Шпаргалка по "Теория организации"

Схема организационной структуры  отражает статическое положение  подразделений и характер связей между ними

Организационная структура – форма разделения труда в системе, в ходе которого каждое подразделение, рабочее место и должность создаются для выполнения набора работ и функций управления.

Концепция – система взглядов, мнений и представлений на дальнейшее развитие и т.д.

Департаментизация - это процесс обособления отдельных работ внутри организации.

Организационная структура  конкретного предприятия - это комбинация различных типов департаментизации. Простота и ясность функционирования должны обеспечить ее понимание средой, минимизировать затраты и ориентировать  членов организации на результаты деятельности, а не на затрачиваемые усилия. Оптимальная  организационная структура создает  благоприятные условия для процесса принятия управленческих решений, ее стабильность делает организацию устойчивой и  в то же время позволяет успешно  реагировать на изменения внутренней и внешней среды.

В классической т.о. выделено 2 базовые структуры: линейная и функциональная; они сочетаются между собой.

Линейная - это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации.

Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности.

Идея функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных  видов деятельности.

 

28.Характеристика  организационных коммуникаций: виды, элементы, этапы, коммуникативный  процесс. Сеть коммуникаций

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители предоставляют информацию большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности  в группе или организации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение  и передача информации.

Коммуникация – это использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии.

Коммуникативный поток может  перемешаться в горизонтальном или  вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее  направление. Коммуникативный поток, перемещающийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах, с тем чтобы выделить проблемы, требующие внимания.

Восходящее  направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах.

Горизонтальное  направление. Общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий.

Существуют следующие элементы коммуникации.

Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.

Передача  сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная  связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала несовершенна, желательно обеспечение обратной связи.

Помехи и  барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: неправильная расшифровка информации со стороны получателя; различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции.

Коммуникационная сеть организации  определяет, кто и с кем взаимодействует.

 

29.Принципы статической  и динамической организации, их  взаимосвязь

Организация рассматривается  как социальная система, которая  реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Организация  как любая материальная система  проходит все этапы жизненного цикла  или их часть. Этапы можно объединить в две группы.

Статическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидации. Организацию, находящуюся в этой группе, называют статической. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития.

Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в данной группе, называют динамической. В такой организации преобладают координирующие действия.

Принципы статической  и динамической организации.

Принципы приоритета:

– принцип приоритета цели: в системе «цель – задача – функция» наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция;

– принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач, которые группируются по общности, и для этих групп формируется набор функций;

– принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются;

– принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения: при создании организации собственник должен подбирать под себя персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организаций;

– принцип приоритета объекта управления над субъектом: руководители и главные специалисты должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости.

Принципы соответствия:

– принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач;

– принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуация, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя;

– принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это, в свою очередь, приводит к увеличению затрат;

– принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам;

– принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания;

– принцип синхронизации: среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.

 

30.Функциональные и структурные подходы к системе управления организацией, построение функциональной структуры управления

Существует два основных элемента системы управления: функции  и их организационное оформление в виде структур. При создании новой  организации функции выступают  основой для формирования структуры. При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой  служит структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций.

Новые организации.

Это ООО или товарищества. Собственники новых организаций  после завершения регистрации вынуждены  решить для себя, опереться ли им в создании эффективного управления на опыт аналогичных организаций  или создавать систему управления применительно именно к своей  собственной организации.

Первый подход самый дешевый  и быстрый. В ряде случаев такой  механизм хорошо работает, но в предпринимательстве  выживает только тот, кто все делает не просто хорошо, а лучше, чем другие. Поэтому рекомендуется второй подход, который предусматривает профессиональный подход.

Учредители могут либо сами реализовать достаточно простые  методики формирования механизма управления, либо воспользоваться услугами профессионалов из консультационных фирм. Профессиональный подход заключается в реализации шести этапов.

1. Формирование временной группы по созданию организации.

2. Составление набора необходимых функций управления и производства.

3. Проверка набора функций управления по методике функционально-стоимостного анализа.

4. Распределение набора функций по четырем группам: активизирующие, тормозящие, нейтральные и потенциальные и их анализ. Активизирующие функции направлены на реализацию текущих программ собственника, тормозящие – дань старым подходам и традициям, потенциальные направлены на реализацию стратегических программ собственника, нейтральные функции – их влияние на процесс производства и управления минимален, они важны с социальной стороны производства.

5. Создание функциональной структуры управления.

6. Создание организационной структуры управления на базе функциональной.

Действующие организации.

Это акционерные общества открытого или закрытого типа, которые вышли из жесткой государственной  опеки и пытаются реализовать  ранее накопленные идеи в сфере  производства товаров, услуг и интеллектуальной продукции.

Собственниками таких  организаций выступают физические и юридические лица. За время существования этих организаций в них появились новые и продолжают существовать отжившие свое время функции управления. Это обычно приводит к неоправданному росту численности работников, а также к усложнению линейных и функциональных связей в системе управления.

Профессиональный подход в действующих организациях заключается  в реализации следующих восьми этапов: 1) создание группы развития организации  на конкурентной основе; 2) составление  набора необходимых функций управления и производства; 3) проверка набора функций  управления по методике функционально-стоимостного анализа; 4) распределение этого набора по четырем группам и его анализ; 5) составление функциональной структуры  управления; 6) сравнение этой структуры  с существующей; 7) внесение корректив  в набор функций; 8) внесение корректив  в структуру управления организацией.

 

31.Принципы сочетания,  прямоточности, ритмичности, направленности

Принцип ритмичности. 

По скорости выделяют:

• - ритмичность функционирования;
• - роста;
• - спада.

В зависимости от сферы  изменения выделяют:

• - ритмичность формирования результатов;
• - расходования ресурсов;
• - изменение параметров;
• - изменение состояния системы.

Ритмичность состоит в том, что все частичные процессы и производственный процесс в целом по изготовлению определенного числа изделий повторяются через строго установленные периоды времени. 
 
Различают ритмичность выпуска продукции, то есть выпуск одинакового или равномерно увеличивающегося (уменьшающегося) количества продукции за равные отрезки (периоды) времени; ритмичность работы – выполнение равного или равномерно увеличивающегося (уменьшающегося) объема работ (в нормо-часах или других единицах измерения) за равные периоды времени. Они между собой тесно связаны. 
Ритмичность производства означает соблюдение ритмичности выпуска продукции и ритмичности работы. Показателем, характеризующим ритмичность, может служить коэффициент ритмичности.  
Наивысшая степень ритмичности достигается при соблюдении всех предыдущих принципов рациональной организации производственного процесса.

Принцип направленности. 

Организационный процесс  осуществляется в определенной направленности в соответствии с системой ориентации. Существуют однонаправленные процессы и разнонаправленные. Возникают  при рассогласованности целей субъекта, при противоречии между целями различных  субъектов и при несоответствии между целевой ориентацией управляющих  субъектов и ориентаций, формируемой  факторами неуправляемого регулирования.

Принцип прямоточности

Прямоточностъ включает в себя прямолинейный и кратчайший путь движения каждой детали или сборочной единицы по рабочим местам, участкам и цехам. 
Движение их должно происходить без возвратных и встречных перемещений. Достигается прямоточность расположением цехов, участков и рабочих мест в соответствии с последовательностью выполнения стадий и операций, то есть по ходу технологического процесса. 
Достичь полной прямоточности можно тогда, когда детали (сборочные единицы или изделия) имеют одинаковую (или сходную) последовательность выполнения операций и стадий производственного процесса. В большинстве случаев это достигается на поточных линиях или на участках и в цехах, специализированных по предметной форме. В остальных случаях может быть поставлена задача увеличения прямоточности за счет соответствующего подбора деталей (сборочных единиц) и закрепления их за группой рабочих мест, расположенных таким образом, чтобы были достигнуты наименьшие пути движения.