Управление в организации

                                                 Введение.  

Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).  
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует , руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.  
Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми.  
Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. А часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения, является управленческой информацией.  
Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности использования информации в деятельности организации и описывается законом информированности упорядоченности.   

1. Закон информированности и упорядоченности

Суть закона информированности

Упорядоченность организации – это её содержательная и структурная схема или матрица. Поскольку содержание и структура организации складываются и функционируют исходя из её системных целей и задач, то для характеристики организации используется такое понятие, как коэффициент упорядоченности. С точки зрения этого понятия даётся оценка адекватности или неадекватности содержания и структуры организации её системным целям и задачам.

Информационная  среда организации – это совокупность процессов получения, обработки, передачи и использования данных. Данные – это сведения, исходя их которых, формулируются оценочные суждения, необходимые для принятия и реализации управленческих решений. Поскольку информация становится условием деятельности не только руководителя, но и исполнителя, то она приобретает масштабный, многогранный и целевой характер. Это значит, что информация должна быть предметом особой заботы, как организации в целом, так и каждого из её сотрудников.

Понятие информация сегодня  столь актуальна и содержательна, что его обычно сопровождают различными уточнениями и пояснениями. Информация различается по принципу: достоверная  и недостоверная информация, истинная и ложная, открытая и закрытая, полная и неполная, главная и второстепенная, полезная и вредная, своевременная  и несвоевременная и т.д.

Обычно информация подразделяется на два большие класса: объективная и субъективная информация. К объективной – относится информация, подтвержденная документально. Например, такой объективной информацией о работнике является: диплом об образовании, патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, паспорт и т.д. Субъективная информация – это, например, информация о конкурентах, прайс-лист на продукцию, реклама и т.д.

Соотношение между объективным  и субъективным моментом в информации зависит от многих факторов. Несмотря на то, что сам источник информации может носить объективный характер, тем не менее, информация об объекте  всегда представлена в субъективной форме. Момент субъективности, который заложен уже в самом факте отражения субъектом объекта, нарастает по мере того, как информация передается от субъекта к субъекту.

Субъективность информации нельзя отождествлять с её необъективностью, то есть ложностью или недостоверностью. Субъективная информация может иметь  высокий уровень объективности  и достоверности, и наоборот фактическая  видимость объективности может  нести с собой значительную долю субъективной оценки.

Закон информированности и упорядоченности  означает, что любая социальная организация  способна к выживанию только в  том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной  информацией.

Полнота информации определяется возможностями  доступа к ресурсам информационного  пространства, в котором действует  организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой  организации доступны очень большие  объемы информации. Несмотря на разветвленную  сеть и высокое быстродействие современных  информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка  и острой конкурентной борьбы часть  информации о деятельности организаций  переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной  не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей  организации. Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации.

Формулировка закона информированности-упорядочности:  
· чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения)

. Характеристики управленческой информации 
 
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам. 
 
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон- как объем символьной и воспринимаемой информации. 
 
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах. 
 
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления, временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления. Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: 
 
. информационная избыточность, 
.субминимальный уровень, 
.недостаток информации. 
 
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности. 
 
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:) засекречивание части необходимых сведений; 
 
стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса. 
 
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц. 
 
Субминимальный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Естественно, этот уровень - величина субъективная и его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.

 
Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах. 
 
Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность имеет три уровня: 
. абсолютный (100%), 
. доверительный (более 80%), 
.негативный (менее 80%). 
 
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают решение в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным или даже негативным уровнем достоверности. 
 
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: 
· нулевой, 
· средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%), 
· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза), 
· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз). 
 
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую стоимость имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник. 
Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет: 
I. улучшения настроения; 
II. поднятия эмоционального уровня;. предварительной настройки внимания на заданную тему. 
Насыщенность имеет три уровня: 
. высокий (80-100%), 
. нормативный (50-80%), 
.низкий (менее 50%). 
 
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации. 
 
Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации: 
 
. секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Степень секретности информации отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно. 
 
. Конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем ценности и сведения о потенциале организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах. 
 
. Публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование. 
 
Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости. 
 
Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по двум вариантам: по упреждению и по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не сведены. Пока лучшие результаты дает процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам путем корректировок характеристик. Ниже приведены показатели среды, определяющие характеристики информации. 
 
Автоматизация управленческого труда с помощью ИСУ способствуют усилению позитивного действия законов и принципов управления. В первую очередь это касается законов, свойственных управлению в целом. К ним относятся законы: 
. единства систем управления; 
. соотносительности управляющей и управляемой систем; 
.пропорциональности производства и управления; 
. экономии времени. 
Закон единства систем управления должен предусматривать: 
. неразрывную связь информационной базы всех звеньев организации в результате создания единой достоверной и доступной информационной базы; 
.объединение разрозненных элементов, подсистем управления в систему на единой информационной базе; 
.накопление статистических данных о работе организации для учета исторических факторов при подготовке решений. 
 
Реализация закона соотносительности управляющей и управляемой систем должна идти в результате: 
. соотносительности фондовооруженности рабочего места производственного работника и работника аппарата управления 
. повышение профессионального уровня руководителей и специалистов до уровня современной производственной технологии. 
 
Закон пропорциональности производства и управления реализуется в следующем: 
· составление обоснованных бизнес-планов; 
· поддержание оптимальных пропорций в производственной, экономической и социальной области. 
 
Закон экономии времени требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления. Это в первую очередь относится к информационным операциям по подготовке и реализации решений. 
 
Ряд законов и закономерностей отражает отдельные стороны управления при использовании ИСУ. Это законы: экономии интеллектуальной энергии, перехода от административных к организационным методам управления. 
 
Перечисленные законы позволяют сформулировать ряд принципов организации управленческого труда при использовании ИСУ: 
.стабильность и регламентация; 
.гибкость построения ИСУ; 
.адаптации работников к ИСУ; 
.адаптации ИСУ к работнику аппарата управления; 
.горизонтальной интеграции процессов управления; 
.вертикальной интеграции; 
.альтернативности управленческих решений; 
.интеграции и кооперации управленческого труда.

. Процесс обмена информацией в организации 
 
Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Коммуникация играет особую роль в  групповой динамике. Без коммуникации нет общения, а без общения  не может быть и группы. Таким 

Естественно, что руководителей прежде всего интересует вопрос о том, какие коммуникационные методы следует выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками здравый смысл подсказывает, а специальные исследования подтверждают, что выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации

Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов  коммуникации, дополняющих и усиливающих  друг друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устная коммуникация) направлять им меморандум с изложением основных моментов состоявшегося  обсуждения.

· изложить базисные ценности и философию  компании, ее долгосрочные и краткосрочные  цели;

· объяснить сотрудникам, что руководство  компании ожидает от них и какие  обязательства оно берет на себя;

· предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) представляют собой  периодические издания, публикующие  разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью. Несмотря на то, что такие публикации адресованы широкой аудитории и не предполагают содержательной обратной связи, они  не могут быть действенным средством  повышения эффективности использования  человеческих ресурсов.