Понятие системы

 

Введение

 

 

В России весьма интенсивно создаются  и ликвидируются организации  различных правовых форм и организационных  структур. Значительная часть людей уже попробовала себя в роли собственников или руководителей малых и средних компаний. Другая часть думает о том, стоит ли создавать собственное дело или следует идти в наем менеджером, продавцом и т.д. Умение профессионально руководить организацией или даже чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний. Каждая организация индивидуальна, она имеет адрес, права, ответственность, биографию, менталитет. Каждый конкретный человек — это часть организации, проводящий в ней значительное время. Поэтому он должен знать основные законы и принципы функционирования организаций, уметь использовать их в практической деятельности, чтобы достичь гармонии отношений.

 

Термин «организация» происходит от латинского «organize» - делать сообща, устраивать. Организация может рассматриваться как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимодействий между частями целого (например, создание работоспособного коллектива). Как явление организация — это объединение элементов для реализации программы или цели, действующей на основании определенных правил и процедур.

 

Организация как процесс — это:

• проектирование организационных процессов
• закономерности организационных процессов
• организация культуры, традиции организационных процессов

 

Организация как явление  — это:

• правовые нормы
• социальная культура организаций
• субъекты организаций деятельности, т.е. элементы организаций

В основе теории организации лежит  теория систем. Система — это  целое, созданное из частей и элементов  для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Термин «организация» в одном  из своих значений означает также  «систему», но не любую систему, а  в определенной мере упорядоченную, организованную.

В понятии система объективное  и субъективное составляют диалектическое единство, и следует говорить не о материальности или нематериальности системы, а о подходе к объектам исследования как к системам, о  разном представлении их на различных  стадиях создания или развития.

Итак, объектом изучения являются организационные  системы, т.е. системы, которым присуща  функция управления и в которых  главными элементами являются люди.

Целью данной работы является анализ организации как социальной системы, проследить влияние внешней среды на изменение элементов организации на примере МОУ лицея «Ритм»

 

Глава 1 Понятие системы 
1.1 Понятие системы

Любая система, в набор элементов  которой входит человек, называется социальной. Поэтому любую фирму,компанию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими отношениями в них выступают социальные и экономические. Говоря о социальной системе, нужно представлять её как динамическую систему, т.е. систему, изменяющуюся во времени. Как правило это нелинейные системы с нелинейными взаимодействиями и линейными законами развития. Происходящие изменения в системе накапливаются, в результате система теряет стабильность и переходит на другую траекторию и развивается дальше в других границах стабильности. Такую потерю стабильности называют бифуркацией, а момент перелома траектории или перехода, называют точкой бифуркации. Конкретная система может проходить несколько состояний бифуркации, что в конце концов определит траекторию её жизненного цикла.

Любая социальная система представляет собой некую целостность, у которой, как при эволюции любой нелинейной динамической системы, периоды спокойного развития, когда происходит медленное  накопление изменений, сменяются периодом бифуркаций, периодом перехода из одного канала развития в другой. Таким  образом, развитие социальной системы, как и любой другой сложной  динамической системы, происходит по следующей  схеме:

1. медленное накопление новых особенностей
2. потеря устойчивости или согласованности с развитей системы
3. переход на новую траекторию развития

 

Из этих двух глав можно сделать  вывод, что организацию, систему  и социальную систему можно назвать  синонимами, так как они ориентируют  науку и практику на поиски закономерностей  механизмов соединения компонентов  в единое.

Систему можно разделить на две  подсистемы — управляющую и управляемую. Функции управляющей системы  выполняет система органов управления (планирование, контроль). Управляемая  система состоит из трех блоков: основное производство, вспомогательное  производство и блок по обслуживанию деятельности.

Для системы обязательным является наличие элементов или частей и связей между ними. Сама система  характеризуется структурой (количеством  элементов и их взаимным расположением) и поведением (результатом деятельности). Решающее значение для определения структуры имеют характер связи между элементами.

Изменения и преобразования, происходящие в сложных системах, как правило, не удается представить в виде математических формул и соотношений, алгоритмов (в виде упрощенных схем и порядка действий).

Система может включать большой  перечень элементов и её целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая система.

К свойствам систем относят:

1. свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается
2. свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов
3. свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности
4. свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

В системе формируется сложная  зависимость от свойств входящих в неё элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими её элементам и может не иметь свойств входящих, первоначально присущих большинству её элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бф в голову её участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему её обработки, конечные результаты и обратную связь.

Системы могут включать большое  число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие  инструкции для пользователя и используемые им.

Биологическая подсистема включает флору  и фауну планеты, в том числе  относительно замкнутые биологические  подсистемы, например, муравейник. Это  подсистема обладает большим разнообразием  функционирования, чем техническая.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в качестве объекта управления. В  качестве примера социальных подсистем  можно привести семью. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая — техническую. Все эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования.

Крупные подсистемы называются системами. Социальные, биологические и технические  системы могут быть: искусственными и естественными, открытыми и  закрытыми.

 

1.2 Открытые и закрытые  системы

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система  имеет жесткие фиксированные  границы, её действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Например, часы, самый распространенный пример закрытой системы. И пока в часах  имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы —  это объекты обмена с внешней  средой через границы системы. Такая  система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Для закрытых характерна детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что  все организации являются открытыми  системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организации, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой  маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Понимание того, что организации  представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась  практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют — какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

 

Входы                                   Преобразования                                                 Выходы     

 

 

 

Этот рисунок представляет собой  упрощенное изображение организации  как открытой системы. На входе организация  получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы. Эти  компоненты называются входами. В процессе эти входы преобразуются в  продукцию или услуги. Эта продукция  и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду.

 

 

 

               Вход                                                              Выход

 

входы в системе делятся по содержанию на: материальные, информационные, энергетические или их сочетание (двух или трех).

Процесс — внутреннее содержание системы, которое изменяет свое состояние  во времени, изменяя количество и  взаимосвязь отдельных элементов.

Вход может рассматриваться  как процесс, т.е. при этом система  должна быть построена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали каждую составляющую входа в строгом  соответствии по времени и скоординирована  для достижения желаемого результата. Выход должен обязательно соответствовать  двум требованиям:

а) обеспечивать стабильность

б) надежность

стабильность системы характеризуется  непрерывностью выхода, а надежность выхода — это согласованность всех компонентов в деятельности системы.

Теория системы сама по себе ещё  не говорит руководителям, какие  именно элементы организации как  системы особенно важны. Она говорит  только, что организация состоит  из многочисленных взаимозависимых  подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней  средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как  среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации  как системы, для того чтобы применять  теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и  их влияние на эффективность организации  является основным вкладом ситуационного  подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.