Реорганизация организации и ее этапы

 

Этап пятый - социальное проектирование.

Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса реорганизации. На этапе социального  проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период реорганизации, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, их обучению и образованию, новой расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием.

Составляются предварительные  планы по найму работников, обучению и образованию, новой расстановке  кадров. В проектных документах этого  этапа предлагается уровень квалификации, необходимых для каждого вида работ, схема взаимоотношений между  отдельными группами работников, выявляется количественный состав персонала для  текущих и проектируемых объемов  работ. На этом этапе необходимо учитывать  меры сопротивления реорганизационных  изменений и мотивировать работников к переходу к новым формам организации, а также механизмы обратной связи. На этом этапе определяется структура  самого высокого уровня управления. Составляются матрицы текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту и набору ориентации. Каждая ячейка матрицы соответствует уровню (нулевой, низкий, средний, высокий) квалификации, опыта и ориентации, необходимому для работы Используя эти матрицы, можно определять характеристики работ по их разновидностям

На данном этапе рассматривается  вопрос согласованности характеристик текущих видов работ и тех, которые необходимо будет выполнять, выявляются новые виды работ и новые группы исполнителей. Если отдельные виды работ не отвечают требованиям нового процесса, должны формироваться другие группы исполнителей. В проектных документах этого этапа предлагается уровень квалификации, необходимый для каждого вида новых работ, схема взаимоотношений между группами работников, выясняется количественный состав персонала для текущих и проектируемых объемов работ.[ Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Учебник. Теория организации. Изд-во "Экзамен". 2002.]

В рамках данного этапа  необходимо ответить на вопрос, как  основные компоненты управления (управление производством, руководящее звено  и развитие персонала) будут согласовываться  в период реорганизации. Важно определить объемы ответственности по управлению производством и развитию персонала, выявить руководителей групп  первого и второго уровней. В  связи с этим решается вопрос о  создании полной организационной структуры и анализируются возможные варианты.

Проводится подготовка новой  матрицы требований к квалификации, опыту и ориентации при переходе от старых к новым видам работ  в каждом из подразделений (оставшихся от прежней структуры и новых). Формулируются требования к каждой квалификационной группе. Выявляются трудности при переходе от старого  типа работ к новым, которые учитываются при планировании обучения персонала. В процессе реорганизации различные профессиональные надбавки к заработной плате, в основе которых лежат иерархический подход и отношения подотчетности, заменяются надбавками, основанными на знаниях и профессиональной квалификации. Решение этой задачи и доведение результатов до всех участников является наиболее важным компонентом программы управления изменениями.

Многие проекты реорганизации  проваливались из-за отсутствия эффективных  изменений в управлении. Применительно  к каждому работнику необходимо определять ожидаемое участие в  процессе или точки сопротивления  переменам, составлять программы коммуникаций. При необходимости намечаются меры воздействия на общественное мнение и обучения всего персонала. Существенное значение имеют стимулы, мотивирующие работников к переходу к новым  формам организации, а также механизмы  обратной связи. Стимулы наиболее эффективны, когда работники постоянно находятся  в курсе происходящего.

С целью наиболее эффективной  реализации программы разрабатываются  предварительные планы по осуществлению  социальных мер, включая комплектование персонала, обучение и кадровые перестановки. Эти планы подразделяются на временные периоды параллельно с планами по техническому оснащению. Кроме того, определяется структура высшего уровня управления, т.е. роль и ответственность собственника, руководителя организации и руководителя проекта реорганизации. В таблице 6 показаны методы управления, применяемые в ходе выполнения задач данного этапа.

Таблица 6.

Методы управления на этапе  социального проектирования

Задача	Методы управления
1	2
Возможность контактов потребителя  и персонала	Предоставление полномочий персоналу, квалификационная матрица
Характеристика по видам  работ Оценка новых рабочих мест/групп	Квалификационная матрица, создание бригад, бригады самоуправления
Определение квалификаций  и требований к кадровому составу	Квалификационная матрица
Характеристика структуры  управления	Организационная перестройка, бригады самоуправления
Очерчивание границ организации	Организационная перестройка, составление структурной схемы организации
Изменения в характере  работ	Квалификационная матрица
Моделирование карьеры	Квалификационная матрица
Организационная модель переходного  периода	Организационная перестройка
Модель изменения программы  управления	Изменение в системе управления
Модель стимулирования персонала	Вознаграждение персонала  и стимулы
Реализация плана	Управление проектом

Этап шестой -  преобразования

Цель данного этапа  — разработка экспериментальной  версии и законченного производственного  реорганизационного проекта. Некоторые  задачи этого этапа могут повторяться. Задачи данного этапа охватывают завершение модели деятельности организации. Дается оценка профессиональной пригодности каждого работника. Это необходимо для кадровой расстановки. Проводятся инструктажи в момент начала новой  работы. Проводится проверка всей необходимой документации.

Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, их знаний и ориентации, степени  их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых структурах организации (таблица 7)

Оценка профессиональной пригодности очень важна, потому что решение о назначении каждого работника должно быть принято исходя из его возможностей, а не должности, которую он будет занимать. Оценки, полученные по каждому работнику, затем сравниваются с требованиями, предъявляемыми к каждой должности и кадровому уровню. Полученные данные о необходимости переподготовки используются далее для выработки программы обучения и распределения людей по специальным курсам. Ставится также задача проведения инструктажа после того, как все сотрудники приступили к новой работе.[ Селезнев В.А., Устинов А.Н. «Теория организации» учебно-практическое  пособие МЭСИ., 2005г.]

Кроме того, проводится проверка базы данных, разработка и проверка производственных систем и технологических процессов, всей документации. Для обеспечения процесса постоянного совершенствования организации необходимо выполнение следующих требований:

1. Перед персоналом, участвующим в реорганизации, необходимо поставить ясные цели, довести до них мероприятия по достижению этих целей и информацию о значении и смысле текущих и прошлых мероприятий.

2. Персоналу необходимо предоставить средства для эффективного выполнения необходимых преобразований.

3. На персонал следует возложить вполне определенные обязанности и предоставить ему конкретные полномочия, а также установить стимулы для эффективной работы.

 

 

 

 

 Таблица 7

Методы управления на этапе  преобразований

Задача	Методы управления
Завершение разработки модели деятельности организации	Моделирование процесса
Разработка технического проекта	Информационное проектирование
Разработка планов испытаний  аппаратуры и работы в аварийном режиме	Календарное планирование
Оценка персонала	Квалификационные матрицы
Проектирование системы	Информационное проектирование
Обучение персонала	Создание бригад Своевременное обучение
Экспериментирование с новым  процессом	Системы обратной связи
Усовершенствования и  преобразования	Создание системы контроля
Постоянное совершенствование	Постоянная корректировка  процесса Измерение проводимых работ  Управление проектом

 

 

Оценка осуществляемых изменений  на каждом этапе и после завершения всех мероприятий по реорганизации осуществляется на основе определенной системы количественных и качественных показателей.