Управление в организации

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся организационной  коммуникации, позволяющим увеличить  интенсивность информационного  обмена в сотни раз. Электронная  почта дополняет внутриорганизационные  меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов (каждый сотрудник  организации, имеющий ящик для электронной  почты, может получить послание), высокая  скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение конкретному получателю или сотне адресатов, которые будет храниться в их персональных компьютерах до тех пор, пока его не прочтут. Некоторые системы электронной почты позволяют рассылать сообщения в различных режимах, переводить их на иностранные языки.

В то же время использование электронных  средств коммуникации порождает  новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоциального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников и в первую очередь руководителей. И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.

характеристики голоса, прикосновения), которые связаны с изменяющимися  психическими состояниями человека, его отношениями к партнеру, с  ситуацией взаимодействия.

Формальные коммуникации. В государственных, общественных, коммерческих структурах административные инструкции определяют, кому, с кем, в какое время и  по какой форме обмениваться информацией. Чем строже формализована и закрыта  структура, тем подробнее прорабатываются  такие инструктивные документы, жестче организуется планирование и  направление информации по строго определенным каналам, имеющим предписанные формы. В военных организациях, например, сложные схемы передачи информации излагаются в специальных инструкциях, а отдельные – в секретных  инструкциях.

Формальная коммуникация – вид  внутриорганизационной коммуникации, при которой информационный обмен  совершается в соответствии с  формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственные функции.

Одним из способов формальной коммуникации является бланки, формы, которые необходимо заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки. Указания по заполнению размещаются и на самих  бланках, и в специальных руководствах. В них указываются случаи, в  каких применяются данные формы; заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица, ответственные  за заполнение разделов или всего  бланка; дополнительная информация. Удобство бланков, как для инициаторов  информации, так и для пользователей  сделало их распространенными практически  во всех сферах жизнедеятельности. К  их недостаткам можно отнести  отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают  планы обмена информацией каналов  ее распространения. Такие планы, исполнение которых приобретает обязательный характер для различных подразделений, служб и должностных лиц, становится действенным инструментом осуществления обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации, резко усиливает свои властные функции.

Неформальная коммуникация – вид  внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен  совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями  и местом в организационной иерархии. [

Особенностью слухов является то, что они распространяются со скоростью  урагана и нередко наносят  большой вред организации. Однако исследования известного американского ученого  Кейта Дэвиса [3] (57 глумаков стр 170) показывают, что они часто отражают правду. Он говорит: «Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее потребности имеют более драматичный характер, чем каждодневная, рутинная точность, и потому глубже впечатываются в память». И независимо от того, расходятся они с правдой или нет, роль их все равно остается высокой в жизни организации

Информация перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Вертикальные коммуникации – это вид информацией составляет основную часть коммуникационного  процесса у руководителя. Составляющие вертикальные коммуникаций следующие:

· прояснение задач, приоритетов, ожидаемых  результатов;

· обеспечение вовлеченности подчиненных  в решение задач;

· обсуждение проблем эффективности  работы;

· достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;

· совершенствование и развитие способностей у подчиненных;

· сбор информации о назревающей  или реально существующей проблеме;

· оповещение подчиненных о грядущих изменениях;

· получение сведений об идеях, усовершенствованиях  и предложениях.

Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменении. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей. Существует пять основных целей коммуникации в организации, направленных сверху вниз:

· постановка конкретных задач по выполнению работы;

· обеспечение информации о принятых в данной организации процедурах и практике;

· обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работ;

· информирование подчиненных о  качестве их работы;

· предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Нисходящие коммуникации осуществляется с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным  сетям, система публичных выступлений, телефоны) средств.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Эти коммуникации, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. 

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты для исправления положения  дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейших технологии – использование компьютеров, телефонов  и телевидения. Конечно, члены организации  могут общаться между собой через  компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным  процессом.

Управление коммуникаций в организации

Коммуникации в организации  – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций

В узком понимании организация  – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных  с движением («скелет»).

Организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Каждая организация имеет внутреннюю и  внешнюю среды, в которых осуществляется операциональная деятельность. Внутренняя среда организации – это то часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда организации  формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает  организация. Эти структуры реализуют  следующие цели и задачи:

· кадровая структура – взаимодействие менеджеров и рабочих, найм, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками.

· организационная структура – коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

· производственная структура –  изготовление продукта, снабжение и  ведение складского хозяйства, обслуживание технологического парка, осуществление  исследований и разработок;

· маркетинговая структура внутренней среды – стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынке, выбор рынков сбыта и  систем распределения;

· финансовая структура включает в  себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия

Системы обратной связи. Они составляют часть системы контрольно-управленческой информации системы организации. Один из вариантов системы обратной связи  – перемещение людей из одной  части организации в другую с  целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих  сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством  продукции

Опрос сотрудников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации по сотням вопросов, например:

· четко ли доведены до них цели деятельности;

· с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

· получают ли они точную и своевременную  информацию, необходимую для их работы;

· открыт ли их руководитель для предложений;

· информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

В настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

2. Организационное проектирование.

При проектировании или  создании организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников (людей) между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как  статическое проявление, находящее  выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации, способным реагировать на изменения внешней среды. К подобным процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, групповая динамика, управление конфликтами, власть и влияние, лидерство.

 

 Для эффективного мотивирования труда необходимо сделать следующее: 
  . определить набор благ, отражающий основные нужды и интересы сотрудника; 
  . определить уровень удовлетворения нужд и интересов сотрудника; 
  . конкретизировать виды трудовой деятельности, которые необходимы организации и к выполнению которых целесообразно мотивировать сотрудников; 
  . увязать определенные виды деятельности с набором благ и льгот. 
  Предпосылками к обеспечению достаточного уровня мотивации должны стать гарантия сохранности рабочего места, справедливая оплата труда с учетом его сложности и достигаемой работником производительности, гласность решений по кадровым вопросам и привлечение сотрудников к участию в управлении. 
  Мотивирование труда одновременно означает и его стимулирование (напомним, что стимулы - это внешние факторы, определяющие выбор человеком определенного типа поведения). 
  Процесс стимулирования должен отвечать ряду требований: 
  . комплексность - единство моральных и материальных, коллективных и индивидуальных стимулов, значение которых зависит от системы подходов к управлению персоналом, опыта и традиций организации; 
  . дифференцированность - индивидуальный подход к стимулированию разных работников; 
  . гибкость и оперативность - постоянный пересмотр стимулов в зависимости от происходящих в коллективе и обществе изменений. 
  В настоящее время на практике применяются различные виды стимулов трудовой деятельности персонала организаций, которые можно сгруппировать следующим образом

Зарубежная и отечественная  практика уже давно доказала, что  предприятия, особенно крупные и  средние, не могут рассчитывать на успех  без систематического прогнозирования  и планирования НТП. В целом прогнозирование представляет собой научно обоснованное предвидение развития социально-экономических и научно-технических тенденций.

Научно-технический прогноз - обоснованная вероятностная оценка перспектив развития определенных областей науки, техники и технологии, а  также требуемых для этого  ресурсов и организационных мер. Прогнозирование НТП на предприятии  дает возможность как бы заглянуть  в будущее и увидеть, какие  наиболее вероятные изменения могут  произойти в области применяемых  техники и технологии, а также в выпускаемой продукции и как это скажется на конкурентоспособности предприятия.

В целом прогнозирование НТП включает в себя: установление объекта прогноза; выбор метода прогнозирования; разработку самого прогноза и его верификацию (вероятностною оценку).

После прогнозирования идет процесс планирования НТП на предприятии. При его разработке необходимо придерживаться следующих  принципов:

- приоритетность. Этот принцип означает, что в план необходимо включать  самые важные и перспективные  направления НТП, предусмотренные  в прогнозе, реализация которых  обеспечит предприятию значительные  экономические и социальные выгоды  не только на ближайший отрезок  времени, но и на перспективу.  Соблюдение принципа приоритетности  вытекает из ограниченности ресурсов  на предприятии;

- непрерывность планирования. Сущность  этого принципа заключается в  том, что на предприятии должны  разрабатываться краткосрочные,  среднесрочные и долгосрочные  планы НТП, которые бы вытекали  друг из друга, что и обеспечит  реализацию этого принципа;

- сквозное планирование. Планироваться  должны все составляющие цикла  «наука - производство», а не отдельные  его составляющие. Цикл «наука - производство» состоит из следующих элементов: фундаментальные исследования; поисковые исследования; прикладные исследования; проектно-конструкторские разработки; создание опытного образца; технологическая подготовка производства; выпуск новой продукции и ее тиражирование. В полном объеме этот принцип может быть осуществлен только на крупных предприятиях, где есть возможность осуществления всего цикла «наука - производство»;

- комплексность планирования. План  НТП должен быть тесно увязан  с другими разделами плана  экономического и социального  развития предприятия: