Организация и развитие ярмарочно-выставочной торговли в России

     Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

• напротив и справа от главного входа;

• на центральных внутренних проходах;

• в углах;

• вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

     И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;
• в задней части зала;
• позади больших колонн, лестниц;
• лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

     Первый вопрос, который  возникает перед фирмой после  принятия решения об участии  в выставке: какого размера необходим  стенд. Но самым главным является  умение оригинально оформить  стенд, сделать его интересным  для посетителя.

     Кроме размеров стенда  существенную роль играет и  его тип(прил.2):

     Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов, (прил.3)

     Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.(прил.4)

     «Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.(прил.5)

     «Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.(прил.6)

     «Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.(прил.7)

     «Визави»: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных.(прил.8)

     «Стенд в ряду»: стенд, находящийся в середине ряда и открытый для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон.(прил.9)

     «Блок-стенд»: это стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон.(прил.10)

     Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

     Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

     Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

     На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

    Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

     Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

     Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

• надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;
• плакатов, для оформления стен стенда;
• экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
• мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

     Самое существенное для туристского предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, хорошая работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

     Наконец, фирма-экспонент может воспользоваться стендом на открытой площадке. Такой стенд в основном используется для товаров, имеющих большие размеры, например грузовые автомобили, троллейбусы и др.

     В зависимости от вида проводимого мероприятия отдельные аспекты оформления стенда могут быть приведены в соответствие с целями ярмарки или выставки, при этом необходимо учитывать состав экспонентов и возможные сегменты посетителей.

     При оформлении стенда обеспечивается его соответствующее оснащение и производится установка необходимого технического оборудования. В результате создаются все необходимые условия для успешной работы персонала, занятого на ярмарке или выставке.[5]

 

2.2Подготовка  к участию в выставке, ярмарке

     Рассматривая подготовку фирмы к участию в конкретной ярмарке или выставке, следует учитывать, каким образом эта подготовка будет осуществляться, а именно, организует ли фирма подготовку самостоятельно или пользуется услугами коммерческой фирмы.

     Фирма может принять участие в коллективных экспозициях, когда непосредственной подготовкой к ярмарке или выставке занимаются специальные организации. Например, подготовкой постоянно проводимых национальных ярмарок и выставок занимаются, промышленно-торговые палаты соответствующих стран и различные государственные организации.

     Услугами коммерческих фирм, специализирующихся в области ярмарочной и выставочной деятельности, могут и самостоятельно воспользоваться фирмы-экспоненты. В этом случае им следует иметь в виду, что стоимость услуг, будет достаточно высокой и будет составлять не менее 10% стоимости арендной площади.

     Итак, после принятия решения об участии в ярмарке или выставке, необходимо подать соответствующую заявку.

     В идеале подготовка к участию в конкретной ярмарке или выставке должна начинаться не меньше чем за год до ее открытия. Эта подготовка предполагает выполнение целого ряда работ, обусловленных необходимостью достижения поставленных целей.

     Все работы следует расположить в определенной последовательности с указанием предполагаемых сроков их выполнения, необходимых ресурсов и ответственных исполнителей. Иными словами, целесообразно построить сетевой график, моделирующий весь процесс подготовки к данному мероприятию.

     Одновременно необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

     В результате выполнения всего комплекса работ, обеспечивается решение следующих задач:

1. определяется способ участия  в ярмарке или выставке;

2. выявляется необходимость участия  посредников и их роль в  подготовке фирмы к ярмарке  или выставке;

3. определяется перечень экспонатов  и необходимая для их представления  площадь.

4. обосновываются выбор стенда  и его конструкция, позволяющая  демонстрировать соответствующие  экспонаты;

5. подбирается персонал и проводится  обучение его работе на выставке.

6. составляется план проведения  маркетинговых исследований.

7. подготавливаются необходимые  материалы для каталога выставки.

8. составляется план и в соответствии  с ним организуются транспортировка,  складирование, хранение и страхование  экспонатов;

10. создаются и изготавливаются  соответствующие информационные  материалы;

11. согласовываются все организационные  вопросы с оргкомитетом ярмарки  или выставки;

12. печатаются и рассылаются  приглашения потенциальным посетителям  ярмарки или выставки, в которых  заинтересована фирма.

     Решение перечисленных задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки.

     Затраты на проведение выставки делятся на 2 вида: прямые и косвенные

     Прямые затраты состоят из затрат на выставочную площадь, дополнительное оборудование и регистрационный сбор.

     Косвенные затраты включают затраты на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и сувениров; реклама в средствах массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту проведения выставки / ярмарки и обратно, проживание в гостиницах; питание персонала, представительские и хозяйственные расходы.[4]

 

2.3Структура  мероприятий деловой программы  выставки или ярмарки

     Современная выставка - многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию и формировать образ своей фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

     Официальные мероприятия.

     К официальным мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных лиц, официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т.д.

     Профессиональные мероприятия.

     Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:

     Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс

     Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.

     Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.

  Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.

  Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке

     Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию

     «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.

     Специальные показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях.

     Конкурсная программа.

     Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Важной составляющей выставок является профессиональная заявка на участие в конкурсе (рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией). Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

     Образовательные мероприятия.

     Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки

     Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.