   ТК   в   штатном   расписании   определяются  нанимателем  в соответствии  с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий  рабочих  (ЕТКС), квалификационным справочником должностей служащих,  иными  квалификационными  справочниками,  утвержденными в установленном порядке.

     Должностные        инструкции.        Являются        основными организационно-правовыми документами, определяющими задачи, функции,

основные  обязанности  и  ответственность работников организации при осуществлении ими служебной деятельности в соответствии с занимаемым служебным положением.

     Целью составления  должностной инструкции является  необходимость регламентации  работы  каждого  работника организации в отдельности, повышение   его  ответственности  и  обеспечение  объективности  при проведении   его   аттестации,   поощрении  или  наложении  на  него дисциплинарного  взыскания.  Этот документ разрабатывается исходя из задач  и функций, возложенных на структурное подразделение в целом и на конкретного работника в частности.

     Основными    документами,    используемыми    при   составлении должностных инструкций и регламентирующими труд работников, являются соответствующие   квалификационные  характеристики,  содержащиеся  в квалификационных справочниках, утвержденных в установленном порядке.

  Графики  работ  (сменности).  Согласно ст.123 ТК режим рабочего времени  определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком   работ   (сменности)  при  сменной  работе.  График  работ (сменности)  утверждается  нанимателем по согласованию с профсоюзом, если  таковой  имеется  на предприятии. Установленный режим рабочего времени доводится до сведения работников не позднее одного месяца до введения его в действие.

     Табель  учета  использования  рабочего времени. В соответствии  с п.9  Инструкции  по  заполнению  форм государственной статистической отчетности   по   труду,  утвержденной  постановлением  Министерства статистики  и  анализа  Республики  Беларусь от 17.09.2001 № 80, для определения   списочной   численности   работников   на  предприятии (организации)   необходимо   вести   ежедневный   учет   численности работников,   которая   должна   уточняться  на  основании  приказов (распоряжений)  о  приеме,  переводе  работников  на другую работу и прекращении трудового договора (контракта).

     Численность работников  списочного состава за каждый  календарный день  должна  соответствовать  данным табельного учета использования рабочего времени работников.

     На  основании  данных  табельного или другого учета  заполняются показатели  использования  рабочего времени. При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами.

     На  основании данных  табеля учета рабочего времени  производится начисление заработной платы повременщикам.

     Табель  учета  рабочего  времени  ведется  работником  кадровой службы  либо другим уполномоченным лицом в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

     График  отпусков  и  оформление  отпуска  работнику.   Согласно ст.168   ТК    очередность    предоставления    трудовых    отпусков устанавливается   для   коллектива    графиком   трудовых  отпусков, утверждаемым   нанимателем  по  согласованию   с   профсоюзом   либо нанимателем  по  согласованию  с  работником  в  случае   отсутствия профсоюза.

     График  трудовых  отпусков  составляется  на календарный  год не позднее  5  января  или  иного  срока,  установленного  коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.   Дата  начала  трудового  отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

     При  составлении  графика  трудовых  отпусков наниматель  обязан запланировать  отпуск  по  желанию  работника  в  летнее  или другое удобное время категориям работников, предусмотренным ст.168 ТК.

     В  графике  отпусков  отражается месяц предоставления отпуска по плану   и  отмечается  фактическое  время  предоставления  работнику отпуска   с   изложением   в   графе   5  причин  изменения  времени предоставления отпуска.

     Отпуска  оформляются  приказом  (распоряжением,  решением)  или запиской  об  отпуске,  которые  подписываются  от  имени нанимателя уполномоченным  им  должностным  лицом (ст.152 ТК). Форма записки об отпуске  утверждена  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.10.2000 № 110.