Значимость информации для функционирования организации

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет  доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков. [20, с. 80].

На третьем этапе  происходит передача информации. Если она важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе  получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия. [3, с. 55].

Сигналами обратной связи  при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия  четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и  понято. Для руководителя обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

 

Виды управленческой информации

Информацию, которая поступает  к руководителю или в орган  управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления  информация подразделяется на внешнюю  и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные  указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится:

1. Научно-техническую  информацию, содержащую в себе  данные о научных исследованиях,  изобретениях, технических разработках  как внутри предприятия, так  и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную  информацию, которая содержит данные  оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

4. Административную или  деловую информацию различного  содержания. Важнейшей составной  частью этой информации является  информация по кадрам.

5. Маркетинговую информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно  - политическая, природоохранная и  др.

По времени использования  информация может быть разделена  на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается  такая информация, содержание которой  меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер. [5, с. 20].

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В  связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения  информация делится на первичную  и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая  возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая  информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки  информацию можно подразделить на систематизированную  и несистематизированную. Систематизированной  называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению  через установленный срок. [18, с. 245].

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на слухах.

По назначению - оперативная  информация: служит для корректировки  деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления  и хранения - фиксируемая на носителях  информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы. [7, с. 100].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационная система управления  организацией

 

В последней четверти XX в. общественное производство в целом и отдельные предприятия нашей страны развивались в направлении автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система - это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений. [1, с. 390].

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система  управления - это постоянно действующая  система взаимосвязи людей, технических  средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИСУ обычно включает следующие  подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации. [8, с. 88].

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем  и предполагаемом будущем, отслеживать  все существенные события внутри организации и вне ее. Общей  целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы  могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления - например: рабочее место - мастер.

Более распространены сложные  информационные системы соответствующие  сложности производства и организационной  структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы  также различаются:

- по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;

- по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные  информационные технологии многократно  повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или  ежеквартальную информацию о том, какие  товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре. [14, с. 196].

Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные  аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

- системы бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супер-бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер»;

- системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;

- системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Супер-менеджер»;

- системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство» и др.

В условиях финансового  и экономического кризиса многие предприятия среднего бизнеса сталкиваются со следующими проблемами:

- сокращение заказов,

- увеличение объемов и сроков дебиторской задолженности.

Как следствие на предприятии  сокращается объем прибыли, возникает  ситуация финансовой неустойчивости. Руководство предприятия в сложившихся условиях вынуждено принимать экстренные меры, в частности сокращение персонала.

В такой ситуации особое внимание следует уделить работе с информацией, т.к. правильные управленческие решения в условиях кризиса можно  принимать только на основе тщательно выверенной фактической информации сопоставленной с плановыми данными (план-фактный анализ).

Существуют две управленческие технологии, применение которых в  кризисных условиях должно помочь в  управлении предприятием.

Первая технология – это управление продажами и CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). Если на предприятии не ведется база данных клиентов, не учитываются в карточках клиентов контактные данные клиентов, не учитываются оценочные свойства клиентов (индекс ценности, роли ключевых лиц и т.д.), то сокращение или увольнение «по собственному желанию» ключевых менеджеров может привести к безвозвратным потерям клиентской базы, которая является часто более важным капиталом, чем основные средства. В условиях кризиса, технологии CRM не приведут к увеличению первичных обращений клиентов, но при грамотном использовании могут привести к увеличению коэффициента полезного выхода воронки продаж. Т.е. технологии CRM позволяют максимально возможно сохранить объем продаж. Для реального использования возможностей этой управленческой технологии, необходимо, чтобы сотрудники предприятия работали по определенным регламентам, т.е. инструкциям в которых указано, как они должны заполнять карточку клиента, по какому маршруту бизнес-процесса далее будет передаваться информация от одного пользователя к другому. [11, с. 244].