Понятие функций и целей организации

Прогноз, как уже отмечалось, определяет направление развития, цель - наиболее приемлемое состояние системы  в рамках этого направления, а  план - путь достижения цели, этапы и  отдельные «ступеньки» движения к ним. Цель требует всесторонней качественной оценки будущего состояния  системы, для которой она разрабатывается  и должна давать законченное и  комплексное представление о  будущем состоянии системы. Установление цели это:

- Начало любого управленческого  воздействия или действия, основное  содержание планов;

- Основа построения критериев,  стандартов, нормативов, используемых  для оценки деятельности организации  в целом, отдельных ее подсистем,  работ и исполнителей;

- Одна из основных составляющих, применяемых для выявления проблем  (сравниваются цели и достигнутые  параметры системы, для которой  установлено цель; между ними  является полем «проблем», которые  надо решить;

- Общий, предварительный  вариант решения, который задает  источники и «поле решений», а  также их содержание в обобщенном  виде;

- Стержень организационно-практической  деятельности, поскольку осознание  цели помогает сплотить коллектив  и мотивировать его на достижение  результата.

Функции целей, вытекающих из роли, можно сформулировать так:

- Оправдывают существование,  законность организации; 

- Регулируют поведение  организации и ее членов;

- Способствуют распределению  ответственности между структурными  подразделениями; 

- Уменьшают неопределенность, способствуют приспособлению к  среде; 

- Обеспечивают основу  для конструирования организации  и взаимодействие между отдельными  ее подсистемами.

Цель в управлении - это  идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния объекта, в отношении которого формулируется  цель. Содержание цели в управлении можно проиллюстрировать с помощью  нескольких характеристик. Целеустановления в управлении - это логико-аналитический и эмоциональный процесс, который должен опираться на научные основы, помогающие выбрать характеристики общей цели. Этот процесс состоит из последовательности четырех взаимосвязанных работ:

1) определение закономерных  и необходимых характеристик  объекта управления, отображения  их в цели;

2) определение возможных,  но нежелательных характеристик  и состояния объекта, предсказания  мероприятий, позволяющих отделить  влияние этих обстоятельств на цель;

3) определение возможных  и желательных обстоятельств  и характеристик и включение  их в цель;

4) разработка мер по  ограничению цели от желаемых, но объективно невозможных обстоятельств  и состояния объекта управления.

Установление целей - сложный  и трудоемкий процесс, в котором  сочетаются знания и опыт лиц, ответственных  за формулирование целей, а также  учета объективных факторов, отражающих ситуацию в среде, состояние производственного  потенциала предприятия и влияние  других объективных факторов. Правильно сформулированные цели должны отвечать следующим требованиям:

- реальность, конкретность, достижимость - это означает, что  целью не может быть только  достижение желаемого состояния  объекта, абстракция или благозвучное  банальность. Цель - это результат исследований и предположений, первоначальный вариант решений, в котором нужно учитывать возможности системы;

- требовательность, ориентация на высокий результат, успех (а не на процесс) - это означает, что в целях должно существовать стимулирующий фактор, который побуждает исполнителей, которые хотят добиться высоких результатов и успеха, прилагать дополнительные усилия и использовать весь производственный потенциал предприятия;

- научная обоснованность, согласованность - это означает, что в цели должны быть учтены  объективные законы развития  среды и объекта управления, сбалансированные  объективные и субъективные элементы  целеобразования, а все цели, лежащие в основе развития организации, следует рассматривать во взаимосвязи и взаимодействии;

- измеряемость - это означает, что цель должна быть представлена количественно или иным способом для оценки степени ее достижения, что очень важно при формировании плановых документов, стандартов действий или работ, нормативов и т.д. Особенно важно установить временные характеристики целей;

- однозначность для восприятия, ясность - это означает, что, рассматривая  цель как самый общий вариант  решения, исполнители должны понимать  необходимость и целесообразность  своей работы, тогда они смогут  обесценивать более совершенные  варианты достижения целей; 

- гибкость - возможность  и необходимость внесения корректив  в содержание цели и структуру  целей организации под влиянием  изменений в среде; 

- приемлемость - необходимость  учета обычаев, потребностей, ба-жань, традиций и ценностей, сложившихся в обществе;

- отражения содержания  деятельности - это означает, что  процесс целеустановления задает организации в целом, а также отдельным ее составляющим (подразделениям и должностным лицам) определенное содержание и порядок действий, который должен способствовать достижению целей.

Примером плохо сформулированных целей могут быть: «Мы стараемся  быть лидером в отрасли» или «Наша  цель - вести жесткую конкурентную борьбу». Обеспечение требований относительно целей управления связано с технологией  их формирования.

Установление целей в  общем виде предусматривает прохождение  четырех обязательных этапов:

1) выявление и анализ  тенденций, можно наблюдать в  окружении; 

2) установление общей  цели организации; 

3) построение иерархии  целей («дерева целей»);

4) установление индивидуальных  целей и задач как инструмента  обеспечения их выполнения.

 

 

 

3. Классификация целей организации

 

Существует достаточно много классификационных групп, определяющих цели управления. Некоторые из них разделены по следующим признакам:

По направленности действий цели - внешние и внутренние;

- По направлениям деятельности на предприятии - экономические, технико-технологические, социальные, экологические;

- По возможности их полного осуществления - «цели создания» (какого-либо материального объекта или системы) и «цели развития» (когда речь идет о процессе);

- По охвату уровней управления - цели всего предприятия, отдельных подразделений и групп или индивидуумов;

- По временным характеристикам - кратко-, средне- и долгосрочные;

- По соответствующей направленностью на виды деятельности - стратегические, тактические, оперативные;

- По степени обновления - цели поддержания имеющегося уровня, цели постепенного развития отдельных элементов системы и цели обновления;

- По влиянию на отдельные элементы предприятия - производственные и управленческие; последние, в свою очередь, можно разделить на административные функции (планирование, организация, мотивация, контроль) и функции предприятия (маркетинговые, технологические, сбытовые, финансовые, поставка, кадровые и др.);

- По характеру деятельности - цели функционирования и цели развития; по приоритетам - основные, побочные и поддерживающие;

- За измеряемость - количественные и качественные.

Прокомментируем некоторые из классификационных групп.

Степень количественной определенности целей позволяет выбрать соответствующие методы анализа и построения «дерева целей», что очень важно для дальнейшей организации деятельности предприятия. Так, для формализованных целей можно применить «метод дезагрегации», а для всех типов целей - «метод обеспечивающих условий».

Для организации деятельности предприятия существенными являются временные характеристики целей. Если предприятие ориентируется на долгосрочные цели, можно утверждать о целесообразности создания системы стратегического управления.

Стратегические цели указывают на специфические результаты деятельности, которых организация планирует достичь, а также конкурентную позицию, которую она стремится занять на рынках для своих продуктов. Их можно отнести к «целей развития».  Долгосрочные цели точно определяют желаемые результаты и рыночную позицию с учетом достигнутого уровня развития на текущий момент.

Краткосрочные цели точно определяют ближайшие конкретные организационные цели и рыночную позицию, которую организация желает занять, учитывая долгосрочные цели организации.

Приведенные определения не уточняют, какие именно цели должна устанавливать предприятие для обеспечения своего развития, ограничиваясь терминами «специфические результаты деятельности», «желаемые результаты» или «организационные цели». Это объясняется, наверное, многообразием ориентиров, которые могут определить для себя отдельные предприятия. Основной акцент делается на том, чтобы занять привлекательную конкурентную позицию на рынке. Надо подчеркнуть еще и то, что обязательным является взаимосвязь между стратегическими, долго-и краткосрочными целями, поскольку стратегические цели определяют главные ориентиры развития, а краткосрочные - связывают текущие действия с долгосрочными результатами, определяющие скорость получения результатов деятельности отдельных подсистем предприятия в ближайшем будущем. Руководители, которые создают для своей организации систему взаимосвязанных, иерархических целей, имеют больше шансов достичь их, а чем те, кто руководствуется лишь общими ориентирами.

Краткосрочные, поддерживающие цели, определенные в конкретных параметрах, помогают придать долгосрочным целям конкретной формы, позволяют избежать неудач и рисков, связанных с осуществлением долгосрочных мероприятий, устанавливают приоритеты деятельности и критерии для определения качества функционирования организации.

В планах краткосрочные цели приобретают форму задач, а это, в свою очередь, позволяет осуществить связь между потребностями и возможностями развития, поскольку они более ориентированы на использование имеющегося производственного потенциала. Учитывая это, можно сформировать еще два классификационных типа целей: прямые и обеспечивающие.

Для действующего предприятия в рыночной среде, к прямым целей относятся:

- Рост прибыльности деятельности;

- Справедливое вознаграждение персонала;

- Выполнение социальных обязательств;

- Удовлетворение потребностей потребителей;

- Создание конкурентных преимуществ (конкретных);

- Завоевание рынка и т.д.

К обеспечивающих (поддерживающих) целей предприятия относят:

- «Выживания» в конкурентной борьбе;

- Новые виды продукции и технологии;

- Профессионализм и компетенцию персонала, обеспечивающих гибкость и уровень управления в условиях конкурентной борьбы;

- Уровень и условия производства и т.д.

Роль субъективного фактора в установлении целей предприятия может быть определена через фактическое существование номинально и реально существующих целей. Номинальные цели отражают провозглашены, формально установлены и всесторонне обоснованы ориентиры развития организации. К ним можно отнести:

- Рост благосостояния работников предприятия, внедрение исследований НТП в производство;

- Выполнение обязательств по социальной ответственности перед обществом и т.д.

Реально же могут преследоваться совсем иные цели: сохранение статус-кво на предприятии для обеспечения достигнутого разделения властей, распределение собственности в свою пользу и др. Сближением реальных и номинальных целей можно повысить производительность организации, создать положительный имидж.

Система целей организации имеет достаточно сложную структуру. Во-первых, цели предприятия имеют разную направленность (их векторы зачастую не совпадают). Например, существуют внешне направлены (завоевание рынка) и внутренне направлены цели (совершенствование системы мотивации труда). Кроме того, разную направленность имеют цели, соответствующие ориентации предприятия на уплату дивидендов и реинвестирование доходов и т.д. Таким образом, установление различных целей, нередко противоречивых, но таких, которых можно достичь, требует от руководства предприятием определить, какого именно результата можно добиться в этих условиях - пространства и времени с имеющимся потенциалом по сравнению с ожидаемым.

Однако довольно сложная классификация не позволяет охарактеризовать полный взаимосвязь и взаимозависимость целей, которые помогают наладить эффективную работу для их достижения. Поэтому помимо признания наличия различных целей на предприятии необходимо проследить их взаимодействие.

Для отображения целей даже очень простой организации необходимо использовать комплексный подход, т.е. создать систему целей, которая бы отражала потребности предприятия с точки зрения как внешнего, так и внутренней среды.