Значимость информации для функционирования организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  «КАЗАНСКИЙ (ПРИВОЛЖСКИЙ) ФЕДЕРАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

Институт управления и территориального развития

 

Кафедра общего менеджмента

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Теория организации»

Тема: «Значимость информации для функционирования организации»

 

 

 

 

 

 

Автор курсовой работы                 Замалеев А. В.

Группа                                                     203/б

Научный руководитель                                               Тумашев Р. А.

 

 

 

 

 

Казань 2012

Содержание

 

Введение                                                                                                                     3

1. Понятие информации, ее виды и источники                                                        5

2. Информационная система управления  организацией                                        14

3. Значимость информации на примере международной компании                     21

Заключение                                                                                                                24

Список использованных источников                                                                      25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное  управление их деятельностью. Главным  условием правильности принимаемых  решений является исчерпывающая  осведомленность.

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься  менеджерами к сведению, служить  основой будущих решений, расширять  их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время как мало информированные - только в 41%.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Выполнение этого условия  в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса, до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

В курсовой работе проводится полный и обстоятельный анализ значимости информации для функционирования организации, выявление ее видов и источников, а также изучение информационной системы управления современной международной компанией. Предметом исследования является совокупность инструментов, которые позволяют проводить эффективную управленческую деятельность. К ним принадлежат законы, закономерности, принципы, категории, механизмы, модели и т. п. Объектом изучения является процесс управления на предприятии, а также социальные организации, то есть организации объединяющие людей. Цель в первую очередь заключается в обобщении имеющейся в настоящее время информации о функционировании организации, придание ей определенной логики, взаимосвязи методов управления в России и в мире, а также об эффективности тех или иных информационных систем, применяемых различными международными компаниями.

Основные задачи курсовой работы:

- дать общую характеристику информации;

- охарактеризовать основные информационные системы управления;

- провести анализ значимости информации на примере международной компании

Данная курсовая работа состоит из введения, трех основных глав, заключения и списка использованной литературы.

 

1. Понятие информации, ее виды и источники

 

Поведение человека обусловлено  определенной полученной, усвоенной  и обработанной им информацией. Под  информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом. [3, с. 35].

Характеризуя информацию, используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

 

 

 

Источники информации

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и  внешние. К внутренним источникам относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более  многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб), партнеры, покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных и страховых учреждений, средства массовой информации, бизнес документы и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения  оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов. [10, с. 220].

Психологи указывают, что  человек воспринимает не всю поступающую  к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует  внимательно наблюдать за его поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных  процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные  и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или  его увольнении, в ходе встреч с  партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто  сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация. [1, с. 410].

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения  официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают  обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи и дезинформацию. [17, с. 96].

Таким образом, источники  информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что  определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому  должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных  организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения - информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

 

Этапы обмена информацией

В целом передачу информации от одного человека к другому принято  называть коммуникацией. Обмен информацией  между руководителем, органом управления и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

- сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

- снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

- по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен  информацией совершается постоянно  и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

- отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

- сообщение, т.е. собственно информация;

- канал, т.е. средство передачи информации;

- получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. [19, с. 160].

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.