Значение и типы планировки служебных помещений

 

2.3 Закрепление помещения менеджера по продажам маркетинга и сбыта

 

В данной курсовой работе рассмотрено рабочее место менеджера по продажам маркетинга и сбыта.

Данный специалист занимается приемом заявок клиентов, их документальным оформлением и контролем загрузки автомобиля и доставки продукции до пункта выгрузки.

От деятельности менеджера по продажам зависит сбыт продукции и поступление за нее денежных средств на предприятие.

Кабинет оборудован системами отопления и приточно-вытяжной вентиляцией, что является необходимостью в помещениях с работой на компьютерах. Однако, также в помещениях с ПК должны находиться аптечка первой помощи и углекислотный огнетушитель, чего в данном кабинете нет.

Высота помещений от пола до потолка равна 3,5 м, а площадь на одно рабочее место составляет 11,4 м2. Это соответствует нормальной организации рабочего места, так как по нормам площадь на одно рабочее место с ПК для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м2, а высота помещений (от пола до потолка) должна быть не менее 3,0 м.

Поверхность пола ровная, покрытая линолеумом. Это оптимальное покрытие для таких помещений. Так как линолеум нескользкий и обладает антистатическими свойствами.

Помещение имеет естественное и искусственное освещение. Естественное – за счет больших широких окон, которые выходят на запад, а искусственное – за счет люминесцентных ламп.

Срок эксплуатации некоторых ламп подходит к концу, поэтому они светятся оранжевый цветом. Однако такие лампы на предприятии не меняют до полного их перегорания. Это снижает уровень освещенности кабинета до 250 лк, что дает дополнительную нагрузку на зрение сотрудников. Так как нормальным освещением рабочего помещения с ПК является 300-500 лк, то это отрицательно влияет на работу и здоровье персонала.

В помещении стоят специальные шкафы для хранения документов и шкаф для верхней одежды.

На окнах весят жалюзи, которые спасают от ярких солнечных лучей летом.

Стены покрашены в  спокойно- светлые цвета, которые не отвлекают от работы. В кабинете растут живые цветы в горшках. Это положительно влияет на моральное состояние персонала.

Температура воздуха в теплый период времени составляет 21-26оС, относительная влажность - около 40%. В связи с тем, что в помещении нет кондиционеров и увлажнителей воздуха, то в некоторые дни бывает очень душно и сухо. Что неблагоприятно отражается на работе менеджера. В холодный период времени температура воздуха составляет 14-18оС, так как в оконных рамах имеются небольшие щели. Поэтому в это время сотрудник вынужден пользоваться обогревателями, что приводит к дополнительным расходам электроэнергии. Рекомендуемой температурой для нормальных условий труда является 18-22 оС, а относительной влажностью - 60-80%. Из данных видно, что летом температура превышает норму, а зимой, наоборот, ниже нормы, а также относительная влажность ниже нормального уровня. Все это неблагоприятно сказывается на работе и самочувствии работников.

Влажная уборка помещения проводится 2 раза в неделю, хотя по нормам должна проводиться ежедневно. Это отрицательно сказывается на влажности воздуха и чистоте помещения, что напрямую связано с самочувствием персонала.

Рабочее место менеджера по продажам состоит из письменного стола, стула и средств связи.

Высота стола составляет 730 мм, ширина – 1200 мм, глубина – 700 мм, что является нормой.

Стулья со спинкой, жесткие, нерегулируемые, что не очень удобно при длительной сидячей позе. На таких стульях работник быстрее устает и тем самым снижается его работоспособность. Чтобы этого избежать необходимо использовать стулья с обязательными элементами в виде спинок, подлокотников с регулируемой высотой сиденья.

 

 

Рисунок 3 – Кабинет отдела логистики

 

На столе менеджера стоят по два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой – станция – для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри отдела маркетинга и сбыта. К сожалению, станции старые и не имеют тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера. Также в кабинете имеется факс.

Оснащение рабочего места персонала телефонами позволяет быстро и оперативно связываться с клиентами и необходимыми людьми, что способствует более быстрому оформлению документов.

Компьютер оснащен объемным мониторам с плоским экраном. Монитор имеют частоту мерцания экрана 75 МГц, однако этого не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5-2 часа по 15-20 минут. Исходя из норм следует, что установленный монитор с более низкой частотой не рекомендуется использовать.

В связи с тем, что стол небольшой и не совсем предназначен для работы на компьютерах, а монитор занимает много места, то расстояние от экрана видеомонитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу менеджеров.

Письменный стол не имеет специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, впритык к монитору, а клавиатура располагается перед видеомонитором на расстоянии 100-150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости специалиста. По нормам клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100-150 мм.

К компьютеру подключен принтер и сканер. В других кабинетах находятся копировальные устройства. Все это облегчает и ускоряет прием-передачу данных между сотрудниками предприятия и клиентами.

 

 

 

 

 

3 Предложения по совершенствованию планировки офиса компании «Интерьер ПОЛ»

 

3.1 Мероприятия  по совершенствованию планировки офиса

 

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого служат, как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя:

1. оборудовать помещение системами кондиционирования и увлажнения воздуха для создания благоприятных климатических условий труда;
2. установить в каждом кабинете с ПК огнетушитель и аптечку;
3. заменять лампы, горящие оранжевым цветом, на новые. Это позволит снизить нагрузку на зрение и повысить уровень освещенности помещения;
4. установить на рабочих столах менеджеров светильники с возможностью их перемещения в соответствии с индивидуальными особенностями работника. Это позволит облегчить работу с документами;
5. проводить в помещениях ежедневную влажную уборку;
6. заделать щели в оконных рамах для сохранения тепла в кабинетах и сокращения расхода электроэнергии;
7. чистить окна и лампы в помещениях не реже двух раз в год. Это позволит увеличить уровень освещенности кабинета;
8. заменить старые телефонные станции без тонального набора на новые с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров;
9. заменить старые ПК на новые с ЖК монитором. Это снизит нагрузку на зрение человека, уменьшит его утомляемость, а также поможет избавиться от шума вентиляторов;
10. заменить обычные письменные столы, на которых стоят ПК, на специальных компьютерные столы. Это позволит создать удобную позу специалиста при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость;
11. заменить обычные жесткие нерегулируемые стулья со спинкой на подъемно-поворотные и регулируемые по высоте и углам наклона сиденья и спинки стулья. Это поможет снизить утомляемость менеджеров.

Основным мероприятием по совершенствованию организации рабочих мест может быть предложена аттестация рабочих мест. Аттестация рабочих мест позволяет провести комплексную оценку условий труда на основе специальных исследований факторов производственной среды. Результаты этой работы используются предприятиями и организациями для проведения мероприятий для улучшения условий труда, установления доплат, льгот и компенсаций за работу в неблагоприятных условиях труда, в том числе за счет собственных средств предприятий и организаций, а также для определения дифференцированных тарифов (взносов) на государственное социальное страхование в зависимости от условий труда.

Аттестация рабочих мест по условиям труда проводится один раз в 5 лет специальной комиссией, в состав которой включаются главные специалисты предприятия, работники отделов кадров, труда и заработной платы, охраны труда, медицинские работники, представители профсоюзного комитета. Исследования санитарно-гигиенических факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса проводятся на конкретных рабочих местах путем лабораторных исследований, инструментальных замеров и расчетов. Оценка результатов исследования и инструментальных замеров санитарно-гигиенических факторов проводится путем сопоставления их фактических значений с нормативными.

 

3.2 Экономическая эффективность от совершенствования планировки офиса и организации рабочих мест

 

Улучшение организации рабочего места заместителя директора по коммерции в результате оснащения его необходимой организационно-технологической оснасткой, средствами связи создает возможность для снижения трудоемкости операций и более экономного расходования фонда рабочего времени.

При расчете экономической эффективности от внедрения мероприятий по совершенствованию рабочего места взяты данные по потерям рабочего времени, которые составили 400 мин. в неделю или 80 минут в смену.

Расчет экономии по фонду заработной платы

1. Потери времени одним  рабочим в смену, %

 (1)

где  S – потери времени рабочим в смену, мин.;

Тсм – продолжительность смены, мин.;

2. Условное высвобождение численности, человек:

 (2)

где  Б1 и Б2 – потери рабочего времени до и после внедрения проекта;

Ч1 – среднесписочная численность рабочих до внедрения проекта, человек;

 

3. Прирост производительности труда, %

 (3)

 

4. Годовая экономия заработной  платы, тысяч рублей:

Эс1 = Эч*Зср (4)

где  Эч – условное высвобождение численности, человек;

Зср – среднегодовая заработная плата одного рабочего, тыс. руб;

 

Зср = 9,21 x 12 = 110,52

Эс1 =1,48 x 110,52 = 497,57

 

5. Годовая экономия по  отчислениям на социальное страхование:

Эс2=(Эс1*I)/100 (5)

где  I – ставка чрезвычайного налога и отчислений в фонд содействия занятости (5 %) + ставка отчислений в пенсионный фонд (1%);

Эс2 = 497,57 x 0,06 = 29,85

 

6. Годовая экономия по фонду заработной платы, всего тыс. руб.:

Эс = Эс' +Эс2 (6)

Эс = 497,57+ 29,85 = 557,27

 

 

 

 

 

 

Годовой экономический эффект

 

Таблица 3 - Единовременные затраты на мероприятия по улучшению организации рабочих мест и их обслуживанию

 

Наименование	Кол-во	Затраты на един., тыс.руб.	Стоимость всего в тыс. руб.
Доплаты за пользование личным транспортом	1	24	24
Покупка дополнительной оргтехники	2	20	40
Обслуживание оргтехники	10	12	120
Местная связь	1	50	50
Система электронного документооборота	1	20	20
Ремонт кабинета	1	30	30
Система кондиционирования	1	50	50
Итого			334

 

Эф =Эс – Е * Зед (7)

где Е – нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности;

Зед – единовременные затраты, тыс. руб.;

Эф = 557,27 – 0,2 * 334 = 490,3

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

От рациональной организации пространства в офисе во многом зависит работоспособность сотрудников. Современные офисные здания, построенные с использованием новых технологий, почти всегда предполагают свободную планировку офиса, часто целый этаж представляет собой единое помещение площадью от 100 до 800 квадратных метров. Иногда крупные компании приобретают под офис пустующие цеха или складские помещения, также лишенные капитальных внутренних стен.