Реорганизация организации и ее этапы

Меры по обеспечению поддержки  организационным изменениям на первом этапе:

1. обучение и предоставление информации;
2. привлечение к участию;
3. стимулирование и поддержка;
4. переговоры и соглашения;
5. кадровые перестановки и назначения;
6. скрытые и явные меры.

Задача высшего руководства: обучить управленческую группу методологии  проведения реорганизации. Формируется  группа и вырабатывается положение  о ней. Составляется план проекта, определяются сроки его исполнения.

В таблице 2 показаны методы, используемые при осуществлении  первого этапа реорганизационных  мероприятий.

Таблица 2.

Методы управления на этапе  подготовки реорганизации

Задача	Используемые методы
Выявление необходимости  реорганизации	Анализ изменений (рыночных, технологических, внешней среды)
Обеспечение согласия в руководящем  звене	Обсуждения, дискуссии для  выработки единого подхода и  поддержки
Определение целей	Обучение группы по реорганизации
Формирование группы	Создание системы мотиваций  и заинтересованности
Планирование изменений	Создание системы управления изменениями Проектное управление

 

 

Второй этап — сбор информации и определение проблем. На данном этапе используются широко методы моделирования. проблем Задача данного этапа - выявление продуктов и услуг, ориентированных на потребителя. С этой целью выявляются долгосрочные и текущие запросы потребителей, определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели, намечаются виды деятельности Составляются действующие и перспективные структурные схемы организации, уточняются требуемые ресурсы, объем и периодичность выпуска продукции и оказания услуг, проводится систематизация процессов реорганизации. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1.Каковы главные процессы  в деятельности организации?

2.Как эти процессы соотносятся  с процессами потребителей и  поставщиков?

3. Каковы стратегические процессы организации?

4. Какие процессы должны быть реорганизованы в течение квартала, одного года, периода свыше одного года?

Необходимо взвесить процессы реорганизации с позиций их воздействия на поставленную цель. Выявляются приоритеты и рассчитывается необходимость в потребляемых ресурсах. Для установления приоритетов используется многосторонний подход, учитывающий время, затраты, трудности и риски в ходе реорганизационных процессов. Когда приоритеты установлены, планируются этапы реализации каждого организационного решения.

Задачи, осуществляемые на данном этапе:

• выявление текущих и перспективных интересов потребителей;
• планирование и измерение необходимых мероприятий;
• выбор субъектов и объектов реорганизации;
• разработка модели текущего состояния организации;
• выявление     видов  деятельности организации;
• модель расширения границ развития с ориентацией на процессы фирм- потребителей (т.е. реорганизация затрагивает не только внутренние изменения, но и внешние изменения);
• составление структурной схемы организации;
• карта ресурсов;
• выявление приоритетных процессов (т.е. определение эффективности).

При осуществлении второго  этапа мероприятий комплексной реорганизации используются следующие методы управления:

• моделирование поведения потребителей;
• метод измерений и оценок ;
• анализ временных циклов;
• моделирование процессов;
• стоимостной анализ;
• интеграция с поставщиками и программирование партнерства;
• анализ производственного процесса;
• составление организационной схемы;
• учет затрат по видам деятельности;
• анализ эффективности процессов.

Третий этап — выработка общего и полного понимания решаемых проблем.

Цель этого этапа —  разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет  выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются  намечаемые изменения.

На этом этапе выявляются организационные проблемы и информационные потоки на текущий период. Ставятся задачи по охвату всех видов деятельности, всех подразделений подготавливаются предложения по организационным формам и технологии управления. Определяется приоритетные операции с точки зрения оценки конечного результата. Собирается информация по аналогичным формам. Определяются факторы, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания. Определяются временные рамки, достаточные для реализации намеченной программы.

Для достижения результата необходимо осуществить следующие  операции:

1. выявить основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом реорганизации, порядок их исполнения;
2. определить причину происхождения организационных процессов в настоящее время;
3. найти способы реализации разработанных бизнес-планов и запросов потребителя, которые могли бы фундаментально изменить деятельность организации;
4. определить движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе процесса;
5. обнаружить границы взаимодействия с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками (при необходимости улучшения процесса пересмотреть их);
6. исследовать процесс осуществления реорганизации в других компаниях подобного уровня,
7. выяснить недостатки компании в организационной структуре по отношению к компаниям того же уровня;
8. использовать результаты данного этапа при проектировании намечаемых процессов реорганизации;
9. донести концепцию и стратегию изменений до всех работников

В ходе выполнения этих задач  должно быть расширено понимание статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений Наряду с этим составляется матрица операций, охватывающих всю деятельность компании. И именно на этой основе подготавливаются предложения по организационным формам и технологии управления.[ Красовский Ю.Д. Организационное поведение: Учебное пособие для вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.] На этом же этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имеющих наибольшую ценность. Проводятся сравнения процессов внутри организации и уровня управления ими в аналогичных организациях (таблице 4). Необходимо выявить равные по уровню компании, определить показатели их деятельности и основные различия в процессах, выявить возможности использования лучших элементов и приемов. Определяются причины, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания.

 

 

Таблица 4.

Методы управления на этапе  выработки общего и полного понимания  решаемых проблем

Задача		Методы управления
1		2
Понимание структуры процесса		Анализ трудового процесса
Понимание развития процесса		Анализ трудового процесса
Выявление значимых операций	Оценочный анализ процесса, анализ временных циклов
Сравнение уровней развития аналогичных компаний	Сравнение достижений и недостатков  компании с достижениями и недостатками аналогичных компаний
Нахождение стимулирующих  факторов	Анализ трудового процесса
Оценка возможностей совершенствования  процесса	Анализ временных циклов
Оптимизация схемы процесса с учетом интересов потребителей и заказчиков	Концептуальное видение, интеграция с поставщиками и программы партнерства
Идеальное функционирование с учетом интересов всех участников процесса	Концептуальное видение
Интегрирование интересов  внутренних и внешних участников процесса	Концептуальное видение
Поэтапное прогнозирование  реорганизации	Концептуальное видение

 

Этап четвертый  -  организационно-техническое проектирование

Цель данного этапа - дать техническую характеристику процесса реорганизации: дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов  контроля, используемых в реорганизации. Одновременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей.

На данном этапе необходимо:

• выбрать технические ресурсы и технологии, которые будут использоваться в процессе реорганизации;
• определить рациональный способ приобретения технических ресурсов и технологий;
• найти способ взаимодействия технических и социальных элементов системы

С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распределение  обязанностей внутри организации, определяются случаи, когда должна быть усилена  координация различных видов  деятельности. Важно также определить информацию, необходимую для измерения  и управления процессом, а также  места для ее хранения. Проводится устранение дублирующих информационных потоков и операций по их согласованию. В целом же рассматривается возможность  сокращения числа неэффективных  операций и упрощения работы контролирующих структур, а затем осуществляется слияние контрольных функций  по наиболее эффективным операциям. Контролирующая функция приближается к тому участку, где может произойти  ошибка в работе. Ведется поиск  возможностей проводить параллельные операции, которые в настоящее  время выполняются последовательно. Благодаря этому увеличивается  вероятность ускорения процесса.

Нередко при выполнении задач  данного этапа находится та часть  процесса реорганизации, которая может  осуществляться автономно. Этот фрагмент дает возможность перегруппировать процесс в пространстве (например, децентрализовав его) или во времени (например, перемещая фрагменты с одной временной фазы в другую). В процессе реорганизации используются различные технологии для моделирования, анализа статистических данных, сбора информации и документирования процессов, компьютерных разработок, проведения телеметрии, создания экспертных систем, баз данных и др. Намечаются конкретные меры по техническому оснащению (таблице 5).

Таблица 5.

Методы управления на этапе  организационно-технического проектирования

Задача	Методы управления
Модель взаимоотношений  субъектов и объектов	Информационное проектирование
Пересмотр связей процесса Инструменты и информатика	Анализ трудового процесса, информационное проектирование, измерение и оценка информации
Объединение интерфейсов  и информации	Информационное проектирование
Оценка вариантов	Информационное проектирование
Улучшение режима контроля	Информационное проектирование
Модулирование	Информационное проектирование
Размещение выбранных  модулей	Информационное проектирование
Применение технологий	Информационное проектирование, стратегическая автоматизация
Реализация плана	Стратегическая автоматизация, управление процессом