Организация и технология отпуска товаров со склада

      Основание  для оформления продажи служит  заявка покупателя. Товаровед – реализатор оформляет в трех экземплярах отборочный лист: первый экземпляр после проверки цен отправляется в бухгалтерию для выписки счет - фактуры, второй – направляется на склад для отборки товара и подготовки его к отпуску; третий – остается у покупателя для контроля. Письменные заявки покупателей регистрируются в журнале для контроля за их выполнением.

      Отборка товаров с мест хранения – наиболее трудоемкая операция, она сложно поддается механизации. Рационализации этой работы способствует правильно оформленный товароведом отборочный лист: записи в нем должны быть произведены в той последовательности, которая соответсвовала бы порядку размещения товаров на складе в секциях стеллажей. Для этого картотека товароведа должна располагаться в соответствии со схемой размещения товаров на складе.

      Отборка  может быть ручной, механизированной  и автоматизированной. Ручная отборка  наиболее распространена. Она, как  правило, является индивидуальной  и в основном мелкой. Механизированная  отборка более прогрессивная,  целесообразна в том случае, когда  отобранные партии крупные. Осуществляется  вилочным штабелером: снимается пакет, доставляется в зону отборки. Если отборка комплексная, то товар отбирается с поддона для нескольких покупателей, заказавших его. Остаток на поддоне возвращается на место хранения. Автоматизированная отборка имеет следующую технологию. Пакет по заданной оператором программе доставляется в зону отборки или экспедиции для отправки в адрес одного покупателя без его расформирования. Для этого используют краны – штабелеры, трансманипуляторы, конвейеры, электроштабелеры.

      Доставка отобранных товаров в зону комплектования для подготовки их к отпуску. Комплектование заключается в подборе ассортимента товаров в соответствии с заявкой покупателя (проводится подсортировка).

      Подсортированный по требованию покупателя товар укладывается в многооборотную тару: контейнеры, ящики, баула. В них вкладывается упаковочный ярлык и они пломбируются. Наиболее целесообразно использовать многооборотные контейнеры. Это обеспечивает механизацию процессов.

      Использование вилочного оборудования для погрузки и выгрузки: электрогрузчики, бортподъемники, простейшие приспособления для снятия и скатывания роликовых контейнеров с автомобилей. Для отгрузки по назначению в упакованные и опломбированные тарные места вкладывают в «карман» упаковочный лист, затем они отправляются в экспедицию.

      Технология работы экспедиционного склада. Экспедиционные склады оптовых баз создаются для организации централизованной доставки, приемки товаров от органов транспорта вне рабочее время, обеспечение четкой работы автотранспорта. Экспедиционный склад выполняет следующие функции (таблица 1 приложение Г):

      – приемка  подготовленных к отправке товаров  со всех складов базы;

      – компоновка  партии товаров по маршрутам  и получателям;

      – определение  потребности в автотранспорте  и заказ его;

      – разгрузка  транспортных средств;

      – оформление  товарно – транспортных документов;

      – контроль за возвратом порожней многооборотной тары и экземпляров сопроводительных документов с отметкой о приемке груза;

      – приемка  и выгрузка товаров поступивших  в адрес базы в выходные, праздничные  дни, в ночное время.

      Завоз товаров,  подготовленных к отправке в  магазин, должен осуществляться  не позднее чем на третий день после оформления заказа покупателем.

      Товары, упакованные  в инвентарную тару, опломбированные  и с оформленными на отпуск  документами (счетами – фактурами,  накладными), свозятся в экспедиционный  склад во второй половине дня.  Прием осуществляется по количеству  товарных мест (при их целостности  и наличии пломб). Ведется учет  поступления в специальном журнале.

      Поступивший  груз комплектуется по маршрутам  и получателям. К концу дня  определяется потребность в автотранспорте. При отправки товара на счете – фактуре указываются номер автомашины, фамилия, имя, отчество шафера.

      Водитель  – экспедитор принимает товар  по количеству мест, с сохранными  пломбами, расписывается в журнале,  получает сопроводительные документы  (три экземпляра), пропуск. Водитель  – экспедитор сдает товар в  магазин при целостности мест  и пломб по количеству тарных  мест по доверенности или путем отметки штампом магазина. Материально ответственное лицо магазина расписывается о принятии товара, два экземпляра сопроводительных документов возвращаются на склад.

      В выходные  и праздничные дни экспедиционный  склад работает по приемке  поступающих товаров. Товар принимается  дежурным. Имеется дежурная бригада  по разгрузке. Ведется учет  поступивших товаров в специальном  журнале.

      Заключительной частью отпуска товаров со склада является:

      – документальное оформление продажи грузов (товаров, изделий) оптовым клиентам-покупателям;

      – процесс отборки товаров с их мест хранения;

      – процесс перемещения товаров в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей;

      – сборка, комплектация заказов и упаковка (укладка в тару-оборудование или упаковка иного рода);

      – помаршрутная комплектация партий товаров (изделий, грузов);

      – перемещение укомплектованных и готовых к отправке партий товаров в сектор их погрузки на транспортные средства;

      – погрузка автомобильного (железнодорожного, водного, авиационного, гужевого и проч.) транспорта, вагонов, контейнеров, блоков.

      Документальное оформление продажи оптовым клиентам-покупателям производится в помещении товарных образцов. Для отборки товаров с мест их хранения служат счет-фактура либо отборочный лист. Эти документы оформляются так, чтобы последовательность выполненных в них записей товаров соответствовала тому порядку, в котором они размещены в секциях стеллажей, на вешалах либо в штабелях. Такой принцип оформления счет-фактуры и отборочного листа намного облегчает выполнение отборки товаров сотрудниками склада. Отборка товаров с мест их хранения может быть механизированной либо ручной. Механизированную отборку применяют в основном на больших складах и складских комплексах. При этом груз, который спакетирован на поддоне, снимают с места укладки с помощью механизма и целой транспортной единицей перемещают в сектор комплектации заказов. Ручную отборку товаров применяют в случае отпуска незначительного количества товаров или товаров сложного ассортимента (мелкоштучных), которые хранятся на складе на стеллажах.

      Отборка товаров по методам бывает индивидуальной (для одного клиента-покупателя) и комплексной (для некоторого числа клиентов-покупателей). При комплексной отборке отбор товаров с их мест хранения ведется одновременно для некоторого числа клиентов-покупателей на основании сводного отборочного листа. Это дает возможность рационализировать документооборот, эффективнее использовать складскую технику, значительно увеличить производительность труда складских работников. Отобранные товары перемещаются в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей, там проверяют верность выполненной отборки товаров и ее соответствие заказам. После этого товары укладываются в инвентарную тару. Инвентарной тарой могут служить специальные сборно-разборные ящики, корзины-тележки, брезентовые мешки и проч. В последние годы широкой популярностью пользуются контейнеры на колесах-роликах, их грузовместимость варьируется от 0,5 и 1,5 тонн. Контейнеры обеспечены устройствами для их захвата (подхвата) с помощью вилочных погрузчиков. Погрузка и выгрузка этих контейнеров может выполняться и бортовым подъемником грузового автомобиля.

      Допускается использование контейнеров в целях укладки и транспортирования разных видов товара, а также в целях выкладки и реализации товара в торговом зале розничного магазина. Упаковочный лист вкладывается в каждую единицу тары; наличие упаковочного листа повышает ответственность складских работников за правильность комплектации партии и серьезно сокращает сроки приемки товаров в розничных магазинах. Загруженная инвентарная тара пломбируется и доставляется в экспедицию, в которой производится по маршрутная комплектация партий товаров в строгом соответствии с географическим (город, район, иногда - улица) размещением конкретных оптовых клиентов-покупателей. При формировании и организации по маршрутных отправок следует обязательно учитывать грузоподъемность применяемого автотранспорта и иных средств доставки.

      Учет в экспедиции сформированных партий товаров ведется в специальном журнале. В нем отмечают полное наименование клиента-покупателя, дату и номер оформления заказа, сумму этого заказа, счет-фактуру, указывают общее количество мест, которые подлежат отправке в его адрес, идентифицируют тару. Заведующий экспедицией ставит свою подпись, удостоверяя прием готового к отправке товара. После возвращения счет-фактуры с подписью получателя товара в этом журнале проставляется соответствующая отметка-запись. В обязанности экспедиции входит заказ автотранспорта и организация отправки товаров клиенту-покупателю. Груз, полностью подготовленный к отправке, доставляется в сектор его погрузки. Груз в кузове автомобиля следует размещать с учетом максимально эффективного использования площади кузова, а также с учетом помаршрутного расположения розничных магазинов и иных точек продажи товаров на намеченном маршруте. Перегруз автотранспорта категорически запрещен. Водитель, который получил груз (товар) для его доставки, должен расписаться в журнале. В нем отмечается номер и дата путевого листа. Загруженный автомобиль вправе выехать с территории склада (оптовой организации) лишь при наличии у него соответствующего пропуска, оформленного надлежащим образом и подписанного ответственными за режим лицами. Водитель, привезя товар (груз) на место назначения, должен сдать его заведующему магазином (либо иному материально-ответственному лицу), предварительно убедившись в наличии у того действующей доверенности на право получения товара (груза). Заведующий магазином (или иное материально-ответственное лицо) проверяет общее количество мест, доставленных водителем, исправность пломб и тары, соответствие индексации тары отметкам в счет-фактуре и ставит свою подпись, удостоверяя получение товара, на всех экземплярах товарно-транспортной сопроводительной документации. Также он указывает дату и номер своей действующей доверенности и проставляет штамп магазина (торговой точки). Один экземпляр счет-фактуры при этом остается у заведующего магазином, два других экземпляра возвращаются оптовику.

 

2 Исследование  процесса отпуска товаров со  склада на ГКОРУП «Облторгсоюз»

 

2.1 Краткая характеристика  ГКОРУП «Облторгсоюз»

 

      Гомельское коммунальное оптово-розничное унитарное предприятие "Облторгсоюз". Сокращенное название ГКОРУП «Облторгсоюз». Подчиненность: Областная коммунальная собственность.

       Дата  образования предприятия: организационно-правовая форма: Гомельское коммунальное оптово-розничное предприятие с 31.07.2006 г.

 Регистрация: 31.07. 2006 649 Гомельский  областной исполнительный комитет,  УНН 400078344.

      Юридический и почтовый адрес:

 Республика Беларусь, 246010 г. Гомель, ул. Могилевская, 1а. 

 Тел. +375 (232) 50 37 60 (приемная); факс: +375 (232) 50 35 56

 Расчетный счет: 3012204930014 ГФ по Гомельской области ОАО  "Белинвестбанк".

      Генеральный  директор Яцевич Игорь Викторович.

     ГКОРУП "Облторгсоюз" имеет в своем составе:

      – 26,5 тысяч квадратных метров оптовых складов;

      – 53 магазинов общей площадью 19,2 тысяч квадратных метров;

      –склады временного и таможенного хранения товаров с железнодорожными и автомобильными подъездными путями и механизированной системой погрузочно-разгрузочных работ;

      – холодильный комплекс емкостью 10 тысяч тонн единовременного хранения с температурным режимом от 00С до - 200С;

      – 10 предприятий общественного питания торговой площадью 1,8 тысяч квадратных метров.

      Предприятие (оптовая база "Облторгсоюз") осуществляет следующие виды деятельности:

      – деятельность в области промышленной безопасности;

      – деятельность в области таможенного дела;

      – деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц;

      – деятельность по обеспечению пожарной безопасности,

      – перевозка пассажиров и грузов (исключая технологические внутрихозяйственные перевозки пассажиров и грузов, выполняемые юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для собственных нужд) автомобильным, внутренним водным, морским транспортом;

      – деятельность, связанная с использованием природных ресурсов и воздействием на окружающую среду;

деятельность, связанная  с оборотом (за исключением розничной  торговли) алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции, спирта этилового и табачных изделий;