Оптимизация организационной структуры управления

1.   Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Среди основных недостатков  действующей организационной структуры ООО «Хелс-М» можно назвать следующие:

- дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора;

- недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения;

- высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений;

- отсутствие налаженных информационных взаимосвязей между департаментами.

Кроме этого, проанализировав  деятельность ООО «Хелс-М» можно выделить несколько слабых сторон функционирования компании как системы. Например, узкая специализированность деятельности компании, которая может привести к сбоям в работе при резком падении цен на рынке лекарственных препаратов. Также можно отметить существенный рост за последние годы остатков на складах, что свидетельствует о неэффективном планировании закупок. Поэтому компании ООО «Хелс-М» следует обратить внимание не только на оптимизацию организационной структуры предприятия, но и, по возможности, запланировать диверсификацию

23

реализуемой продукции, внедрение систем маркетинга и финансового  менеджмента.

2.3 Анализ внутрифирменных коммуникаций ООО «Хелс-М»

Проанализировав компанию ООО «Хелс-М» можно отметить, что основными каналами распространения информации на фирме являются:

·   еженедельные совещания;

·   приказы и локальные инструкции;

·  служебные записки;

·   общение сотрудников между собой;

·  доска объявлений на сайте компании;

·   внутрифирменные мероприятия.

Можно выделить основные недостатки системы внутрифирменных  коммуникаций ООО «Хелс-М»:

1. Преобладание  структуры над функцией. Значительный  рост организации

привел к образованию  новых подразделений. Структура  стала все более многообразной  и сложной, и согласование действий между подразделениями требует  все большего труда, отчего основные цели достигаются труднее или  неполностью. В связи с развитием оптовых продаж и филиальной сети создан специальный департамент филиалов. Со временем в целях усиления контроля за деятельностью филиалов была внедрена сложная система отчетности филиалов, в результате которой последние вынуждены были тратить много сил на подготовку требуемых рукодителю департамента данных, выделять для этого специальных сотрудников. Кроме того, было введено множество ограничений, новых правил работы филиалов, что также легло тяжелым грузом на основную деятельность работников фирмы в регионах. Это привело к снижению продуктивности работы филиалов и к увеличению расходов на их содержание.

2. Нечеткая формулировка  целей и задач компании. Для  руководителей департаментов отсутствуют  четко сформулированные цели.

24

3. Отсутствует система  электронного документооборота, которая  могла бы снизить нагрузку  на сотрудников, а также эффективно  доводить информацию по назначению. Поэтому одной из основных  задач компании можно назвать  организацию потоков информации, которые должны свободно развиваться  как по вертикали (от начальника  к подчиненным), так и по горизонтали  (между различными профильными  подразделениями);

Анализ соответствия организационной структуры управления основным целям показал, что существующая организационная структура предприятия  требует совершенствования, т.е. изменения  подчиненности соответствующих  подразделений, а также координирование  работы существующих. Это мероприятие  приведет к оптимальному соответствию структуры управления поставленным целям и стратегии.

По результатам  проведенного исследования организационной  структуры управления ООО «Хелс-М» можно сделать вывод о наличии недостатков. Сама организационная структура управления несовершенна, так как значительная часть контрольных функций и функций по координированию деятельностью предприятия возложены на генерального директора.

Кроме того, ООО «Хелс-М» необходимо внедрять не только изменение организационной структуры, но и запланировать оптимизацию стратегии поведения на рынке.

Кроме вышеперечисленного, ООО «Хелс-М» обладает несовершенной системой внутрифирменных коммуникаций, что затрудняет и постановку целей сотрудникам, и их выполнение.

 
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ООО «ХЕЛС-М». 

3.1 Направления  совершенствования организационной  структуры управления ООО «Хелс-М»

 

25

Анализ деятельности ООО «Хелс-М» показал, что компании необходимо совершенствовать свою организационную структуру в связи с выявленными в ней недостатками.

Успех реорганизации  компании может зависеть от множества  факторов как внешней, так и внутренней среды. Поэтому важно учитывать  всю совокупность параметров, получать всю информацию и использовать все  пути к достижению оптимального результата.

Руководство ООО «Хелс-М» должно представлять возможные изменения долговременной конкурентоспособности и финансовой ситуации, которые давали бы достаточное время для достижения определенных результатов. Важно учитывать неизбежный риск и неопределенность, уметь адаптироваться к изменениям. Успех оптимизации организационной структуры компании зависит прежде всего от профессионального уровня и ответственности их руководства. Необходимо довести цели реорганизации до собственников компании и рядового персонала и поддерживать ее внедрение, предоставляя достаточное количество ресурсов и принимая своевременные решения.

Особое внимание надо уделять использованию информации и информационным технологиям. Внедрение  эффективной системы учета и  управления поставками приведет к повышению эффективности работы компании, а также к снижению затрат на персонал.

Процесс внесения изменений  в организационную структуру  управления должен предусматривать:

– анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон, который может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

– разработку плана совершенствования организационной структуры;

– последовательную реализацию планируемых перемен;

26

– поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

Организационная структура  управления должна быть гибкой и рационально  реагировать на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к  предприятию среде, так и внутри него.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организационная структура  фирмы направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, распределение между ними прав и ответственности. Оптимальная структура – это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, а также удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Орг.структура фирмы определяет ее состав и систему подчинения в общей иерархии управления фирмой. Организационная структура управления – одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. Целью данной работы являлось исследование теоретических вопросов построения и выбора организационных структур управления предприятия, а также разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления ООО «Хелс-М».

При изучении данной темы было рассмотрено следующее:

1.         Дано понятие организационной структуры управления предприятия. Произведен анализ основных типов организационных структур, выделены преимущества и недостатки каждой из них.

2.         Большое внимание было уделено принципам и методам формирования структур, выбору типа и комбинациям видов структур, и изучению принципов их построения.

3.         Дана характеристика деятельности исследуемого объекта ООО «Хелс-М», проведен общий анализ предприятия, изучены его цели и задачи.

4.         Рассмотрена организационная структура исследуемого объекта, определен ее вид. Анализ действующей организационной структуры управления ООО «Хелс-М» показал, что данная структура обладает рядом недостатков, таких как: дублирование полномоций, недостаточная эффективность управления, отсутствие налаженных каналов информации и системы внутреннего контроля. В связи с этим предложены мероприятия, повышающих эффективность деятельности ООО «Хелс-М».

5.         В результате анализа были описаны возможные пути совершенствования организационной структуры предприятия, в частности, изменение полномочий структурных подразделений, перераспределение управленческих функций, сокращение затрат на управленческий персонал, внедрение системы электронного документооборота и системы внутрифирменного контроля.

6.         Кроме того, очевидно, что в целях выживания на рынке и дальнейшего развития, ООО «Хелс-М» необходимо внедрять не только изменение организационной структуры, но и запланировать оптимизацию стратегии поведения на рынке в целях достижения дополнительных конкурентных преимуществ.

Подводя итоги, можно  отметить, что процесс совершенствования  организационной структуры компании либо группы компаний состоит из трех этапов, на каждом из которых выполняется  ряд работ:

1) диагностика;

2) разработка новой  организационной структуры;

3) осуществление  необходимых преобразований.

Следует, также, добавить, что даже спроектированная оптимальным  образом организационная структура  окажется нежизнеспособной, если сотрудники компании недостаточно квалифицированы  и не мотивированы к достижению поставленных целей. 

 

 

 

 

29

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Абрютина М.С. Анализ финансово–экономической деятельности предприятия. – Москва. «Филин», 2001.

2.   Абчук В.А. Экономика предпринимательства: Управление персоналом. Персонал-менеджмент: Учеб. пособие. В 2 ч. Ч 2. – Спб.: филиал издательства «Просвещение», 2004.

3.   Андреева Т.Е Изменения и внутрифирменные коммуникации // http://www.aup.ru

4.   Балабанов В.С., Лясников Н.В., Шеметов В.В. Исследование систем управления: Учебное пособие. – М.: РАП, 2004. – 124 с.

5.   Берзин И.Э Экономика фирмы. – М.: Институт международного права и экономики. – 2001.

6.   Глухов В.В. Менеджмент. СПб.: Специальная литература, 2006.-452 с.

7.   Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования: Учеб. Пособие для вузов. – г. Железнодорожный, Моск. обл.: ООО НПЦ «Крылья», 2004. – 416 с.

8.   Гольдштейн Г.Я. ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА Учебное пособие http://www.aup.ru/books/m77/

9.   Деревянко Е. Внутрифирменные коммуникации как мотивационный механизм // http://www.acmu.com.ua

10.      Дорогов Н. Исследование систем управления. – М.: Перспектива, 2002.

11.      Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 2005. – 607 с.

12.      Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

13.      Казначевская Г.Б. Менеджмент: учебное пособие для студентов вузов – ростов н/Д: Феникс, 2006. – 384 с.

14.      Кафидов В.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2005. – 140 стр.

15.      Кибанов А.Я. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2006. – 430 стр.

16.      Лафта Дж.К. Менеджмент: Учеб.пособие – М.: ТК Велби, 2005. – 592 с.

17.      Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. Питер. 2005.

18.      Мамедов Р.К. Менеджмент. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 450 с.

19.      Маренков Н.Л., Косаренко Н.Н. Управление персоналом организаций. М.: Инфра-М, 2005. 461 стр.

20.      Масленников. Разработка структуры управления, обладающей потенциалом для изменений // проблемы теории и практики управл. – 2002 – №4