Шпаргалка по "Теория организации"

 

 

32.Закон информированности  - упорядоченности

Закон информированности-упорядоченности – каждая система (биологическая или социальная) стремиться получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения).

Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) – коэффициентов пропорциональности.

Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Информация (управленческая) - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация - это часть данных. Обычно информацию разделяют на два больших класса: объективную (овеществленную в товаре) и субъективную (отраженную, организованную людьми).

Руководитель, используя  характеристики информации, имеет возможность  создать первоклассный информационный ресурс своей организации. Обычно в  управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

 

33.Принципы синхронизации,  результативности, восприимчивости,  информативности, надежности

Принцип синхронизации (системности) способствует быстрому восстановлению нужного режима функционирования организации при возникновении различных отклонений от нормы. По решению администрации специальными «антикризисными» полномочиями может (на постоянной или временной основе) наделяться какое-либо подразделение организации. 

Принцип результативности. Реализация процесса должна обеспечивать получение результата, соответствующего целевой ориентации процесса. Результат обладает определенными количественными и качественными характеристиками и должен быть позитивен для субъекта, управляющего процессом и осуществляющего его целевую ориентацию. Правильная ориентация процесса является необходимым условием получения позитивных результатов. Областью формирования результата является состояние системы, осуществляющей данный процесс, и других взаимодействующих с ней систем, а также состояние самого процесса как такового.

Принцип восприимчивости. Организационный процесс должен обладать выраженной способностью воспринимать те воздействия, которые осуществляет на него субъект управления, и отражать их в изменении хода реализации, параметров и результативности. Восприимчивость процесса к целенаправленным воздействиям необходима для того, чтобы обеспечить его управляемость. Воздействуя определенным образом на восприимчивый процесс, субъект управления может получить требуемые изменения соответствующих характеристик процесса. Обеспечение восприимчивости процессов к целенаправленным воздействиям может идти в двух направлениях:

1. формирование процессов, соответствующих существующим возможностям воздействия со стороны субъекта управления).
2. повышение возможностей воздействия субъекта управления на процессы (использование совместной вычислительной техники)

Принцип информативности. Целенаправленная процессуализация возможна только по отношению к процессам, обладающим информативностью, то есть способным нести в себе информацию. необходимую для управления этими процессами, в форме, доступной для восприятия субъектом управления. Процессы, не обладающие информативностью, неуправляемы. Информативность процесса предполагает соблюдение следующих условий:

1. Должна быть обеспечена наблюдаемость всех значимых характеристик процесса.
2. Процесс должен быть наблюдаемым на всех стадиях и во всех сферах осуществления.
3. Информация о процессе должна быть точной и достоверной. Искаженная и недостоверная информация может создавать у субъекта управления ложное представление об управляемости процессом.
4. Информирование о процессе должно быть своевременным. Задержка информации значительно снижает управляемость процесса.
6. Принцип надежности. Процессы, целенаправленно осуществляемые для достижения установленных ориентиров и необходимые для нормального функционирования организации, должны обладать высокой степенью надежности. Гарантированным должно быть само осуществление процесса как такового. Он должен быть организован таким образом, чтобы при любом состоянии факторов среды он не прекращался. Например, в вузе при любой ситуации должно быть гарантировано осуществление процессов обучения, методического обеспечения. Между надежностью и результативностью существует обратная зависимость: надежность достижения высоких результатов – ниже, низких – выше. Надежность процесс обеспечивается четкой информативностью процесса в режиме, обеспечивающем своевременность поступления информации субъекту управления; наличием страховых ресурсов, в том числе и ресурсов времени.

 

 

 

34.Организационные  коммуникации. Элементы, модели, типы, факторы, влияющие на коммуникацию

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители предоставляют информацию большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникации важны для руководителей  по ряду причин: коммуникации необходимы для эффективности управления; коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя; коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в  группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.

Коммуникация – это использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, перемещающийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах, с тем чтобы выделить проблемы, требующие внимания.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах.

Горизонтальное направление. Общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий.

Существуют следующие элементы коммуникации.

Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала несовершенна, желательно обеспечение обратной связи.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: неправильная расшифровка информации со стороны получателя; различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции.

 

 

35.Принципы оперативности,  гибкости, параллельности, пропорциональности

Принцип гибкости. Организационный  процесс должен обладать гибкостью, то есть способностью к оперативным  изменениям в ходе своего существования. Выделяется гибкость ориентации и гибкость реализации процесса. Гибкость ориентации предполагает способность процесса к смене приоритетов и отдельных  частных целей, к пересмотру поставленных задач, к корректировке состава  и содержания выполняемых функций. Гибкость реализации предполагает способность  к изменениям форм и способов реализации процесса, состава и последовательности стадий. Гибкость позволяет обеспечивать возможность действия механизма  саморегуляции, самонастройки процесса, большую надежность осуществления  процесса и гарантированность получения  соответствующих результатов. Она  обеспечивается повышением уровня управляемости  процесса, так как слабая управляемость  затрудняет осуществление оперативных  и целесообразных изменений; интервальностью  значений деятельности процесса и его  отдельных стадий, информативностью.

Принцип параллельности предполагает одновременное осуществление отдельных  частей общего процесса. При этом возможны два варианта схемы общего процесса:

а) сходящийся: совокупность параллельных процессов – конвергенция – единый процесс;

б) расходящийся – сходящийся: единый процесс – дивергенция  – совокупность параллельных процессов  – конвергенция – единый процесс.

Очевидно, что все параллельные процессы, составляющие общий процесс, должны быть ориентированы в одном  направлении и согласованы между  собой по параметрам реализации (скорости, длительности).

Предполагает одновременное  осуществление отдельных частей общего процесса.

Сходящийся:

Расходящийся сходящийся:

Параллельные процессы должны быть однонаправлены, согласованы между  собой по параметрам реализации. Параллельно  выполняют следующие операции:

• - процессы разных фаз жизненного цикла;
• - относящиеся к разным типам поведения системы;
• - относящиеся к разным сферам деятельности;
• - различающиеся по значимости и уровню приоритета.

Повышение уровня параллельности процессов предполагает:

• - координацию стадий процесса действия группы, организации;
• - информированность, восприимчивость и гибкость процессов;
• - ресурсное обеспечение;
• - пропорциональность параметров, технических средств и численного состава исполнителей на разных уровнях процесса;
• - согласованность функционирования параллельных линий.

 

 

 Принцип оперативности. Заключается в том, что осуществление процесса без задержек, лишних временных разрывов и в пределах временных границ должно быть оперативным. Скорость проведения процесса должна позволить завершить в установленное время.

Оперативность обеспечивается:

• - ясностью целей и задач;
• - информированностью субъектов управления;
• - гибкостью процесса;
• - осуществление параллельного выполнения отдельных частей процесса;
• - четким контролем субъекта управления за процессом;
• - наличием достаточных ресурсов.

Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику с целью предупреждения застоев и затоваривания.

Принцип пропорциональности, предполагающий относительно равную производительность в единицу времени взаимосвязанных  подразделений предприятия. Аналитически коэффициент пропорциональности определяется как отношение минимальной пропускной способности рабочего места к  максимальной;

 

36 и 38. Противоречия

Противоречие – столкновение интересов.

Противоречия, так же как  и коммуникации, можно рассматривать  как явление, и

как процесс. Как явление противоречие представляет собой набор документов, которые

отражают расхождения, имеющиеся  на предприятии, в форме заявлений,

протоколов, актов.

Как процесс противоречие имеет четыре ступени: различие, поляризация,

столкновение и антагонизм.

Ступень Различие. Эта ступень является самой спокойной по уровню нервной

напряжённости. Здесь у  руководителя и его подчинённых  полное взаимопонимание

относительно целей и  средств и способов достижения этих целей. Но на этой ступени

допустимы некоторые различия в подходах по выполнению поставленной цели как со стороны руководителя, так и со стороны подчинённых. Но это не сказывается на результате реализации задачи, не мешает успешному достижению цели.